S01 Generalidades Administración Documental

Claudia Jimena Alvarado Ortega

Administración Documental – 185826                                SENA

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Taller 1 – Generalidades Administración Documental

1. Establece los objetivos que debe perseguir la Administración Documental.

Según la Ley 594 de 2000 - Ley General de Archivos en el título V, Gestión de Documentos, Artículo 21. Programas de Gestión Documental, establece que: “Las entidades públicas deberán elaborar programas de gestión de documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes,…

en el Artículo 19 “las entidades del Estado podrán incorporar tecnologías de avanzada en la administración y conservación de sus archivos, empleando cualquier medio técnico, electrónico, informático, óptico o telemático.

En síntesis, la administración documental debería buscar:

* Conservar

* Preservar

* Disponer de la documentación e información organizada, en tal forma que la información institucional sea recuperable para su uso de la Administración en el servicio al ciudadano y como fuente de la memoria histórica de la Institución y del País.

2. Ensayo del papel del Administrador Documental en la entidad donde laboras.

La  gestión  documental es vital en la organización porque permiten fortalecer el orden y la legalidad de la misión entre los individuos que la integran, esto al saber que los actos que ellos realicen deberan ser reportados y serán respaldados por la organización; estos reportes son las constancias de un servicio al cliente y la constancia para que el pago del trabajador sea debidamente pago.

El ordenar los archivos debe facilitar el tener a mano la información y el envío de la misma a los usuarios directos que la necesiten.

La administración de documentos conlleva un ciclo de vida igual al de cualquier otro objeto ya sea vivo o no, ya que empieza en una creación con argumentos de normatividad establecidos, el envio hacia un sitio requerido, se podría requerir a un trámite para lograr la validez de algo. El documento podría volverse digitalizado, y luego se archiva el documento en alguna clase de legajador o archivador físico. Finalmente, despues de un tiempo prolongado en años, estos documentos podrían ser botados y reciclados ya que la vigencia del mismo ha caducado.

Para que el ciclo de vida de todos los documentos pueda mantenerse sin alteraciones del medio, deben ser archivados con base en unos parámetros como el tratamiento secuencial y coherente en tema y fecha, por solo mencionar algunos aspectos. puedan ser accedidos en algún momento de interés para la organización.

La gestión documental es la aplicación de las actividades administrativas las cuales se relacionan con la  planeación, el control, la dirección y la organización  de  la información creada en las entidades; estas informaciones podran ser alteradas pero siempre de manera responsable y con la autorización de los entes delegados para poder actualizar la información. Esto debe ser tenido en cuenta para respetar el orden original de la información junto con la procedencia, la fecha, el autor y el contenido.

Durante la historia, todas las organizaciones que han querido mantener el poder o influencia sobre el entorno y los demás individuos, han tenido que adquirir la mayor información relevante para poder alcanzar los objetivos y tambien en organizarlos en temáticas que pudieran ser accedidos en algún instante de interés. La historia en las pequeñas empresas es similar, quizá la información no le permitirá tener influencia sobre los demás, pero le permitirá tener un orden ante las influencias del exterior, ya que de no ser así se arriesgan a que por la falta de orden se vuelvan en organizaciones obsoletas  y  poco  actualizadas.  

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