Programa De Auditoria

A).- EL PROCESO ADMINISTRATIVO

Se incorporan las etapas del proceso administrativo y se definen los componentes que lo fundamentan, las cuales permiten realizar un análisis lógico de la organización, ya que secuencian y relacionan todos sus componentes en forma natural y congruente.

En este orden se apega a propósitos estratégicos que concentran en forma objetiva la esencia o “razón de ser” de cada fase, y que son el marco de referencia para analizar ala organización en todos sus ámbitos, niveles, procesos, funciones, sistemas, recursos, proyectos, productos y/o servicios y entorno, lo que representa una visión de conjunto de la forma en que interaccionan todos y cada uno de ellos en relacion con su objeto o atribución sustantiva.

B).- ELEMENTOS ESPECIFICOS QUE FORMAN PARTE DE SU FUNCIONAMIENTO

Se incluye una relacion de los elementos específicos que complementan el proceso administrativo. Dichos elementos específicos se asocian con atributos fundamentales que enmarcan su fin y función, lo que permite determinar su contribución particular al proceso en su conjunto y al funcionamiento de la organización.

3.2.- EL PROCESO DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA

PROCESO ADMINISTRATIVO

ETAPA PROPOSITO ESTRATEGICO

PLANEACION

• visión

• Misión

• Objetivos

• Metas

• Estrategias/tácticas

• Procesos

• Políticas

• Procedimientos

• Programas

• Enfoques

• Niveles

• Horizonte

Definir el marco de actuación de la organización

ORGANIZACIÓN

• Estructura organizacional

• División y distribución de funciones

• Cultura organizacional

• Recursos humanos

• Cambio organizacional

• Estudios administrativos

• Instrumentos técnicos de apoyo Diseñar e instrumentar la infraestructura para el funcionamiento de la organización.

DIRECCION

• Liderazgo

• Comunicación

• Motivación

• Grupos y equipos de trabajo

• Manejo del estrés, el conflicto y la crisis

• Tecnología de la información

• Toma de decisiones

• Creatividad e innovación

Tomar las decisiones pertinentes para regular la gestión de la organización.

CONTROL

• Naturaleza

• Sistemas

• Niveles

• Proceso

• Areas de aplicación

• Herramientas

• Calidad Medición del progreso de las acciones en función del desempeño.

ELEMENTOS ESPECIFICOS ATRIBUTO FUNDAMENTAL

• Adquisiciones Abastecimiento de recursos

• Almacenes e inventarios Resguardo y canalización de recursos

• Asesoria externa Soporte especializado con visión de negocio

• Asesoria interna Asistencia para mejorar el desempeño

• Coordinación Determina la unidad de acción

• Distribución del espacio Disposición de instalaciones para el flujo del trabajo

• Exportaciones Alternativa de expansión

• Globalización Apertura en un mercado mundial

• Importaciones Insumos de origen extranjero

• Informática Manejo alterno de información

• investigación y desarrollo Innovación de valor

• Marketing Desplazamiento y ubicación de productos

• Operaciones Generación de productos y/o servicios con un valor agregado

• Proveedores Suministro de insumos

• Proyectos Promueven la unidad de propósito

• Recursos financieros y contabilidad Manejo, registro y control de recursos

• Servicio a clientes Capacidad de respuesta

• Servicios generales Desarrollo de las condiciones de operación

• Sistemas Definen la distribución interaccionada de componentes

FUENTES DE INFORMACION

Representan las instancias internas y externas a las que se puede recurrir para captar la información que se registra en los papeles de trabajo del auditor, y pueden ser:

a.- INTERNAS

• Órganos de gobierno.

• Órganos de control interno.

• Socios.

• Niveles de organización.

• Unidades estratégicas de negocio.

• Órganos colegiados y equipos de trabajo.

• Sistemas de información.

b.- EXTERNAS • Órganos normativos (oficiales y privados). • Competidores actuales y potenciales. • Proveedores actuales y potenciales. • Clientes o usuarios actuales y potenciales. • Grupos de interés. • Organizaciones lideres en el mismo giro industrial o en otro. • Organismos nacionales e internacionales que dictan lineamientos o normas regulatorias de calidad. • Redes de información en el mercado global.

INVESTIGACION PRELIMINAR

Esta etapa implica la necesidad de revisar la literatura técnica y legal, información del campo de trabajo y toda clase de documentos relacionados con los factores predeterminados, así como el primer contacto con la realidad.

Este procedimiento puede provocar una formulación de los objetivos, estrategias, acciones a seguir o tiempos de ejecución. Asimismo, permite perfilar algunos de los problemas que podrían surgir y brindar otra perspectiva. Dicha información debe analizarse con el mayor cuidado posible para no propinar confusión cuando se interprete su contenido.

Para realizar esta tarea de forma adecuada, es necesario tomar en cuenta los siguientes criterios:

• Determinar las necesidades específicas. • Identificar los factores que requieren de atención. • Definir estrategias de acción. • Jerarquizar prioridades en función del fin que se persigue. • Describir la ubicación, naturaleza y extensión de los factores. • Especificar el perfil del auditor. • Estimar el tiempo y recursos necesarios para cumplir con el objetivo definido.

PREPARACION DEL PROYECTO DE AUDITORIA

Con base a la información preliminar se debe proceder a preparar la información necesaria para instrumentar la auditoria, la cual incluye:

a.- PROPUESTA TECNICA • NATURALEZA (tipo de auditoria que se pretende realizar). • ALCANCE (áreas de aplicación). • ANTECEDENTES (recuento de auditorias administrativas y estudios de mejoramiento previos). • OBJETIVOS (logros que se pretenden alcanzar con la aplicación de la auditoria administrativa). • ESTRATEGIA (ruta fundamental para orientar el curso de acción y asignación de recursos). • JUSTIFICACION (demostración de la necesidad de instrumentarla). • ACCIONES (iniciativas o actividades necesarias para su ejecución). • RECURSOS (requerimientos humanos, materiales y tecnológicos). • COSTO (estimación global y específica de recursos financieros necesarios). • RESULTADOS (beneficios que se esperan lograr). • INFORMACION COMPLEMENTARIA (material e investigaciones que pueden servir como elementos de apoyo). b.- PROGRAMA DE TRABAJO • IDENTIFICACION (nombre de la auditoria). • RESPONSABLE (S) (auditor a cargo de su implementación). • AREA (universo bajo estudio). • CLAVE (numero progresivo de las actividades estimadas). • ACTIVIDADES (pasos específicos para captar y examinar la información). • FASES (definición del orden secuencial para realizar las actividades). • CALENDARIO (fechas asignadas para el inicio y termino de cada fase). • REPRESENTACION GRAFICA (descripción de las acciones en cuadros e imágenes). • FORMATO (presentación y resguardo de avances). • REPORTES DE AVANCE (seguimiento de las acciones). • PERIODICIDAD (tiempo dispuesto para informar avances).

ASIGNACION DE LA RESPONSABILIDAD

Con base en la magnitud o grado de complejidad, la organización debe designar al auditor o equipo de auditores que estime conveniente.

La designación del responsable puede recaer en el titular del órgano de control interno, en un directivo en línea o en el encargado de alguna unidad de apoyo técnico de alguna de las áreas de la organización, cualquiera que sea, debe tener los conocimientos y la experiencia necesarios en la implementación de auditorias administrativas. La organización puede optar por contratar un servicio externo especializado en la materia. Finalmente, existe la posibilidad de estructurar un equipo que incluya tanto a personal de la organización como personal externo.

CAPACITACION

Una vez definida la responsabilidad, se debe capacitar a la persona o equipo designados, no solo en lo que respecta al manejo del método y mecanismos que se emplearan para levantar la información, sino en todo el proceso para preparar la aplicación e implementación de la auditoria.

Es por ello que se debe dar a conocer al personal asignado el objetivo que se persigue, las áreas involucradas, la calendarizacion de actividades, los documentos de soporte, el inventario estimado de información que se pretende captar, la distribución de cargas de trabajo, el registro de la información, la forma de reportar y los mecanismos de coordinación y supervisión establecidos.

Para estos efectos, el programa debe integrar al personal sustantivo y adjetivo del nivel de decisión, así como a mandos medios y nivel operativo de acuerdo con su área de adscripción, equipo de trabajo; deben proveerse de apoyos visuales, técnicos y pedagógicos. También es conveniente implementar una campaña de sensibilización en todos los niveles de la organización para promover un clima de confianza y colaboración.

ACTITUD

La labor de investigación tiene que llevarse a cabo sin prejuicios u opiniones preconcebidas

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