NO | Actividades | Frecuencia |
1 | CONTROL DE ASISTENCIA - Imprimir el formato de registro de asistencia semanal
- Recibir las llamadas e el móvil d ela empresa
- Registrar las llamadas en el formato pre-establecido
- Enviar el formato para cada firma, a través del coordinador de servicios.
- Archivar los formatos semanalmente, agrupándolos por mes , indicando en la portada el mes y el año de dicho grupo.
| DIARIAMENTE |
2 | ELABORACIÒN DE NOMINAS - Revisar las incidencias de asistencia, como retardos, faltas o incapacidades registradas durante la semana inmediata anterior a realización de la nomina.
- Elaborar las tablas de horas extras correspondiente a la nomina semanal, donde se indicaran horas extras laboradas por los empleados , detallando si hay alguna anormalidad en los horarios , los cuales deberán coincidir con la lista de asistencia en fecha y tiempo.
- Llenado de la hoja de calculo que indica las incidencias registradas en la semana inmediata anterior, donde se colocara cualquier anomalía surgida de horas extras, ajuste de comisiones mensuales, bono de presupuesto mensual, bono eventual extraordinario, o cualquier otro que indique la gerencia, surgido de trabajos ajenos a los establecidos pata cada puesto.
- Envió de la tabla de las horas extras y la hoja de calculo de incidencias al departamento de recursos humanos de grupo PROCOMEX SC.
- Recepción de nomina semanal por parte de grupo Procomex SC , al correo predeterminado, donde se anexan los recibos de nomina semanal y la hoja de traspasos, los importantes correspondientes al pago de nomina con cheque deberán, notificarse a la persona encargada de realizar los cheques semanales , para su adecuado cobro.
- Impresión de los recibos de nomina semanal, guardar cada recibo ene el sobre personalizado para enviarlo a cada sucursal atreves del coordinador de servicios, para que sea confirmado.
- Captar los recibos nominales firmados, ordenándolos alfabéticamente de acuerdo a los nombres de las sucursales y crear un archivo, de manera mensual, guardar ese paquete de recibos en el archivo muerto, con una caratula que indique que tipo de recibos en el archivo muerto, con una caratula que indique que tipo de recibos son y a que mes y año pertenecen.
- Respecto a los recibos extraordinarios, como pago del PTU y el aguinaldo, deberá hacerse un archivo independiente que tenga una caratula que indique a cual de las dos situaciones pertenece.
| SEMANALMENTE |
3 | COMPRAS - Identificar las necesidades de compra para la organización, en el aspecto que abarca: papelería, artículos de limpieza, guías para el envió de documentos a grupo Promociones SC y artículos informáticos, y demás productos que se requieran en sucursales u oficinas.
- Cotizar cuando el producto no ha sido comprado antes, con por lo menos 3 posibles proveedores , cuando el proveedor ya fue aprobado antes, re cotizar en cada compra el precio de los productos, si este se disparo o si las condiciones de compras no son las convenientes, se comienza de nuevo el proceso de búsqueda de proveedor, para elegir el proveedor es necesario considerar, el precio mas bajo por un producto con ciertas características , además de que las condiciones de compra sean las mas favorables para la organización sobre todo en los casos de compra a crédito.
- Realizar los pedidos a los proveedores seleccionados, de acuerdo a la periodicidad de compra o cuando sean requeridos por la organización
- Si la compra será de contado, solicitar el importe de la caja chica de oficinas, de lo contrario, al momento de la adquisición corroborar que la factura tenga condiciones de pago: crédito y que tenga enlistados los productos adquiridos, para su adecuado tramite por la persona encargada de pagos a proveedores.
| CUANDO SE SOLICITE |
4 | PAGO A PROVEEDORES - Recibir las facturas a contra-recibo que llegan a oficinas
- Agrupar las facturas pendientes de pago, semanales, quincenales o mensuales en un sobre determinado.
- Los días jueves por las mañanas, enlistar en el formato predeterminado , los gastos a tramitar para el pago semanal, de acuerdo a al condiciones de crédito de cada proveedor.
- Presentar dicho formato al gerente para su aprobación, una vez aprobado el formato será enviado debidamente firmado al departamento d e pagos del grupo Procomex C para que se realice el traspaso correspondiente.
- Una vez aprobado el formato, se podrá realizar los cheques para pago, junto con la `póliza correspondiente , posteriormente se pasan a gerencia para las firmas necesarias.
- Los días lunes se procede a realizar el cambo de los cheques entregarlos o depositarlos según sea el caso en cada proveedor, en el caso d ellos cheques que son depositados, se deberá fotocopiar la ficha, para entregarla al proveedor cuando se pase a cobrar su factura con el contra recibo correspondiente.
- Cuando se cobre factura a contra-recibo , archivarlos en el folder correspondiente.
- Semanalmente enviar al departamento de contabilidad del grupo Procomex SC las pólizas originales, junto con los comprobantes que le sustentan, relacionándolas en el formato correspondiente. Archivando en oficinas las copias de las pólizas y los comprobantes.
- Al cierre de cada mes, enviar al departamento de contabilidad copia de los gastos pendientes de pago para su provisión mensual.
| SEMANALMENTE |
5 | REPORTES - Recepción y revisión diaria de los reportes de venta, relacionándolos con las fichas que sustentan la venta.
- Envió de reportes, los días martes y viernes, donde los días martes abarcaran 3 días (viernes, sábado y lunes) y los días viernes los siguientes 3 (martes, miércoles y jueves) a excepción de los cierres de mes, donde el cierre deberá ser enviado el día hábil inmediato ala fecha de terminación del mes.
- Llevar un control mensual en hoja de calculo por sucursal, para determinar si existe algún faltante o situación anormal en los depósitos diarios , de ser así, notificar al supervisor para acudir ala sucursal correspondiente a realizar la auditoria.
| DIARIAMENTE |
6 | CONTRATOS DE ARRENDAMIENTO - Llevar un control de las fechas en que vencen los contratos de arrendamiento.
- Elaborar los contratos de arrendamiento, actualizando fechas y cobros de renta de acuerdo a los acuerdos entre el gerente y el arrendador.
- Enviar los contratos para las firmas correspondientes, entregando posteriormente una copia al arrendado y archivando el original en el folder correspondiente, llevando un archivo por cada sucursal.
- Notificar al encargado de los pagos, del nuevo importe de renta a pagar en los meses de vigencia del contrato.
| CUANDO SE SOLICITE |
7 | RECURSOS HUMANOS - de acuerdo a los necesidades de personal de la organización colocar anuncios en los medios solicitando al personal requerido, considerando el perfil de cada puesto.
- Recibir las solicitudes de empleo, en oficinas o correo electrónico.
- Concertar citas con los candidatos que cubran el perfil.
- Contratar al personal que cubra el perfil de puesto elegido por la gerencia.
- Realizar el alta para el IMSS, a través del departamento de recursos humanos del grupo Proco mes Sc.
- Elaborar el contrato laboral, de acuerdo a las políticas de la organización.
- En el caso de las renuncias voluntarias, se elabora una carta de renuncia, se firma por el empleado de inmediatamente se realiza la baja para el IMSS, a través del departamento de recursos humanos del grupo Procomex SC.
- Cuando sea el caso de abandono de trabajo, se realiza la baja únicamente si existen 4 faltas injustificadas continuas, al quinto día se inasistencia de acuerdo a la Ley Federal de Trabajo, vigente para el estado de Colima, a reserva de que la Ley sea modificada, se realiza la baja correspondiente.
- El finiquito laboral, se tramitara en la nomina semanal, inmediata posterior a la fecha de renuncia voluntaria.
| CUANDO SE SOLICITE |
