Generalidades De La Administración Documental

Ejercicio 1

a) ¿Acerca de la importancia de incluir en el sistema empresarial, la Gestión o Administración Documental?

R/ Los archivos son importantes, porque son documentos que sirven de evidencia clara de las gestiones realizadas y que más adelante son importantes para la toma de decisiones basadas en los antecedentes, así que si no le damos el manejo adecuado a estos podríamos ocasionar pérdidas de tiempo y recursos que podrían afectar la producción o una buen desarrollo de las actividades administrativas de la empresa.

Pienso que la administración documental de gran importancia en las organizaciones tanto públicas como privadas debido a la importancia de los datos que se obtienen día a día ya que aunque no todos son importantes se debe tener un control exacto de cuáles pueden ser desechados y cuales pueden en un futuro agilizar y mejorar la calidad y la rapidez con la que se hace un trabajo.

Ejercicio 2

a) Importancia de la Administración Documental y cómo refleja su finalidad en las empresas actualmente.

Hoy en día las empresas manejan un gran volumen de información que las obliga a crear sistemas ordenados para clasificar los datos y así poder tener un acceso más fácil y rápido. Allí es donde entra a participar la administración documental porque esta facilita la búsqueda de un documento y ayuda a la conservación del mismo reduciendo costos y espacio. Así mismo es importante aplicar esta administración en las empresas porque conserva la memoria corporativa y así las empresas pueden seguir un proceso productivo seguro sin dejar de lado los objetivos establecidos desde el principio de la organización.

Es de gran ayuda en la toma de decisiones ya que los documentos almacenados se convierten en un material de consulta para decisiones futuras. La información debidamente almacenada ofrece una ganancia en tiempo de búsqueda que se traduce en una optimización del proceso de trabajo incrementándose la eficiencia organizacional. Los elementos almacenados y ordenados según diferentes aspectos ya sea por fecha, nombre, orden alfabético u otros son básicos para el desarrollo de cualquier investigación sirviendo además de apoyo para cualquier proceso legal.

Si bien es muy importante la sistematización para obtener una mayor eficiencia no debemos olvidar que los documentos físicos son aun necesarios en esta época de tan avanzada tecnología. Es así como se hace indispensable el documento para asuntos legales, fiscales, administrativos y que esa sistematización mejora el manejo de documentos en papel, mejoran los archivos en general pero no los elimina ni los obvia que es el error que se tiende a cometer.

La administración documental sirve la información en una forma un poco menos general ya que controla, mantiene, almacena, elimina y recupera la información ayudando a dar soluciones y planes de gestión documental a las empresas que lo requieran de forma efectiva y concreta. Además que de un buen control de la documentación parte una buena administración para obtener los recursos y ganancias mucho más satisfactorias.

Es por ello que la importancia de la administración documental se encuentra plasmada en la preocupación por las mejoras en los archivos tanto públicos como privados. De la búsqueda de la trasparencia las empresas tienen su mayor tesoro pues sin una administración documental todo sería un verdadero desorden que generaría caos y conllevaría a grandes dificultades y pérdidas para las mismas.

Solo con una logística y la archivística para fundamentar los ideales de conservar, clasificar, ordenar los documentos ligados a los procesos administrativos de las empresas podernos decir que maravillosa es la administración documental y que tan útil e importante es para el progreso en las empresas.

Su importancia dentro de una organización es que nos ayuda con el proceso de la elaboración de documentos debidamente planeados y organizados, pues si nos apoyamos con los cuatro elementos básicos tendremos un plan que seguir, ya que cada

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