Taller 3 APA 2

APA 2

1. Diseño de sistemas: proceso de examinar determinada situación con el fin de mejorarla por medio de nuevos procedimientos y métodos.

1. Que estudia la teoría de sistemas: como las cosas se ajustan entre si e interactúan porque un conjunto de elementos se diferencia del todo que conforman.

1. Sistema: conjunto de elementos interrelacionados para la consecución de un fin.

1. Que es importante para la correcta visualización de la oficina como un sistema?

Poder determinar cada uno de sus componentes y los tipos de interacciones que ocurren entre ellos.

1. Enfoque sistemático: forma de analizar y ver las cosas que nos rodean. Da mayor énfasis a las funciones del sistema y luego a su estructura.

1. Que es el enfoque sistematico IPO?

Enfoque que identifica primero los objetivos y resultados, luego determina las salidas que necesita y luego los elementros de entrada y procesos para la consecusion de los fines y por ultimo hace una retroalimentación.

1. Que significa IPO o EPS?

Inputs , process, outputs, entradas procesos y salidas.

1. Pasos para IPO? Entradas, procesos, salidas y retroalimentación.

1. Ambiente del sistema es un suprasistema o ambiente superior

1. Los subsistemas están en un nivel inferior.

1. Enfoque TOPDOWN: analizar los sistemas por niveles iniciando del superior al inferior.

1. Descomposicion jerarquica: dividir hasta llegar a un punto que ya no se hace necesaria mas división porque se ha llegado a sistemas pequeños y entendibles.

1. Enfoque de caja negra: cuando se conoce un sistema, sus elementos y las salidas del sistema pero no se conoce el procedimiento interno.

1. Enfoque caja blanca: implica analizar los procesos internos del sistema que transforman las entradas en salidas.

1. Componentes de un sistema: entradas, procesos, salidas y limites

1. En base a que son evaluados y analizados los sistemas: efectividad y eficiencia.

1. Efectividad: grado en que las metas correctas son logradas.

1. Eficiencia: medida en que las entradas o recursos son usados para el logro de los resultados.

1. Que temas se consideran dentro de la estructura organizacional?

Delegación de autoridad, liderazgo, líneas de mando y comunicación.

1. Es fundamental en un proceso de desarrollo organizacional?

TRABAJO EN EQUIPO

1. Desarrollo organizacional: procesos de la organización para comprender y mejorar cualquiera y todos los procesos que pueda desarrollar una organización para el desempeño de cualquier tarea y para el logro de cualquier objetivo.

1. Frontera: es lo que separa a un sistema de su ambiente

1. Como se les llama a las fronteras en un sistema abierto? Fronteras permeables

1. Que clases de retroalimentación requieren los sistemas: negativa y positiva.

1. Disciplinas para una organización de aprendizaje: dominio personal, modelos mentales, creación de una visión compartida, disciplina y pensamiento de sistemas.

1. Que requiere el desarrollo de una estrategia para el mejoramiento sistematico de una organización? Examen del estado actual de las cosas y los procesos organizacionales que están ocurriendo.

1. Cual es la base para la planificación de acción? Los datos

1. Salida: producto que el sistema genera al prcesar los insumos o entradas.

1. Cuales son los objetivos de las salidas?

Proveer información, señalar eventos importantes, oportunidades, problemas o advertencias, confirmar una acción, accionar o desencadenar alguna acción.

1. Que tipos de salida existen por su destino?

Internas: están destinadas a ser usadas por personas u otros sistemas de información dentro de la organizacion

Externas: destinadas a ser usadas por personas u otros sistemas de información fuera de la organizacion

Ambas vías: son generalmente externas y orientadas a las personas tiene propósito doble, servir como salida para el usuario y de entrada para el sistema

1. Que tipos de salida existen por la información que porporcionan?

Detalladas: sirven para propósitos operacionales, describen a detalle las operación, son utilizadas por usuarios de mandos bajos y personal administrativo, son documentos internos.

Resumen: pretende resumir las operaciones de una organización para efectos de control y supervisión, estas salidas son utilizadas por mandos medios y altos, la clave de esta es el orden de la aparición de los datos.

Históricas: su objetivo varia de acuerdo al objetivo que persiga la salida, presenta información del pasado, son almacenadas para consultas posteriores.

Comparativas: presenta la información resumida de varios periodos para efectos de comparación, pueden estimar porcentajes de variación entre un periodo y otro.

De estado (status): presenta el estado actual de las cosas

Excepciones: resaltan excepciones dentro del sistema de manera que puedan recibir la debida atención, son utilizadas para identificar condiciones que requieren decisiones humanas.

        Formas multipartes: la salida es producida con varias copias para distribuirse entre los diferentes interesados

        Formas preimpresas: únicamente a salidas impresas se refiere a formas que tienen impresos algunos datos que debe ser llenado por el sistema

        Catalogos: reportes o consultas en pantalla que muestran los códigos asignados a diversas entidades en una organización.

        Documentos, mensajes

        Formato grafico: presentan la información de reportes de resumen, comparativos etc. A través de graficas puede ser mas eficaz la comunicación de la información.

1. Características de una salida bien diseñada:

Cubrir las necesidades del usuario, producirse en la cantidad apropiada y no sobrecargar el sistema, estar donde y cuando se necesita, utilizar el método apropiado para producirse, Garantizar los niveles de seguridad requeridos.

1. Consideración en el diseño de la salida:

Determinar el contenido, volumen y periocidad

Seleccionar el medio de producción de la salida.

1. Factores a considerar al seleccionar el medio de producción de la salida?

Calidad requerida

Volumen de la salida

En donde se requiere la salida

Que velocidad de acceso a la información se tiene

Que tan a menudo y que tan actualizada está la información

Almacenamiento que se dara a la salida

Que uso propone dar la salida

Regulaciones especiales en cuanto a distribución, almacenamiento y producción de salida.

Costos iniciales de producción y distribución

Requerimientos ambientales

Confiabilidad y compatibilidad con software y hardware

Descripción de métodos existentes

1. Métodos de salida existentes:

Salidas impresas

Salidas en pantalla

Salidas en microformas

Salidas de audio

Salidas a archivo

Correo electrónico

1. Formato: arreglo físico que tendrá la información
2. Forma: estilo o tipo de presentación de la información

1. Que se debe considerar en las salidas?

La funcionalidad , márgenes: deben ser los adecuados por si va a ser encuadernado y estilo.

1. Funcionales:

Encabezados o datos de cabecera: indentificar plenamente la organización, la salida , fecha y hora de producción de la salida.

Detalle o información: se coloca la información que generalmente lleva un orden y se agrupa de acuerdo al uso que se desee dar a la misma

Pies de pagina: info. Que ayude a la interpretación de la salida.

1. Consideraciones de estilo:

Fácil de interpretar

Lectura organizada de arriba hacia abajo y de izquierda a derecha

Suficiente espaciado entre columnas

Formas de tamaño estándar

Secuencia de números preimpresa

Adherirse a estándares de la organización

No utilizar un único reporte para satisfacer muchas necesidades

Ajustar el ancho del reporte de acuerdo al ancho que permite el medio seleccionado

Diseñar saltos de pagina

1. Entrada: insumo necesario que el sistema toma y al procesarlo genera salidas

1. Objetivos de la entrada:

Permitir el ingreso de datos al sistema para que este pueda producir los resultados deseados.

Asegurar que dichos datos sean correctos al validar y alertar al usuario los posibles errores tan pronto como sea posible.

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