AUDITORIA EN PLAZA VEA

Breve Reseña

SPSA inició sus operaciones con el nombre de Supermercados Santa Isabel S.A. en 1993, cuando la cadena de supermercados chilena Santa Isabel adquirió los supermercados que pertenecían a la empresa peruana Scala. La cadena creció durante la década de los noventa mediante la adquisición de las cadenas Mass y Top Market, y el arrendamiento del supermercado San Jorge. Gracias a estas adquisiciones, Santa Isabel se consolidó como la segunda cadena de supermercados en el Perú. En 1997, los accionistas principales de la casa matriz de la compañía transfirieron el 37% de su empresa a la firma Velox Retail Holdings, que en ese momento operaba 180 supermercados en Durante los años 2004 y 2005, la estrategia de la empresa se basó en la remodelación y conversión de sus tiendas a Plaza Vea y a su nueva marca Vivanda con la finalidad de incrementar las ventas por metro cuadrado.

En Agosto del 2006, la Junta General de Accionistas de IFH Perú Ltd. Aprobó un plan de reorganización corporativa que concluyó en enero del 2007 con la creación de 4 empresas subsidiarias que actuarán como Holding de las operaciones del grupo en sus principales líneas de negocios, es así que Intergroup Financial Services Corp., maneja los negocios financieros y de seguros (Interbank e Interseguro); IFH Internacional Corp., para los negocios internacionales; IFH Retail Corp., para los negocios minorista; e IFH Strategic Investments, para otras inversiones.

Argentina. En esa fecha, Supermercados Santa Isabel operaba 68 supermercados en Chile, 15 en Perú, 5 en Paraguay y uno en Ecuador. En 1998, el grupo holandés Royal Ahold, tercer minorista del mundo, se convirtió en copropietario de Santa Isabel, y fue incrementando su participación hasta asumir el control total de la empresa en mayo del 2002. Bajo la administración de Ahold, la empresa lanzó exitosamente el formato de hipermercados Plaza Vea. A inicios del año 2003, Ahold tomó la decisión de vender sus operaciones en Sudamérica.

El 11 de diciembre del 2003, el grupo financiero Interbank y el fondo de inversiones Compass Capital Partners Corp adquirieron la totalidad de las acciones de Supermercados Santa Isabel, brindando a la empresa el respaldo financiero y el prestigio necesario para continuar con el proceso de expansión iniciado por Ahold.

• Plaza Vea es la marca de hipermercados y supermercados de la empresa Supermercados Peruanos S.A. perteneciente al prestigioso Grupo Interbank.

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PLAZA VEA

• Somos una empresa 100% peruana que da trabajo a más de 10 mil personas en Lima y provincia, distribuidas entre sus más de 80 tiendas, ¡Y seguimos creciendo!

• Fuimos el primer hipermercado en salir a provincias en el año 2007 lo que nos valió una serie de reconocimientos como el Gran Premio a la Creatividad Empresarial y un Effie de Plata.

• En el 2009 fuimos elegidos como una de las mejores empresas para trabajar en el Perú, ocupamos el puesto 7 en el ranking general de Great Place to work.

• En el 2009 Plaza Vea logra certificación internacional para sus alimentos frescos, es la primera cadena de supermercados del país con certificación HACCP.

• Plaza Vea sigue creciendo por todo el país y se sigue extendiendo.

VISION

Ser la primera opción de compra para todos los peruanos.

MISION

Generar excelentes experiencias de compra para que nuestros clientes regresen y tengan una mejor calidad de vida.

VALORES

Trabaja en Equipo.

Ordenado y Honesto.

Muy trabajador.

Actitud Innovadora.

Servicial.

MARCAS PROPIAS

Bell’s es una línea especializada en abarrotes. Así, encontramos desde aceites para cocina, mermeladas y conservas de pescado, hasta huevos y panetones. Es la marca emblemática de Supermercados Peruanos y se distingue por ofrecer una propuesta de precio bajo a la mejor calidad.

La Florencia es una línea especializada en productos frescos, orientada a quesos y fiambres, así como a lácteos y congelados, por lo que podemos encontrar yogurt, salchichas, jamones, jamonadas, queso fresco, entre otros. Esta marca ofrece al cliente calidad y variedad.

Nube se especializa en ofrecer productos en las categorías de limpieza y cuidado personal enfocándose en papelería (papel higiénico, papel toalla, entre otros) y cuidado del bebe (pañales). Esta marca no sólo brinda variedad, sino también calidad y cubre todos los segmentos y necesidades del consumidor.

Forzacan es la nueva línea de alimento y accesorios para perros. Está destinada a cubrir las necesidades de precio-calidad contra las otras marcas que se ofrecen en el mercado.

Boreal está presente en el rubro Limpieza como marca de igual o mejor calidad de las líderes del mercado. Podemos encontrar desde jabones líquidos para lavar los utensilios de la cocina, hasta lavavajillas, suavizantes, entre otros.

La Campesina Holandesa es una línea especializada en embutidos finos y de gran calidad. Está dirigida a aquellas personas que gustan de lo sofisticado y especial en su vida diaria y reuniones especiales.

Wawita: Selecta línea de verduras baby dirigida a clientes que buscan un producto diferenciador y exclusivo. Esta marca toma lo mejor del campo para aprovechar el sabor y textura de los vegetales en desarrollo, logrando así un producto inigualable.

Element es una marca dirigida a hombres, mujeres y niños que ofrece productos que suplen las necesidades básicas en vestimenta.

EXCELENTES SOLUCIONES

SOLUCIONES EMPRESARIALES

• Centralizar compras y simplificar procesos administrativos.

• Generar ahorros y eficiencias en compras por volumen.

• Incrementar ventas fidelizando y captando nuevos clientes.

• Recompensar a tu fuerza de ventas.

• Incentivar a tus colaboradores.

• Otorgar paquetes de escolaridad.

• Obsequiar juguetes en Navidad.

• Repartir canastas y aguinaldos.

PILARES CULTURALES

• LA MEJOR VARIEDAD:

Contamos con un amplio surtido de FOOD (abarrotes, cuidado personal, limpieza, bebidas, carnes, frutas, verduras, quesos, embutidos, panadería, comida preparada) y NON FOOD(electrodomésticos, bazar, mundo bebe, mascotas, textil).

• LA MÁXIMA CALIDAD:

El cuidado exhaustivo de nuestra amplia gama de productos, tanto en perecibles como en abarrotes pasando por textil y electro, es una preocupación constante para con nuestros clientes. Contamos con la certificación

• PRECIOS MÁS BAJOS:

Estamos decididos a generar ahorro a nuestros clientes a través de una política de precios bajos, transfiriendo al consumidor todas las eficiencias logradas en nuestros procesos con el objetivo de seguir contribuyendo a mejorar la calidad de vida de todos los peruanos.

• PROMOCIONES:

Contamos con un abanico de promociones ya conocidas por nuestros clientes como Quinceahorro, Compra Gigante, Sale Fresquito, el 2do con 70%, Fin de Semana de Ahorro, Especiales de Ofertas, Días Rojos; y otras promociones lúdicas como sorteos y premios instantáneos.

• TODO EN UN SOLO LUGAR:

Variedad de locatarios y servicios para que nuestros clientes encuentren todo lo que necesitan como Banco Interbank con horario extendido, Lavandería, Óptica, Revelado de Fotos, Restaurante, Farmacias, entre otros.

FORMATOS

HIPERMERCADOS PLAZA VEA

Cuenta con 38 tiendas bajo el formato hipermercado y con 12 tiendas bajo el formato de supermercado

En el año 2007, se empezó abrir sucursales en provincias, teniendo hoy por hoy tiendas en Piura, Chiclayo, Trujillo, Chimbote, Huancayo, Ica, Arequipa, Juliaca, Huánuco, Cajamarca, Cusco, Sullana y Tacna.

SUPERMERCADOS PLAZA VEA SUPER

Es la línea de supermercados de la marca Plaza Vea en locales generalmente más pequeños, usualmente en los que operaba Santa Isabel, el cual se fue convirtiendo en Plaza Vea, en la actualidad tiene 8 supermercados en este formato.

TIENDAS PLAZA VEA EXPRESS

El Formato de Tiendas Plaza Vea express, comenzó en abril del año 2001 (Como Minisol) con el local de Chosica, a la fecha se cuenta con 2 locales bajo este formato, los cuales han sido remodelados y relanzados, a la vez que se cambió su nombre de Minisol a Mass, marca introducida a principios del 2006,y a partir del 2013 cambia su nombre a Plaza Vea express.

Este formato se caracteriza por estar enfocado hacia compras puntuales, de bajo precio y rápidas de un número reducido de ítems, que compiten con bodegas y mercados de barrio. Es un formato austero pero siempre preocupado en la atención a sus clientes, por este motivo y para complacerlos en el año 2006 se introduce la marca propia Mass, lo que nos permite ofrecer productos de calidad a precios más bajos que los de la competencia.

VIVANDA

Supermercados Vivanda es un formato Premium, orientado a los segmentos económicos A y B. Es la segunda marca en importancia de Supermercados Peruanos

Fue lanzada en Septiembre del 2005, caracterizado por tener productos siempre frescos, contar con expertos en tienda, tener un layout innovador y ofrecerle al cliente una experiencia de compra gratificante. Cuenta con 8 tiendas, ubicadas en los distritos de San Isidro, Surco, La Molina, Miraflores y Magdalena.

ECONOMAX

Economax era un formato innovador que se caracteriza por tener precios bajos todos los días “everyday low price”. Está dirigido a las amas de casa tradicionales, que realizan sus compras a diario en el mercado, dedicadas a su hogar y que buscan el bienestar de su familia.

El primer Economax abrió el 01 de Marzo del 2011 con sede en La Victoria. En mayo de ese año se abrió el segundo local en Chaclacayo y en julio dos tiendas más, en Los Olivos, San Juan de Lurigancho y en San Miguel. Por no superar las expectativas de la empresa y con la nueva administración, se decide no continuar con el formato de Economax y estas tiendas ahora son PlazaVea y PlazaVea Super.

Nuestra gente

Ingredientes

> Compromiso con nuestros colaboradores

> Orgullo

> Credibilidad

Preparación

Enfocamos nuestros esfuerzos a potenciar las relaciones entre: los Colaboradores y sus Jefes, los Colaboradores y la Compañía, y los Colaboradores entre sí. De esta manera, fomentamos e impulsamos el liderazgo traducido en credibilidad e imparcialidad; el respeto hacia la persona, preocupándonos por su salud, su desarrollo profesional y su familia; y el trabajo en equipo, que refleja un sentimiento de familia en cada una de nuestras tiendas y áreas. Bajo estas premisas estratégicas estructuramos una serie de actividades específicas que trabajan cada uno de estos pilares.

Resultado

Fuimos reconocidos con el puesto número 7 como una de las mejores empresas

para trabajar en el Perú, para nosotros es esencial mantener un clima laboral que propicie el bienestar y desarrollo de nuestra gente

Un gran lugar para Trabajar

En el 2009 nos ubicamos en el puesto 7 del ranking “Las 30 mejores empresas para trabajar

en el Perú”, reconocimiento otorgado por el Instituto Internacional Great Place to Work.

Además obtuvimos nuevamente el premio especial “Empresa grande con buen Clima Laboral”, siendo la compañía más grande de la lista con más 10,000 empleados. El principal objetivo de esta evaluación es conocer el nivel de satisfacción de nuestros trabajadores, detectar oportunidades de mejora y generar un plan de acción para

convertirlas en fortalezas, fomentando siempre una cultura de respeto sincero orientada en las personas.

La empresa no solo facilita la flexibilidad de horario que necesitan los colaboradores que

estudian, además ha firmado convenios para que sus colaboradores accedan, a precios especiales,

a varias universidades del país.

Responsabilidad Social

Donación de Mercadería:

Supermercados Peruanos a través de la práctica de responsabilidad social denominada

“donación de mercadería” beneficia a los niños del Hogar Clínica San Juan de Dios. En el

2009 se estableció un sistema de donaciones de productos no comestibles. Artículos de

bazar, hogar, juguetería y textil son donados regularmente. Todos estos productos son

recibidos por el Hogar Clínica San Juan de Dios de Lima y provincias para ser utilizados en sus

diversos servicios. Estas donaciones son valoradas por los compañeros de tienda, por la empresa en general

y por los Hermanos de la congregación de San Juan de Dios, que en agradecimiento reconocen a las tiendas de mayor donación con un desayuno.

Recolección de donaciones a través del redondeo

de vuelto de clientes:

Gracias a la donación de vueltos de nuestros clientes en todos los locales de Plaza Vea y

Vivanda, contribuimos con la comunidad. En el 2009 recaudamos donaciones de nuestros clientes por un valor total de 751 mil nuevos soles. La recaudación de vuelto es una práctica de responsabilidad social que no tiene beneficio

tributario para Supermercados Peruanos y es auditado por las instituciones beneficiarias.

Supermercados Peruanos transfiere a las cuentas de las instituciones el fondo recaudado

mensualmente.

La magia del servicio

Dentro de nuestros objetivos principales del 2009 tuvimos el gran reto de mejorar el nivel

de satisfacción al cliente en la compañía y empezamos desarrollando el programa de capacitación “La Magia del Servicio”. Un programa de capacitación en tiendas lideradas por nuestros gerentes de tienda como principales formadores. En este año 2009 se capacitaron a mas de 8000 colaboradores a través de 8 módulos especializados en servicio al cliente que nos permitió dar inicio a una nueva etapa en el servicio. Del mismo modo con el fin de consolidara un más la magia del servicio se incorporó dentro de nuestro organigrama de operaciones entiendas el puesto de supervisoras de servicios, logrando como equipo unificar conceptos deservicio, elevar nuestro nivel de satisfacción al cliente, incentivar la cultura de servicio y lograr potenciar la experiencia de compra de nuestros clientes en Supermercados Peruanos.

Calidad

ingredientes

> Excelencia en la atención

> Calidad en nuestros porductos

> Compromiso y pasión de colaboradores

preparación

Somos una empresa peruana trabajando para peruanos. Estamos comprometidos con todos nuestros clientes y le brindamos siempre productos con los más altos estándares de calidad.

Por esto trabajamos duro en mantener un sistema de seguridad alimentaria cuidando todos los procesos de producción y/o tratamiento de alimentos como: panadería, pastelería, comidas preparadas, fiambres, lácteos, carnes, pescados, frutas y verduras.

resultado

La certificación HACCP garantiza a nuestros consumidores la eliminación de cualquier riesgo de contaminación de los alimentos suministrados y la garantía de frescura de nuestros productos perecibles, es por eso que hoy en día somos la empresa líder en el

rubro de los Supermercados. calidad contamos con el más alto nivel

de compromiso en materia de seguridad alimentaria

Certificación HACCP

Durante el año 2009 Supermercados Peruanos cursó con éxito la auditoría de mantenimiento de la certificación HACCP (Hazard Analisis and Critical

Control Points). Esta certificación demuestra el más alto nivel de compromiso de una empresa en materia de seguridad alimentaria. De esta manera,

Supermercados Peruanos continua siendo uno de los pocos retailers del mundo en contar con esta distinción en todos sus procesos de producción y/o tratamiento de alimentos como: panadería, pastelería, comidas preparadas, fiambres, lácteos, carnes, pescados, frutas y verduras.

El Sistema HACCP fue desarrollado por la compañía Pillsbury en USA a finales de la década de 1960 para el programa especial de la NASA.

Posteriormente, fue aceptado y adaptado por organismos tan importantes con OMS, FAO, FDA y USDA. En la actualidad es un sistema aceptado

mundialmente.

Este efectivo sistema permite brindar alimentos seguros al consumidor, esto quiere decir sin riesgo de afectar su salud por agentes físicos, químicos o microbiológicos, gracias a un adecuado manejo y respeto de parámetros de control. El sistema abarca el aseguramiento de la calidad de proveedores e insumos, así como de todas las etapas de la producción, manipulación y exhibición de los alimentos.

De este modo, se reducen los reclamos y se incrementa la satisfacción de los clientes.

En tanto que, internamente HACCP permite estandarizar procesos y crear una cultura de

calidad y orden que favorece al mejor desempeño de los procesos de tratamiento y producción, lo que a su vez garantiza la trazabilidad de nuestras operaciones ante cualquier contingencia.

Re Certificación ISO 9001 en Infraestructura F. R e Certificación ISO 9001

Durante el año 2009 Supermercados Peruanos cursó con éxito la auditoría de recertificación ISO 9001 al Sistema de Gestión de Calidad conformado

por los siguientes procesos:

• Auditoría de Calidad de Perecibles en Tienda

• Aseguramiento de la Calidad de Perecibles en Centros de Distribución

• Selección y Control de Calidad de Proveedores de Perecibles Procesados

• Análisis en Laboratorio de Productos, Ambientes, Superficies y Manipuladores

• Control y Auditoría de Inventarios

• Auditoría Interna Empresarial

Para los formatos Plaza Vea, Plaza Vea Super y Vivanda

La auditoría, a cargo de la compañía SGS, permitió renovar la certificación obtenida en el año 2006 y se logró con cero no conformidades por tercer año consecutivo. Este resultado reafirma que Supermercados Peruanos, cuenta con procesos claramente definidos y estandarizados y que son medidos permanentemente con fines de mejora.

La Gerencia de Desarrollo e Infraestructura (GDI) cerró la gestión del año 2009 con la construcción de 10 tiendas nuevas y 1 ampliación y remodelación, aportando un

crecimiento de 36,397 m2 de sala de ventas cumpliendo con los objetivos establecidos para el área apoyados en el Sistema de Gestión de Calidad.

El Sistema de Gestión implementado desde el 2008, nos ha permitido estandarizar procesos tales como:

• Diseño y elaboración de layout con la aprobación de las áreas involucradas, estandarizando el plazo.

• Estandarización de equipamiento y acabados con el Máster de Infraestructura facilitando las labores de compras, diseño e implementación en obra.

• Proceso de compras con criterios como calificaciones previas a los proveedores y comparación de propuestas a fin de determinar la mejor opción para la operación de la tienda;

• Gerencia de obras donde se realiza seguimiento al cumplimiento de plazos, costos y criterios de calidad durante la ejecución de la obra,

• Seguimiento de indicadores claves de nuestros principales procesos para facilitar la toma de decisiones

• Gestión de los reclamos realizados por el cliente, entre otros.

NUESTROS PRINCIPALES LOGROS EN EL 2009

La Certificación ISO 9001 es un reconocimiento que se entrega aquellas empresas que son capaces de demostrar el cumplimiento de los estándares internacionales de calidad según normas creadas por la Organización Internacional de Estandarización, con sede en Ginebra Suiza, la misma que se encuentra amparada por más de 150 países en el mundo. Siendo que este reconocimiento alcanza a los procesos de control y auditoría de la compañía, nos es posible afirmar que nuestro sistema de control de procesos y productos cumple con exigentes criterios de calidad, lo que nos da una

ventaja competitiva importante dentro del mercado Peruano, al ser los únicos en nuestro rubro en contar con este sello internacional.

La Certificación ISO 9001 en la Gerencia de Desarrollo e Infraestructura la

convierte en la única área encargada de la expansión de un retail en el mundo con esta distinción.

Así mismo, como consecuencia de que el sistema de Gestión de Calidad se encuentra basado en la mejora continua hemos logrado consolidar durante el 2009 otros procesos como: aseguramiento de calidad en obra es decir verificación de la ejecución de protocolos de pruebas y calidad de materiales, entrega de documentación de

Calidad al cliente a fin de formalizar la entrega de obra y sistemas instalados por Infraestructura y finalmente, retroalimentación de fin de proyecto

con la Supervisión y con el Cliente para identificar los aspectos en los que debemos enfocarnos para mejorar en los próximos proyectos.

Un hecho importante a resaltar durante el 2009 es la Auditoría Externa de Seguimiento llevado a cabo por SGS del Perú para el alcance de Búsqueda de Terrenos y Evaluación Económica y Financiera de Proyectos, Diseño Arquitectónico, Planificación y Coordinación de Obras de Infraestructura para Supermercados Peruanos S.A., en el que se obtuvo como resultado Cero No Conformidades. De esta manera, en el 2010 el área de Infraestructura tiene un importante reto: Asegurar el crecimiento de Supermercados Peruanos con los estándares de calidad alcanzados a fin de mantener e incrementar

la satisfacción de los clientes.

CASO: INFORME FINAL DE UNA AUDITORIA INTERNA REALIZADA EN FEBBRERO EN EL AREA DE TESORERIA EMPRESA PLAZA VEA 2014

INFORME DE AUDITORÍA INTERNA # 03-14

Fecha:

07 de Febrero 2014

Tema: Faltante Plaza Vea Sullana Mall

A:

Marcelo Córdova

Cc: Andres Zolezzi Labra

Vlado Thompson

Augusto Rey

Fabián Saca

Luis Rosado

Carlos Asín

Raúl Sernaque

Aprobado por: Ingrid Reymer

Elaborado por: Emma Magallanes

Revisado por: Mariella Alcalde

DETALLE DE LOS HECHOS

El día 11 de Enero, el gerente de tienda, Raúl Sernaque Armas, nos informó, vía correo electrónico, acerca de un faltante en la tesorería de Plaza Vea Sullana Mall, por el importe de S/. 3,715.00.

Con la finalidad de verificar el importe faltante, efectuar el análisis de lo acontecido, y definir responsabilidades, el 22 de enero nos apersonamos a la tienda y realizamos el arqueo, en presencia de la jefa de cajas - Ingrid Carbajal Sánchez (Jefa de cajas de esta tienda desde la apertura, el día 29 de Noviembre del 2013).

Al finalizar el arqueo, encontramos la siguiente diferencia:

Arqueo de Tesorería

Saldo del día anterior (21.01.2014) S/. 177,792.24

Billetes y monedas S/. 169,480.80

Fondos S/. 3,600.00

Préstamos S/. 1,000.00

Devoluciones S/. 0.00

Total General Arqueado S/. 174,080.80

Faltante S/. -3,711.44

Luego verificamos el cuaderno de depósitos y préstamos, los formatos de entrega de fondos, los arqueos de armario diario y semanal.

DEL CUADERNO DE DEPÓSITO DE SOBRES:

Observamos incumplimientos de los procedimientos de control de cajas:

• Retrasos en los depósitos de dinero (billetes) por préstamos de cambio de sencillo (Tesorería), evidenciado por los montos de los depósitos realizados la jefa de cajas, Ingrid Carbajal, mayores a S/.5,000 , en los siguientes días y horas:

13 de enero, a las 23:38, S/.20,000

16 de enero, a las 13:05, S/.17,000

20 de enero, a las 00:02, S/.30,000

Incumpliendo el procedimiento 3.16 del GTA MC020 Manual de Tesorería

Ver anexo 2

• Acumulación de más de 02 sobres de seguridad, por los siguientes supervisores de cajas :

Silvia Cuenca (cesada)

- 17 diciembre, a las 23:47, depositó 04 sobres por la suma de S/.21, 000

Edwin Medina

- 12 diciembre, a las 22:36, depositó 05 sobres por la suma de S/.18, 650

- 24 diciembre, a las 21:25, depositó 05 sobres por la suma de S/.25, 900

Incumpliendo el procedimiento 3.11 del GTA PD068 Retiros Parciales

Cabe señalar que los montos de los depósitos de 6 de los 14 sobres de seguridad revisados fueron mayores a los S/.5, 000 (Ver anexo 3).

• Registros incompletos de los depósitos de dinero en la caja de transferencia. Observamos el registro de un sobre de depósito con el monto de S/.6, 000 con la fecha: 17 diciembre, y la hora 22:36, que no incluye el nombre, apellido, ni la firma del supervisor que realizó el depósito; sin embargo, el registro incluye la firma del APP, Diana Niño.

Asimismo, identificamos que el depósito del retiro de dinero de la caja 09, realizado por el supervisor de cajas, Edwin Medina, el día 27de diciembre, a las 16:53 horas (S/.4, 100), no registra la hora de depósito, pero incluye la firma del APP, Teresa Ubilluz. De acuerdo a lo manifestado por la jefa de cajas, Ingrid Carbajal, el monto retirado fue depositado al día siguiente (28 de diciembre) por Edwin Medina, quien le sustentó el hecho indicando que se olvidó el sobre en su canguro.

Incumpliendo el procedimiento 3.13 del GTA PD068 Retiros Parciales

Ver anexo 4

DE LOS CUADRES DE ARMARIO

• No observamos los formatos de los arqueos de armario diarios, correspondientes a los días del 29 de noviembre 2013 (apertura de la tienda) al 10 de enero 2014. Estos debieron de ser realizados en los turnos de apertura, cambio de turno y cierre de tienda por los supervisores de cajas y/o jefa de cajas. Sólo, observamos los formatos correspondientes a los día del 11 al 22 de enero 2014. Asimismo, no observamos los formatos de los arqueos de armario semanales, realizados por la jefa de cajas, desde la apertura de tienda a la fecha. Incumpliendo las políticas 2.2 y 2.4 del GTA MC020 Manual de Tesorería.

DEL INGRESO DE FEBLE Y REMITO

• El día 14 de diciembre del 2013 no se registró el feble correspondiente a S/. 20,850.00 en el sistema de tesorería.

• El día 12 de diciembre del 2013 no se registró el remito correspondiente a S/78,000.00 en el sistema de tesorería.

Dichos procedimientos fueron incumplidos por la jefa de cajas, Ingrid Carbajal, quien en esas fechas estaba realizaba las funciones de tesorería. Ver anexo 5.

De acuerdo a la manifestación de la jefa de cajas, Ingrid Carbajal, el día 14 de diciembre no realizó el arqueo de armario a la apertura de tienda, no verificó el monto del feble recibido, y mezcló el dinero (sin contarlo) que ingresó del feble con el dinero del armario.

Incumpliendo las políticas 3.22 y 3.28 del GTA MC020 Manual de Tesorería.

DE LA REVISIÓN DE AUTORIZADORES DE CAJAS ACTIVOS

Observamos que la jefa de cajas, Ingrid Carbajal, no solicitó al área de Sistemas (Mesa de Ayuda) la desactivación del autorizador, que fue asignado a la supervisora de cajas, Silvia Cuenca Castillo, con fecha de cese el 10.12.2013. Ver anexo 6.

Incumpliendo la política 3.12, del procedimiento GTA–PD071 Emisión, Activación y Desactivación de Autorizadores.

DE LAS ENTREVISTAS A LOS INVOLUCRADOS

Asimismo, revisamos las declaraciones levantadas por el personal de prevención de pérdidas a las personas involucradas, resaltando lo siguiente:

• Ingrid Carbajal Sánchez, jefa de cajas, declaró:

- Se enteró por un correo enviado por la Srta. Patricia Rodriguez del Área Tesorería Central, informando sobre un faltante de ingreso de Feble de 20,850.00 del 14.12.2013 y un remito por S./78,000.00 del día 12.12.2013.

- Indica que no los ingresó porque ya había pasado la fecha y tomó la opción considerar el remito como bóveda y el feble como sencillo, ya que estaba enfocada en el tema del envió de las ventas porque estaba retrasada.

- Indica que entre los cajeros realizan el cambio del sencillo, el cual sabe que no está permitido.

- Indica que hay casos de malos cobros que realizan al no ingresar la tarjeta y pasarlo como efectivo asumiendo que ya se hizo el descargo de la tarjeta. Una cajera le hizo mención que al parecer ella en vez de cobrar el monto que debería ser, lo dio como vuelto.

- Indica qué el cuadre en su totalidad debería realizarse en tesorería, pero en algunos casos debido a que el supervisor se encuentra solo lo realiza en el módulo del servicio al cliente en presencia del cajero.

- Acepta responsabilidad por no comunicar oportunamente al gerente de tienda.

• José Luis Gálvez, supervisor de cajas, declaró:

- Indica que no realizan ingreso de feble al sistema; ya que esas funciones de Tesorería las realiza la jefa de cajas.

- Indica que sus funciones son verificar el funcionamiento de las cajeras, cuadrar las cajas y verificar el lineal (No realiza funciones de tesorería).

- Indica que las cajeras cuadran caja en el área de servicio al cliente.

- Indica que el dinero que dejan en el modulo del servicio al cliente lo abren todos los cajeros, cuando debería tener llave y solo manejarlo la jefa y los supervisores.

• Cindy Alburqueque Burgos, Cajera -Training para supervisora, declaró:

- Indica que el día 24.12.2013, casi todo el personal no conto su dinero en el módulo de servicio al cliente; solo guardaron el dinero y suponen que el supervisor lo subiría a tesorería y después de 4 días les comunicaron que tenían faltante y sobrantes a varios cajeros.

- Indica que realiza arqueos a algunos de sus compañeros y que otras compañeras también lo realizan, escogidas por la jefa de cajas.

- Indica que después de realizar el cuadre en servicio al cliente dejan el dinero en un cajón del mismo módulo que es vulnerable; porque la mayoría del personal ingresa a ese punto.

• Omayra Trelles, cajera, declaró:

- Indica que presentó un faltante por S. /200, el 05/01/2014.

- Indica que el día que presento el faltante le hizo el cuadre de caja Cindy Alburqueque (cajera con 3 meses).

- Indica que al realizar el arqueo de caja, no le entregan el monto real a cuadrar.

- Indica que se presentan muchos faltantes de dinero en tienda, debido a que realizan los cuadres en el módulo de servicio al cliente, donde todos ingresan al módulo cuando debería ser en tesorería.

DEL PROCESO DE INVESTIGACIÓN

Se hace mención del personal que también presento faltantes de dinero los días del 22 al 29 Diciembre del 2013 y las diferencias presentadas el 2014.

• Mauricio Sánchez 24.12.2013; S/400.90

• Ramírez Alburqueque Karen 22 y 28.12.2013; S/99.55 y S/100.45

• Quintana Culquicondor Macarena 22.12.2013; S/240.75

• Valdez Lozada Jackeline 29.12.2013; S/199.90

• Omayra Trelles 05.01.2014; S/188.55

• Rosa Correa 12 y 13.01.2014; S/96.20 y S/101.45

Revisamos las grabaciones de video, de los días 28.12.2013 a la fecha, observando personas ajenas a las funciones de tesorería y cajas en la tesorería. De acuerdo a la manifestación del personal de seguridad, aquellas personas son ex personal de cajas , a quienes se les observa en ropa de calle y conversando con la jefa de cajas, Ingrid Carbajal, y algunos JOT, que ingresan para apurar a los supervisores para el cierre total de la tienda.

Asimismo, observamos que los supervisores de cajas dejan por momentos la tesorería con la bóveda abierta. Generalmente, esto lo observamos, cuando ellos retiran el dinero para los fondos de cajas.

Cabe mencionar que no se cuenta con la manifestación del supervisor Edwin Medina ya que se encontraba de descanso.

Además, no se pudo revisar los videos de la primera quincena de Diciembre, debido a que el sistema no lo permite.

CONCLUSIONES

El incumplimiento de los controles internos, establecidos para los procesos de tesorería, por parte de la jefa de cajas, Ingrid Carbajal, y los supervisores de cajas, Edwin Medina y José Luis Gálvez, originaron la ocurrencia del faltante de dinero por S/.3,711.44.

RECOMENDACIONES

1. Descontar el faltante de S/.3,711.44 a la jefa de cajas, Ingrid Carbajal y a los supervisores de cajas, Edwin Medina y Jose Luis Gálvez.

2. Proceder conforme al Reglamento Interno de Trabajo, inciso “l” y “o”, del Artículo 79 “Incurrir en negligencia o ineficiencia en el trabajo”; y el Articulo 67, Inciso 12 “Dar cumplimiento a todas las disposiciones que normen el uso y la protección de los bienes de la empresa, o de aquellos que se encuentren bajo custodia del colaborador”, 40 “efectuar acciones que atenten contra la transparencia de la gestión, según corresponda, con:

• La jefa de cajas, Ingrid Carbajal Sanchez, por: permitir ingreso de personal no autorizado a la tesorería, no comunicar oportunamente las anomalías detectadas, permitir realizar parcialmente el cuadre de cajeros fuera de la tesorería, no realizar los arqueos de armario, ni verificar ni registrar el feble y remito, y por el inadecuado depósito de sobres, conforme a lo establecido en el GTA-MC020 Manual de Tesorería, políticas 2.1, 2.2, 2.4, 3.1, 3.16, 3.22 y 3.28. Asimismo, por no solicitar la baja del autorizador de la supervisora cesada, Silvia Cuenca, incumpliendo el procedimiento GTA–PD071 Emisión, Activación y Desactivación de Autorizadores, política 3.12.

• Los supervisores de cajas, Edwin Medina y José Luis Gálvez por no realizar los arqueos de armario, conforme a lo establecido en el GTA-MC020 Manual de Tesorería, políticas 2.2, 2.4 y 3.1. Adicionalmente, considerar para el supervisor, Edwin Medina, el incumplimiento del procedimiento GTA–PD068 Retiros Parciales, políticas 3.11 y 3.16 por el inadecuado depósito de sobres de seguridad.

3. El cuadre de cajeros debe ser realizado sólo en el área de tesorería. La ejecución de este proceso en áreas sin controles de seguridad adecuados posibilita pérdidas o robos de dinero.

4. Reforzar, al personal de prevención de pérdidas, las funciones relacionadas a los depósitos de dinero en la caja de transferencia, principalmente en lo referente al registro de los depósitos en el cuaderno de control, y a la comunicación oportuna de incidencias y/o irregularidades al gerente de tienda y jefe de seguridad.

5. Reforzar al responsable de la custodia de la tesorería, la prohibición del ingreso y permanencia de personal no autorizado y/o ajeno a las funciones de cajas y tesorería.

6. Capacitar a todo el personal de cajas y sobre todo al personal que realice funciones de Tesorería, sobre los procedimientos y funciones que les corresponden, con la finalidad de evitar faltas o errores por acción u omisión.

ANEXO 1: ARQUEO DE TESORERÍA AL 22.01.2014

SALDO DEL SISTEMA AL 21.01.2014

ANEXO 2: CUADERNO DE DEPÓSITOS 13.01.14 (DEPOSITO DE BILLETES DE TESORERÍA)

Cuaderno de depósito 16.01.2014

Cuaderno de depósito 20.01.2014

Anexo 3: Acumulación de sobres

Cuaderno de depósito día 12.12.13

Cuaderno de depósito día 17.12.13

Cuaderno de depósito día 24.12.13

Anexo 4: Cuaderno de depósito día: 17.12.2013

Cuaderno de depósito día: 27.12.2013

Anexo 5: Feble y Remito no registrados

Anexo 6: Registro de correspondencia de autorizadores

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