Proceso Administrativo

PROCESO ADMINISTRATIVO.

Proceso es el conjunto de pasos o etapas necesarias para llevar a cabo una actividad. El proceso administrativo se refiere a las etapas de la administración como:

“El conjunto de fases o etapas sucesivas a través de las cuales se efectúa la administración, mismas que se interrelacionan y forman un proceso integral.”

Planeación Organización Dirección Control

- ¿Qué es lo que se quiere hacer?

- ¿Qué se va a hacer? - ¿Cómo se va a hacer? - Verificar que se haga - ¿Cómo se ha realizado?

PLANEACION

La planeación es seleccionar información y hacer suposiciones respecto al futuro para formular las actividades necesarias para realizar los objetivos organizacionales. Está compuesta por numerosas decisiones orientadas hacia el futuro. Es decir por adelantado, que hacer, como y cuando hacerlo y quien ha de hacerlo. La planeación cubre la brecha que va desde donde estamos hasta donde queremos ir. Es un proceso intelectualmente exigente, requiere la determinación de los cursos de acción y la fundamentación de las decisiones, en los fines, conocimientos y estimaciones razonadas.

Sus componentes principales que son:

• Contribución a los objetivos y propósitos

• Primacía de la planeación

• Extensión de la administración

• Eficacia de la planeación.

También implica selección de misiones y objetivos y las acciones para lograrlos, es decir cursos futuros de acción entre alternativas. Después, determinar las políticas, proyectos, programas, procedimientos, métodos, presupuestos, normas y estrategias necesarias para alcanzarlos, incluyendo además la toma de decisiones al tener que escoger entre diversos cursos de acción futuros .Salva la brecha desde donde estamos hasta donde queremos llegar en un futuro.

Su propósito es disminuir el riesgo del fracaso, evitar los errores y asegurar el éxito de la empresa, administrar con eficiencia los recursos de la empresa y asegurar el éxito en el futuro.

La planeación es la etapa en la cual se definen los objetivos que una empresa debe cumplir en un futuro y las acciones que se deben realizar para lograrlos.

Existen ventajas en la planeación, las cuales deben estimular a los gerentes en todos los niveles de cualquier organización, para dedicar más tiempo y esfuerzo. De la misma manera existen desventajas que deben ser consideradas dentro de la organización.

Ventajas:

-Actividades con orden y propósito. Se enfocan todas las actividades hacia los resultados deseados y se logra una secuencia efectiva de los esfuerzos,

-Señalar las necesidades de cambios futuros. La planeación ayuda al gerente a visualizar las futuras posibilidades y a avaluar los campos clave para su participación,

-Proporcionar una base para el control. El gemelo de la planeación es el control, que se ejecuta para cerciorarse que la planeación este dando los resultados buscados,

-Estimula la realización. El hecho de poner los pensamientos en papel y formular un plan, proporciona al que hace los planes proporciona al que hace los planes la orientación y el impulso de realizar.

-Obliga a la visualización del conjunto. Capacita al gerente para ver las relaciones de importancia, obtiene un entendimiento mas pleno de cada de cada actividad y aprecia la base que apoya a las actividades administrativas,

-Ayuda al gerente a obtener status. La planeación adecuada ayuda al gerente a proporcionar una dirección confiada y agresiva.

Desventajas:

-La planeación está limitada por la exactitud de la información y de los hechos futuros. Ningún gerente es capaz de de pronosticar en forma completa y exacta los sucesos del futuro. Di las condiciones bajo las cuales fue formulado el plan o debe ser ejecutado, cambian en forma significativa de las supuestas por el planeador, puede perderse parte del valor del plan,

-La planeación cuesta mucho. Los gastos de la planeación son elevados pero como todas las funciones, la planeación necesita justificar su existencia,

-La planeación tiene barreras psicológicas. Algunos creen que si la planeación se hace con cautela, los cambios y peligros del futuro serán minimizados,

-La planeación ahoga la iniciativa. Algunos creen que la planeación obliga a los gerentes a una forma rígida de ejecutar su trabajo. Estas rigideces pueden tender a hacer el trabajo administrativo más fácil de lo necesario. En vez de ayudar los obstaculizan,

-La planeación demora las acciones. No puede dejarse pasar un tiempo valioso reflexionando sobre la situación y diseñando un plan,

-La planeación es exagerada por los planeadores. Esto esta evidenciado por la preparación de reportes muy detallados e instrucciones más allá de toda necesidad práctica y el rechazo a correr riesgos obligatorios por el trabajo administrativo intentado. Y en vez de lo tratan de minimizar los riesgos.

Aunque la planeación tiene algunas desventajas, están son un mal necesario para la organización debido a que en un principio la inversión en ella es grande no solo en dinero sino también en tiempo, sin embargo a largo plazo esta beneficiara de manera sustancial a cualquier organización que la ponga en práctica. Para hacer una buena planeación, se necesita saber los pasos y la secuencia que se deben seguir.

PASOS EN LA PLANEACIÓN.

1. Conciencia y detección de las oportunidades. La detección de las oportunidades tanto en el ambiente externo como dentro de organización, es el verdadero punto de partida de la planeación. Prelimita las posibilidades oportunidades futuras y verla con claridad y de manera compleja, saber donde se encuentra los puntos débiles y fuertes, comprender que problema se desean resolver y porque, así como saber los se espera ganar. La plantación requiere de un diagnostico realista de la determinación de oportunidades.

2. Establecimiento de objetivos. Consiste en establecer objetivos para toda la empresa y después para cada unidad de trabajo subordinadas, los cual debe realizarse tanta a corto plazo, como largo. Los objetivos especifican los resultados esperados y señalan los puntos finales de lo que se debe hacer, a que habrá de darse prioridad y que se debe lograr con la red de estrategias, políticas, procedimientos, reglas, presupuestos y programas.

3. Desarrollo de premisas. Es establecer, difundir obtener consenso para utilizar indicios críticos de la planeación tales como pronósticos, las políticas básicas y los planes ya existentes en la compañía. Son suposición sobre el ambiente en el que plan a de ejecutarse.

4. Determinación de cursos de acción alternativos. Consiste en buscar cursos alternativos de acción, en particular aquellos que no resulten inmediatamente evidentes. Pocas veces hay un plan para el que no existan alternativas razonables y con bastante frecuencia, una que no es obvia resulta ser la mejor.

5. Evaluación de cursos de acción alternativos. Después de buscar los cursos alternativos y examinar sus puntos fuertes y débiles el paso siguiente es evaluarlo, predicando las premisas y metas previamente fijas. Quizá un curso parezca ser el mas lucrativo, pero puede ser que se requiera un gran desembolso de efectivo y que sea lenta su recuperación, otro puede parecer menos rentable pero quizás representa un riesgo menor, otro quizás se adapte a los objetivos de largo plazo de la compañía.

6. Selección de un curso de acción. Este es el punto en el cual se adopta un plan, el punto real de la toma de decisiones. Ocasionalmente un análisis y evaluación de cursos alternativos revelara que dos o más de ellos son aconsejables y quizás el administrador decida varios cursos en lugar de el mejor.

7. Formulación de planes derivados. Pocas veces cuando se toma una decisión, la planeación esta completa por lo cual se aconseja un séptimo paso, casi invariablemente se necesitan planes derivados para respaldar el plan básico.

8. Expresión numérica de los planes a través del presupuesto. Se debe presentar una expresión numérica convertida en presupuesto, si se prepara bien los presupuestos se convierten en un medio para sumar los diversos planes y fijar estándares importantes contra los que se puedan medir el avance de la planeación.

Si una organización lleva a cabo los pasos antes mencionados de manera adecuada, podrá cumplir con los objetivos establecidos por la misma. De acuerdo con el nivel jerárquico en el que se realice, con el ámbito de la organización que abarque y con el periodo de tiempo que comprenda, la planeación puede ser:

CLASIFICACION DE LA PLANEACION

Estratégica o plan maestro. La realizan los altos directivos, para establecer las directrices y los planes generales de la organización; generalmente es a mediano y a largo plazo y abarca a toda la empresa.

Táctica. Es responsabilidad de los jefes o gerentes de área, con el fin de lograr el plan estratégico, se refiere a un área específica de la organización y puede ser a mediano y acorto plazo.

Operacional. Es a corto plazo, depende de la planeación táctica y se realiza en niveles de sección u operación.

Elementos de un plan estratégico

1. Filosofía. Conjunto de valores, practicas, objetivos, creencias y políticas que son la razón de ser de la empresa y representan el compromiso de la organización ante la sociedad.

2. Credo. Conjunto de valores,

...