AUDITORIA DE RECURSOS HUMANOS

El Departamento de Recursos Humanos no puede asumir que todo lo que hace es correcto, pues puede cometer errores. Las políticas asumidas en un período dado puede que se tornen obsoletas y al evaluarse así mismo el departamento detecta los problemas antes que éstos se conviertan en algo serio para la organización. Tal situación demanda la necesidad de un control estricto de todos los procesos y políticas, que asume una empresa determinada en un espacio temporal definido y es precisamente en este entorno donde la auditoría como herramienta de control y vía eficaz para obtener la retroalimentación necesaria, entra a jugar su verdadero cometido. Por lo tanto auditar no es sólo diagnosticar el pasado, sino apreciar el presente y asesorar sobre la evolución futura.

El concepto de auditoría de recursos humanos como análisis de las prácticas de GRH, desde una óptica estratégica, surge ha mediado de los años 80, donde se conciben dos funciones básicas:

• Auditoría de RH como sistema de información directiva, conocer el estado objetivo, para facilitar el desarrollo de proceso de gestión y/o desarrollo de RH.

• Auditoría de RH como sistema de control y evolución de la aplicación de las políticas y procesos establecidos.

La AUDITORÍA, es un término utilizado especialmente para hacer hincapié al control, supervisión y verificación de procesos de una entidad o área, en la cual se estima observar si la gestión de los recursos sean públicos o privados están siendo adecuadamente asignados y utilizados, en base a criterio de eficiencia, efectividad y economía. Todo ello con la finalidad de mejorar siempre y de forma continúa la administración, que permitan brindar un mejor servicio y el desarrollo de todos los miembros de una organización o toda una nación.

La AUDITORÍA DE RECURSOS HUMANOS se entiende como el análisis de las políticas y las prácticas del personal de una organización y la evaluación de su funcionamiento actual, seguida de sugerencias para mejorarlas. El propósito principal de esta auditoría es mostrar cómo funciona el programa, con la identificación de prácticas y condiciones que son perjudiciales para la organización, aquellas cuyo costo no compensa o aquellas prácticas o condiciones que deben ser incrementadas. La auditoría es un sistema de revisión y control que informa a la administración con respecto a la eficiencia y la eficacia del programa de desarrollo, sobre todo cuando dicho programa está descentralizado. Ante la tendencia moderna de convertir a cada gerente en un administrador de los recursos humanos, la auditoría adquiere una enorme importancia.

Una auditoría de los recursos humanos evalúa las actividades de administración de personal en la organización con el objetivo de mejorarlas. La auditoría puede cubrir un departamento, una división o toda la corporación. Para ser verdaderamente eficientes, las actividades de recursos humanos de la corporación deben considerar las necesidades y objetivos del personal, y al mismo tiempo tener en cuenta y mantenerse en consonancia con los objetivos corporativos

PROPÓSITOS DE LA AUDITORIA DE PERSONAL

• Identificar a las personas responsables de cada actividad.

• Determinar los objetivos postulados por cada actividad.

• Verificar las posibilidades y los procedimientos que se utilizan para el logro de los objetivos.

• Efectuar muestreos de los registros del sistema de información sobre el personal para determinar si se están aplicando adecuadamente las políticas y procedimientos.

CARACTERÍSTICAS DE LA AUDITORÍA DE RECURSOS HUMANOS

En virtud de los planteamientos antes formulados, se pueden puntualizar las peculiaridades de la auditoria de recursos humanos de la manera siguiente:

• Permite examinar y mejorar la actuación o calidad del desempeño del Recurso humano (administrativo, ejecutivo, supervisores, personal operativo).

• Es un instrumento para examinar cualquier aspecto del personal con fines de administración, dirección y control.

• La auditoría de recursos humanos no puede realizarse de manera exclusiva en los registros y elementos de control que posee el departamento y elementos humanos, sino que tendrá un alcance muy amplio.

• Posibilita la identificación de los aportes realizados por el personal al desarrollo de la organización, de esta manera se mejora su imagen y funcionamiento.

• Permite estimular al personal para el rol de asumir mayores retos y responsabilidades y que actúen en un nivel más alto de profesionalismo.

• Clarifica las responsabilidades y los deberes del personal que labora en la empresa.

• Detecta y controla problemas latentes en la organización.

• Reduce sustancialmente los costos en recursos humanos mediante prácticas más elaboradas.

• Permite la promoción de cambios necesarios en la organización.

OBJETIVOS DE LA AUDITORIA DE RECURSOS HUMANOS

Los objetivos de una auditoría de recursos humanos son tan amplios como el propio campo de la gestión de estos. Entre los objetivos de la misma tenemos:

• Conocimiento de la estructura humana de la empresa, es decir el número de sus componentes y sus características.

• Evaluación de los procesos de reclutamiento y selección llevados a cabo.

• Registro de las promociones y transferencias de empleados dentro de la organización.

• Administración de salarios y planes de incentivos.

• Estadísticas de accidentes y bajas laborales.

• Índice de rotación de personal y coste del mismo.

• Control de presencia e índice de ausentismo.

• Evaluación de rendimiento (o resultados) y de potencial y las acciones consecuentes con ellas.

• Análisis y descripción de los puestos de trabajo o cargos existentes en la empresa.

ÁMBITOS DE APLICACIÓN DE LA AUDITORIA

DE RECURSOS HUMANOS

La auditoría analizará si los gerentes de línea están siendo responsables en materia de RRHH, así como si se cumple con los procedimientos y políticas establecidas al respecto. También se verificará si cumple con las reglas en general y, especialmente, con las disposiciones legales.

1. Auditoria de la Función de Administración de Recursos Humanos: El comienzo de la auditoria consiste en verificar el trabajo que realizan los miembros del Departamento de RRHH.

2. Auditoria de las Funciones de Personal de los Gerentes en Línea: Como señalamos en el párrafo anterior, la función de los RRHH no se realiza exclusivamente en el departamento de RRHH; también en el departamento de servicios a disposición de toda la organización. Por este motivo, la colaboración de los gerentes de línea es fundamental para que todo marche correctamente.

3. La Auditoría a Nivel de Satisfacciones de los Empleados: El departamento de RRHH debe velar por la consecución de los objetivos de la organización armonizándolos con los objetivos de los empleados. Si estos pueden cumplir sus objetivos, se mostraran insatisfechos, surgirán conflictos que dan lugar al ausentismos laboral, elevadas tasas de rotación, entre otros. Esta situación afectará al clima de trabajo, lo que acabará afectando negativamente a la productividad.

BENEFICIOS DE LA AUDITORÍA DE RECURSOS HUMANOS

Los beneficios de la auditoria de recursos humanos son muchos como los siguientes:

• Identifica el grado de contribución del departamento de personal a la organización.

• Mejora la imagen profesional del departamento de personal.

• Esclarece las funciones y responsabilidades del departamento de recursos humanos.

• Estimula la uniformidad de las políticas y prácticas de personal, especialmente en empresas descentralizadas.

• Garantiza el cumplimiento de diversas disposiciones legales.

• Detecta problemas críticos de personal.

• Reduce los costes de recursos humanos a través de procedimientos de personal más eficientes.

• Sensibiliza hacia la necesidad de cambios en el departamento de personal.

PATRONES DE EVALUACIÓN Y CONTROL EN

RECURSOS HUMANOS

El sistema de administración de recursos humanos necesita patrones capaces de permitir una continua evaluación y control sistemático de su funcionamiento. Patrón es un criterio o un modelo que se establece previamente para permitir la comparación con los resultados o con los objetivos alcanzados. Por medio de la comparación con el patrón pueden evaluarse los resultados obtenidos y verificar que ajustes y correcciones deben realizarse en el sistema, con el fin de que funcione mejor.

Se utilizan varios patrones, esto pueden ser:

1. Patrones de Cantidad: Son los que se expresan en números o en cantidades, como número de empleados, porcentaje de rotación de empleados, numero de admisiones, índice de accidentes, etc.

2. Patrones de Calidad: Son los que se relacionan con aspectos no cuantificables, como métodos de selección de empleados, resultados de entrenamiento, funcionamiento de la evaluación del desempeño. Etc.,

3. Patones de Tiempo: Consisten en la rapidez con que se integra e personal recién admitido, la permanencia promedio del empleado en la empresa, el tiempo de procesamiento de la requisiciones de personal, etc.

4. Patones de Costo: Son los costos, directos e indirectos, de la rotación de personal, de los accidentes en el trabajo, de los beneficios sociales,

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