Auditoria de Recursos Humanos

AUDITORIA DE RECURSOS HUMANOS

10.1 Definición e importancia

Es el análisis de las políticas y las prácticas del personal de una organización y la evaluación de su funcionamiento, seguida de sugerencias para mejorarlas.

Sistema de revisión y control que informa a la administración con respecto a la eficiencia y eficacia del programa de desarrollo.

Beneficios

• Identifica las contribuciones del departamento de personal a la empresa.

• Esclarece las funciones y responsabilidades del departamento de recursos humanos.

• Identifica problemas de importancia crítica.

• Alienta la uniformidad de políticas y prácticas.

• Garantiza el cumplimiento de diversas disposiciones legales.

CAMPO DE ACCIÓN: La auditoria de recursos humanos se basa en verificaciones, seguimientos, registros y estadísticas.

AMPLITUD Y PROFUNDIDAD DE ACCIÓN DE LA AUDITORIA.

Según Dale Yoder, la auditoria de recursos humanos puede abarcar una cobertura tan amplia como las mismas funciones de ARH y presenta una división semejante a las divisiones secciónales de los organismos de ARH.

Las auditorias por lo general empiezan por una evaluación de las relaciones empresariales que afectan la administración de potencial humano.

A partir de ahí se aplica una variedad de patrones y medidas, cuya escala de profundidad depende del tipo de examen que vaya a efectuarse. Se examinan los registros e informes de personal.

Se analiza, compara y prepara un informe de examen que incluye casi siempre recomendaciones para cambios y alteraciones.

La auditoria también puede evaluar programas, políticas, filosofías y teorías. Dependiendo de la política que exista en la organización.

La auditoria de RRHH puede enfocarse hacia cualquiera o hacia todos los siguientes aspectos de productividad.

 Resultados, que incluyen tanto las realizaciones como los problemas considerados efectos de la administración en curso;

 Programas, que incluyen las practicas y los procedimientos detallados que los conforman;

 Políticas, tanto las explícitas y formalizadas como las implícitas;

 Filosofía de la administración, sus prioridades de valores, metas y objetivos;

 Teoría, relaciones supuestas y explicaciones plausibles que detallan y relaciona las filosofías, las políticas, las practicas y los problemas continuos.

Cuanto mayor y más descentralizada este la organización, tanto mayor será la necesidad de una cobertura sistemática de auditoría.

Permite relacionar la calidad de la administración de recursos humanos con los diversos indicadores de eficiencia de la empresa, observar hasta qué punto la administración tuvo éxito en la identificación personal de los empleados con los procesos de la organización y la aceptación de los objetivos organizacionales.

La auditoria también puede presentar los indicadores de la calidad de liderazgo, de motivación en el trabajo, de deficiencia de la supervisión y del crecimiento continuo y el desarrollo de los empleados y de los administradores tomados individualmente.

La auditoria permite verificar:

 Hasta qué punto la política de recursos humanos se basa en una teoría aceptable;

 Hasta que punto la práctica y los procedimientos son adecuados a tal política y a tal teoría. En esencia, se trata de evaluar y medir los resultados de la ARH en las actividades de mayor o menor prioridad, como:

 Indicadores de eficiencia y eficacia en cuanto se refiere a la formación de staff, entrenamiento y desarrollo, remuneración, beneficios sociales, relaciones sindicales, etc.,

 Clarificación de objetivos y expectativas en cuanto a la ARH en términos de cantidad, calidad, tiempo y costo;

 Empleo de recursos y resultados obtenidos;

 Contribución de la ARH en los objetivos y los resultados de la empresa;

Clima organizacional, desarrollo e incentivo a la creatividad del personal.

Se tomar en cuenta:

 Nombre del proyecto (proceso a evaluar)

 Objetivo general

 Objetivos específicos

 Actividades a desarrollar

 Fecha de inicio

 Fecha de finalización

 Fecha de entrega del informe

 Auditor responsable

 Recursos a utilizar

Ámbito de aplicación:

La auditoria analizara si los gerentes de línea están siendo responsables en materia de RRHH, así como si se cumple con los procedimientos y políticas establecidas al respecto. También se verificara si cumple con las reglas en general y, especialmente, con las disposiciones legales.

a) Auditoria de la función de administración de recusos humanos: El comienzo de la auditoria consiste en verificar el trabajo que realizan los miembros del Departamento de RRHH.

b) Auditoria de las funciones de personal de los gerentes en línea: Como señalamos en el párrafo anterior, la función de los RRHH no se realiza exclusivamente en el departamento de RRHH; este en in departamento de servicios a disposición de toda la organización. Por este motivo, la colaboración de los gerentes de línea es fundamental para que todo marche correctamente.

c) La auditoria a nivel de satisfacciones de los empleados: El departamento de RRHH debe velar por la consecución de los objetivos de la organización armonizándolos con los objetivos de los empleados. Si estos pueden cumplir sus objetivos, se mostraran insatisfechos, surgirán conflictos que dan lugar al absentismos laboral, elevadas tasas de rotación, entre otros. Esta situación afectara al clima de trabajo, lo que acabara afectando negativamente a la productividad.

10.1.1 Áreas que cubre la auditoría de la administración de recursos humanos

• Sistema de información sobre la administración de personal

• Planes de recursos humanos administración de la compensación (Planes de sustitución y reemplazo Niveles de sueldos, salarios e incentivos)

• Análisis de puestos (Descripciones y especificaciones de puestos)

• Obtención y desarrollo del personal reclutamiento y selección (Fuentes externas de personal, procedimientos de selección, etc.)

• Capacitación y orientación y desarrollo profesional (Tasa de efectividad en el aprendizaje, planes de promoción)

• Control y evaluación de la organización (Técnicas de evaluación del desempeño ,entrevistas de evaluación)

• Auditorías de personal (función del departamento de recursos humanos y evaluación de los gerentes de línea)

METODOS Y HERRAMIENTAS: La auditoria de la dirección de RRHH se basa en la contratación de los hechos, los cuales son juzgados por el auditor; analizando e interpretando, para luego dar oportunas recomendaciones con el fin de eliminar los problemas encontrados.

La metodología a seguir seria las siguientes

 Establecer el objetivo o misión de la auditoria, es decir, plantear el problema.

 Establecer los estándares o sistemas de referencia.

 Observar una seria de hechos o acontecimientos. Para realizar esta fase se pueden utilizar las herramientas que se analizan a continuación.

 Analizar e interpretar la información (hay que precisar datos).

 Compararlos con puntos de referencia.

 Analizar las desviaciones que produzcan.

 Dar opinión sobre lo analizado, incluyendo recomendaciones para eliminar los problemas. Se hace tanto un diagnostico sobre las posibles causas de los problemas, como recomendaciones para subsanarlos.

Herramientas o técnicas que sirven para recoger información:

 TECNICAS DE MUESTREO: herramienta estadística que permite obtener información y realizar diagnósticos en base a una muestra representativa. Solo se debe acudir a esta técnica cuando no se disponga de tiempo o medios para realizar otro tipo de análisis en mayor profundidad.

 ENTREVISTAS: conversación cuyo objetivo es reunir información. Es importante realizarla tanto a gerentes como a empleados.

Dos inconvenientes: el primero que es costosa, y, el segundo que requiere mucho tiempo

Posee dos inconvenientes: el primero, que es costosa, y, el segundo que requiere mucho, por lo que se realizara un número limitado de personas.

Hay que destacar la entrevista a la salida que se realiza a los trabajadores que abandonan la organización. Con esta entrevista se busca obtener información sobre si las expectativas del empleado eran muy distintas de lo que realmente encontró en su puesto de trabajo, información sobre lo que piensa de su salario, formación, los motivos de su marcha, entre otros.

 CUESTIONARIOS: técnica muy utilizada. Sirve para recabar por escrito datos pertinentes al problema que analiza el investigador. Se consigue una descripción más precisa del estado real de la situación del personal en una organización. Entre sus ventajas se cuenta utilizar menos tiempo que la entrevista y que suele ser más sincera y fiable.

 ANALISIS DE REGISTRO: Estos análisis sirven para asegurarse de que se cumple con las políticas de la compañía al mismo tiempo que con ciertos aspectos legales. Se puede obtener información sobre diferentes aspectos: datos sobre el número de accidentes de trabajo durante un periodo, cómo evoluciona el número de quejas de los empleados, cual es la tasa de

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