MANUAL DE FUNCIONES

Gerente General

1. Descripción básica del puesto:

El Gerente General es el encargado de administrar, controlar, y dirigir los recursos materiales y humanos de la empresa, y asegurar su óptimo funcionamiento.

Funciones Específicas del puesto: La persona a desempeñar el cargo deberá cumplir con las siguientes funciones y actividades dispuestas para el mismo.

• Planificar, controlar, supervisar y corregir los planes a corto y largo plazo de la empresa.

• Controlar las actividades predispuestas para el logro de los objetivos y verificar que no existan desviaciones y si existen aplicar las medidas de corrección pertinentes para el logro de los mismos.

• Decidir respecto de contratar, seleccionar, capacitar y ubicar el personal adecuado para cada cargo.

• Dirigir la empresa, tomar decisiones, supervisar y ser un líder dentro de ésta.

• Organizar la estructura de la empresa actual y a futuro como también de las funciones y los cargos.

• Controlar que cada persona dentro de la empresa cumpla con todas y cada una de sus obligaciones y no existan inconvenientes o interrupciones que perjudique el buen funcionamiento de la empresa.

Gerente de Administración y Finanzas

1. Descripción básica del puesto:

El Gerente de Administración y Finanzas, la persona a desempeñar este cargo debe controlar y administrar las funciones dependientes al área economía y de finanzas de la empresa. Sus tareas principales son la administración del capital económico de la empresa, el control ingresos y egresos monetarios de la empresa. Como responsable del área de finanzas tienen como encomienda administrar los procesos contables y presupuestarios, así como la actividad económica financiera de la empresa, incluyendo la tesorería.

Funciones Específicas del puesto: La persona a desempeñar el cargo deberá cumplir con las siguientes funciones y actividades dispuestas para el mismo.

• Analizar las cuentas por pagar y coordinar financieramente los fondos disponibles.

• Elaboración de Reportes financieros.

• Planificar, dirigir y controlar la gestión financiera, contable y presupuestaria.

• Gestionar la función de compras, incluyendo las contrataciones para el suministro de bienes muebles, para la prestación de servicios, para la ejecución de acciones de apoyo, y las contrataciones de estudios, asesorías y consultorías, en los términos previstos.

• Controla la ejecución presupuestal de la empresa.

• Análisis de la rentabilidad por cada sucursal.

• Administrar y autorizar préstamos para empleados.

• Manejar la relación directa con Bancos (obtención y renovación de préstamos, etc.).

• Elaboración de reportes financieros, de ventas y producción para la Gerencia General.

• Análisis de los aspectos financieros de todas las decisiones.

• Análisis de la cantidad de inversión necesaria para alcanzar las ventas esperadas.

• Ayudar a elaborar las decisiones específicas que se deban tomar y a elegir las fuentes y formas alternativas de fondos para financiar dichas inversiones.

• La forma de obtener los fondos y de proporcionar el financiamiento de los activos que requiere la empresa para elaborar los productos cuyas ventas generarán ingresos. Esta área representa las decisiones de financiamiento o las decisiones de estructura del capital de la empresa.

• Control de costos con relación al valor producido, principalmente con el objeto de que la empresa pueda asignar a sus productos un precio competitivo y rentable.

• Análisis de los flujos de efectivo producidos en la operación del negocio.

• Proyectar, obtener y utilizar fondos para financiar las operaciones de la organización y maximizar el valor de la misma.

• El gerente financiero interactúa con las otras gerencias funcionales para que la organización opere de manera eficiente, todas las decisiones de negocios que tengan implicaciones financieras deberán ser consideradas. Por ejemplo, las decisiones de negocios de la gerencia general afectan al crecimiento de ventas y, consecuentemente modifican los requerimientos de inversión, por lo tanto se deben considerar sus efectos sobre la disponibilidad de fondos, las políticas de inventarios, recursos, personal, etc.

• Manejo y supervisión de la contabilidad y responsabilidades tributarias. Asegura también la existencia de información financiera y contable razonable y oportuna para el uso de la gerencia.

• Manejo de la relación con el proveedor del servicio de tercerización contable y auditores.

• Encargado de todos los temas administrativos relacionados con recursos humanos, nómina, préstamos, descuentos, vacaciones, etc.

• Aprobación de la facturación que se realiza por ventas de bodega.

• El Gerente Administrativo Financiero deberá llevar a cabo cualquier otra actividad determinada por el Gerente General.

Gerente de Operaciones

1. Descripción básica del puesto.

La persona a desempeñar este cargo deberá coordinar y supervisar las ventas, abastecimiento, logística e inventarios de cada una de las sucursales.

Funciones Específicas del puesto: La persona a desempeñar el cargo deberá cumplir con las siguientes funciones y actividades dispuestas para el mismo.

• Rediseñar, clasificar y organizar las rutas de ventas para obtener la ventaja en el mercado.

• Levantar los pedidos para el abastecimiento del producto de cada sucursal.

• El Gerente de Operaciones tiene a su cargo el manejo del departamento técnico dentro del que se incluye la elaboración y supervisión de proyectos de riesgo.

• Adicionalmente tiene autoridad total en el manejo de las ventas dentro de la razonabilidad del negocio.

• Tiene la libertada para negociar con los clientes y otorgar crédito tomando en cuenta ciertos criterios como: el financiamiento recibido por los proveedores, el tiempo del proyecto, el monto de la venta, la rentabilidad de la compra y el efecto en la liquidez de la empresa, además de encargarse de la negociación en cuento a precio y crédito.

• Es el responsable de establecer el contacto cuando se realiza una venta, con el objetivo de detectar las necesidades del cliente.

• El Gerente de Operaciones es quien realiza la presentación del proyecto o adquisición junto con su cotización.

• Para cada uno de los proyectos se debe asignar el personal que va a llevar a cabo toda la ejecución.

• El Gerente de Operaciones se encarga de la supervisión de toda la ejecución de los procedimientos de operación.

• Negociación con proveedores, para términos de compras, descuentos especiales, formas de pago y créditos. Encargado de los aspectos financieros de todas las compras que se realizan en la empresa.

• Es el responsable de atender al cliente cuando requiere servicio, asignándole un encargado de operación para resolver el problema del cliente, considerando que se debe atender al cliente el mismo día o máximo al día siguiente de ser posible.

• Control completo de las bodegas, monitoreo y arqueos que aseguren que no existan faltantes.

• Manejo de relaciones públicas con el clientes y proveedores.

• El Gerente de Operaciones realizará cualquier otra actividad solicitada por la Gerencia General.

Contador General.

1. Descripción básica del puesto.

La persona a desempeñar este cargo deberá planificar y coordinar todas las funciones relacionadas con el área contable y de impuestos con el fin de obtener la consolidación de los Estados Financieros y el cumplimiento de las obligaciones tributarias.

Funciones Específicas del puesto: La persona a desempeñar el cargo deberá cumplir con las siguientes funciones y actividades dispuestas para el mismo.

• Coordina la ejecución de políticas relacionadas con el área contable, asegurándose que se cumplan los principios de contabilidad y las normas internacionales, al igual que las políticas de la Entidad y las normas fiscales vigentes.

• Elaborar estados financieros mensuales con información oportuna y verídica.

• Verificar y depurar cuentas contables.

• Controlar el correcto registro de los auxiliares de contabilidad.

• Revisar y firmar conciliaciones bancarias y de crédito.

• Revisar y comparar gastos mensuales.

• Elaborar y presentar información Tributaria.

• Cierre contable anual y elaboración de Estados Financieros anuales para la Gerencia General.

• Responder requerimientos de la Secretaría de Hacienda y Crédito Público.

• Correspondencia con los bancos.

• Atender los requerimientos de las autoridades competentes en temas contables, dando aviso previo a la Dirección Administrativa y Financiera.

• Revisar los certificados de ingresos y retenciones de empleados.

• Mantener en orden y actualizado el archivo de documentos contables (notas, Recibos de caja, Declaraciones, etc.)

• Preparar los pagos de nómina.

• Colaborar con el Área Administrativa (Caja, Tesorería, Recursos Humanos) para mantener establecer las mejoras prácticas contables.

• Debe registrar completa y sistemáticamente todas las transacciones financieras.

• Deben revisar contable y aritméticamente todos los comprobantes relacionados con el movimiento diario, conciliar los extractos bancarios, relacionar mensualmente los ingresos y egresos globales.

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