Generalidades de la Administración documental

ACTIVIDAD # 1.

Apreciad@ alumno: estudiado y analizado los contenidos de la SEMANA 1:

" Generalidades de la Administración documental”,

Es indispensable identificar que la Administración Documental en la actividad archivística es la base de la circulación de la información en las organizaciones, y trasciende al éxito en la toma de decisiones y la promoción de los sistemas de gestión de calidad.

Después de haber estudiado el primer contenido de estudio, es importante que usted indague y reflexione acerca de algunos aspectos claves de las temáticas planteadas.

Le recomiendo: Primero desarrollar esta actividad 1 y luego realizar la actividad 2 evaluación (solo tiene una oportunidad para realizarla, porque cuando ingresa a la Actividad 2 Evaluación, no permite guardarla y debe realizarla inmediatamente, por eso se debe estudiar antes)

CRITERIOS DE EVALUACIÓN.

 Investigación, análisis y conceptualización del tema propuesto.

 Presentación y manejo del formato , en letra arial 12 y máximo 3 paginas

 Presentación y ortografía.

 Puntualidad en la presentación de la actividad.

PASOS A SEGUIR.

Esta actividad 1 tiene un valor de 80 puntos, discriminado así: ejercicio 1 vale 20 puntos y el ejercicio 2 vale 60 puntos

Ejercicio 1

Es por eso que se presenta el video denominado: PARA REFLEXIONAR SOBRE GESTIÓN DOCUMENTAL, el cual usted deberá observar y analizar con detenimiento, y posteriormente reflexionar:

a. ¿Acerca de la importancia de incluir en el sistema empresarial, la Gestión o Administración Documental. ?

ES IMPORTANTE INCLUIR EN LAS EMPRESAS UN SISTEMA DE ADMINISTRACION DOCUMENTAL YA QUE TODOS LOS DOCUEMENTOS INTERNOS Y EXTERNOS DE LA EMPRESA VAN A ESTAR CONTROLADOS Y ORGANIZADOS, SI CONTAMOS CON UN SISTEMA DE ADMINISTRACION DOCUMENTAL EFICIENTE TENDRIAMOS UN FÁCIL ALMACENAMIENTO Y BÚSQUEDA RÁPIDA; TAMBIÉN NOS PERMITE ORGANIZAR Y RECUPERAR DOCUMENTOS A TRAVÉS DE CONSULTAS PERSONALIZADAS Y OFRECE UNA MANERA EFICIENTE DE ACCEDER A TODOS LOS DOCUMENTOS DE LA EMPRESA CON FACILIDAD EVITANDO PERDIDAS DE INFORMACION.

Ejercicio 2

La normatividad vigente y la caracterización de diferentes términos son indispensables para una adecuada comprensión de las generalidades de la Administración Documental en la archivística.

Por lo anterior, es indispensable que usted indague y conozca aún más del tema, realizando la lectura detallada de los siguientes documentos:

•Ley 594 de 2000

•El Acuerdo 027 de 2006

Responda de forma clara y argumentada las siguientes preguntas:

a. ¿Cuál es la importancia de la Administración Documental? y ¿cómo se refleja su finalidad en las empresas, actualmente?

La administración documental en un ente es de vital importancia ya que contando con un sistema adecuado se tendrán muchas ventajas como:

Evitar la pérdida de documentos, se controla la seguridad de estos documentos dando patrones de seguridad a cada usuario, se ahorra tiempo al encontrar la documentación al instante, se ahorra dinero al no tener que utilizar tanto papel en la empresa, el sistema no sólo captura y almacena los documentos legales escaneados, sino también los integra de una manera única. De esta manera, se convierte en muy fácil la tarea de obtener los documentos con solo unos clics.

He tenido la experiencia de trabajar con el software ORFEO (Sistema de gestión documental), este es un programa de mucha utilidad, en donde puedes encontrar la ubicación de un archivo, la imagen digital de este y toda la información tan solo con un numero de radicado; En la empresa esto se ve reflejado en la

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