ACTIVIDAD – MANUAL DE FUNCIONES – FUNCIONES DEL GESTOR DOCUMENTAL - ARCHIVISTA
Enviado por anadazas • 20 de Noviembre de 2021 • Tareas • 4.301 Palabras (18 Páginas) • 104 Visitas
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ACTIVIDAD – MANUAL DE FUNCIONES – FUNCIONES DEL GESTOR DOCUMENTAL - ARCHIVISTA.
Identificación del plan de sesión
Fase Planeación | Numero de ficha 2207056 | |
Fecha de inicio de la actividad | Fecha de terminación de la actividad | Duración |
23 de marzo de 2021 | 26 de marzo de 2021 | 4 horas |
Nombre del programa de formación | Tecnólogo Gestión Documental | |
Nombre del proyecto | Estructuración de un programa de transferencias documentales primarias y secundarias en las entidades públicas y empresas privadas | |
Nombre de la Fase del proyecto que desarrolla | Estructurar el programa de transferencias documentales primarias y secundarias en la organización | |
Competencia a desarrollar | Orientación del Talento Humano | |
Resultado de aprendizaje | Identificar las tareas y actividades a realizar por el personal a cargo, de acuerdo con las necesidades de la unidad administrativa y las políticas de la organización. | |
Nombre del Instructor | Etilvia Cervantes Guerra | |
Temática | Manual de Funciones y Manual de Procesos | |
Aprendiz | Ana Carolina Daza Salinas |
- Descripción de la Actividad
Para el normal desarrollo de una entidad y/o empresa se hace necesario que cada miembro del equipo tenga claridad sobre su rol, funciones, responsabilidades, deberes, facultades, derechos, tareas, requisitos, etc. Ello no solo para que esta pueda cumplir a cabalidad con sus objetivos planteados en su misión y visión; sino para que a la hora de que se generen cambios inesperados, sus empleados y funcionarios sepan afrontar las circunstancias y no entren en crisis.
En las organizaciones es fundamental la correcta identificación y desarrollo de las funciones y responsabilidades a nuestro cargo. Además, es importante saber trabajar en equipo para que los procesos en la empresa fluyan y se cumplan, teniendo claro cada actividad y tarea asignada teniendo en cuenta lo descrito en el manual de funciones, ya que en la actualidad es casi imposible que una empresa sea productiva, eficiente y logren las metas u objetivos propuestos trabajando sin tener en cuenta la normativa, desenfocados y como islas.
En torno a esto se han creado los tan reconocidos Manuales de Funciones en donde se estatuyen las funciones y roles de cada miembro de la empresa/entidad, y mediante los cuales se explica no solo a ellos, sino a la comunidad en general las obligaciones, derechos y perfiles que cada uno tiene asignado dentro del quehacer diario.
Es momento de identificar las funciones, tareas y actividades como Gestores Documentales y/o archivistas.
Tarea:
Querido aprendiz, teniendo en cuenta la actividad y lo explicado en la sesión en línea desarrolle lo siguiente:
- Investigue y describa las funciones del Gestor documental y/o archivista.
Compromisos y Observaciones para la sesión
El Compromiso por parte del aprendiz es Elaborar la tarea propuesta: La actividad consiste en desarrollar la investigación descrita sobre diferencias entre manual de funciones y manual de procesos, y acerca de las funciones que un gestor documental pueda tener dentro de un manual de funciones.
El compromiso por parte de la instructora Etilvia Cervantes Guerra es ENVIAR LA ACTIVIDAD Y EL MATERIAL DE APOYO por distintos medios de comunicación, como son:
- A través de la plataforma sena.territorio. la inician sesión con el usuario y clave que tiene registrado en el aplicativo Sofia plus.
- Así mismo, les compartiré la actividad y el material, por el grupo que la ficha tiene creado en whatsApp,
Observaciones: Las tareas las pueden realizar MANUSCRITO (a mano) y enviarlas por cualquiera de todos los medios dispuestos para la entrega de la evidencia.
- DESARROLLO TAREAS:
- Funciones asignados al gestor documental dentro de un manual de funciones:
Respuesta:
Entre las denominaciones más usuales para el cargo de gestor documental, se encuentran Técnico en archivo, técnico en archivística, archivista, auxiliar de archivo, asesor de archivística, tecnólogo en archivística, profesional de la archivística. No obstante, cada una de ellas tiene un factor diferenciador de la otra, y se trata del grado jerárquico que se le dé al cargo dentro de la empresa; siendo por esto que dependiendo de este, el cargo de gestor documental tendrá exigencias académicas especiales –particularmente van desde estudios técnico y tecnológico, hasta el nivel de pregrado, postgrado, maestría e incluso doctorado.
Muy a pesar de estas exigencias, para un gestor documental es frecuente que dentro de un manual de funciones, les sean asignadas funciones que a continuación se enuncian:
- Apoyar la organización, administración y control de los documentos que reposan en los archivos de gestión.
- Realizar la actualización de inventarios de los archivos de gestión y central.
- Revisar y actualizar el sistema de gestión documental, programa y tablas de retención existentes.
- Respeto por el manejo documental: recibir, verificar, clasificar, ordenar según el tipo, conservación física (eliminación de metales, descontaminación, limpieza), foliar, rotular e identificar cajas o carpetas, inventariar según formato preestablecido, ingresar en bases de datos, embalar, trasladar, consultar y recuperar, fotocopiar, reinsertar.
- Implementar las tablas de retención documental que faltan.
- Capacitar al personal de la empresa, en el manejo documental.
- Presentar el requerimiento que la norma archivística actual exige a las entidades en materia de planeación y aplicación de instrumentos técnicos como: GPD, PINAR, TRD Y TVD.
- Determinar las herramientas metodológicas para el desarrollo y administración del sistema de gestión documental que permita a los funcionarios adoptar estrategias y acciones encaminadas a fortalecer el programa archivístico de las diferentes áreas de la entidad.
- Recomendar controles para los diferentes procesos de manejo de la información.
- Asistir a los diferentes comités de archivo de la entidad, para la toma oportuna de las decisiones. [1]
- Elaborar los instrumentos de descripción de las series documentales
- Colaborar en el proceso de aplicación de las Tablas de Retención Documental aprobadas por el Comité de Archivo, ejecutando la gestión y el control de la documentación a eliminar.
- Llevar a cabo la gestión y el control de las transferencias primarias y velar por el asesoramiento del personal de los archivos de gestión en el desarrollo de esta actividad.
- Realizar la preparación física de los documentos a transferir: retiro de material metálico, cambio de unidad de conservación, retiro de documentos en papel de fax y hojas en blanco, foliación y rotulación.
- Colaborar en los trabajos de custodia y tratamiento documental consistentes en la ordenación física de la documentación de las series documentales.
- Digitalizar, indizar, convertir a formato seguro, enrutar y verificar en el sistema los documentos físicos requeridos por los usuarios documentales y parametrizados en el Sistema de Información Empresarial.
- Llevar a cabo la gestión del espacio de los muebles de archivo, de acuerdo con las directrices de su superior jerárquico, comprobando la ubicación de la documentación y los espacios que quedan libres, con la finalidad de asignar nuevas unidades de instalación.[2]
No obstante, tales funciones no solo se suscriben a las anteriores, dado que también se relacionan con la guarda de la memora de una institución, pues al cumplir sus funciones el gestor documental y el archivista, deben mantener los documentos de archivo en un correcto cuidado que les permitan sus cualidades, es decir que al recolectar, gestionar, facilitar y garantizar el acceso a los documentos archivo en el largo plazo, se encargan de proteger la calidad de los mismos, de modo que tanto las cualidades que poseen como la información que contienen, se conserven inalterables
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