Auditoria Administrativa

DEFINICIONES

CONSISTE EN LA APLICACIÓN DE DIVERSOS PROCEDIMIENTOS, CON EL FIN DE EVALUAR LA EFICIENCIA DE SUS RESULTADOS EN RELACION CON LAS METAS FIJADAS; LOS R.H., FINANCIEROS Y MATERIALES EMPLEADOS; LA ORGANIZACIÓN, UTILIZACION Y COORDINACION DE DICHOS RECURSOS; LOS METODOS Y CONTROLES ESTABLECIDOS Y SU FORMA DE OPERAR.

LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA PERMITE ANALIZAR Y VALORAR LA SITUACION DE UNA ORGANIZACIÓN CON EL PROPOSITO DE PRECISAR EN DONDE ESTA Y HACIA DONDE VA DE ACUERDO A LA ADMINISTRACION ACTUAL; LO CUAL PERMITIRA REVISARLA Y EN SU CASO MODIFICARLA.

LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA SE APLICA CONSIDERANDO DOS FACTORES:

1.-POR TIPO O FIGURA:

FUNDACIONES, AGRUPACIONES, ASOCIACIONES, SOCIEDADES, PROGRAMAS, PROYECTOS, COLEGIOS, COMISIONES)

2.-POR LA NATURALEZA DE SU FUNCION SE LES UBICA EN LAS SIGUIENTES AREAS:

(EDUCACION, CULTURA, SALUD Y SEGURIDAD SOCIAL, POLITICA, EMPLEO, ALIMENTACION, DERECHOS HUMANOS)

NECESIDAD DE EVALUACION

SISTEMATICO

Existe UNA FORMA DE RECOGER LA INFORMACION,UNA FORMA DE PROCESARLA Y ANALIZARLA , UN CIERTO CRITERIO PARA OBTENER CONCLUSIONES Y ADOPTAR LAS SOLUCIONES ADECUADAS. SE TRATA DE ADOPTAR UN CIERTO SISTEMA PARA HACERLO

INTEGRAL

LA EMPRESA EN SU TOTALIDAD SERA SOMETIDA A EXAMEN Y REVISION Y SE ESTARA SEGURO DE DETECTAR LAS VERDADERAS CAUSAS DE LOS PROBLEMAS

ANALISIS PERIODICO

A INTERVALOS MAS O MENOS REGULARES DE TIEMPOS SE DEBE EVALUAR LA EMPRESA Y DEDUCIR LA EVOLUCION DE LA MISMA EN EL LAPSO TRANSCURRIDO, ANALIZANDO LOS RESULTADOS OBTENIDOS DE LAS MEDIDAS TOMADAS.

EVALUACIONES DE LA ORGANIZACIÓN

1.- FINANCIERA (SITUACION) : FINANZAS, REGISTROS CONTABLES, ESTADOS FINANCIEROS, IMPUESTOS. 100% OBLIGATORIA

2.-ADMINISTRATIVA: PROCESO ADMINISTRATIVO. OPCIONAL

PROCESO ADMINISTRATIVO

EL CONJUNTO DE FASES O ETAPAS SUCESIVAS A TRAVEZ DE LAS CUALES SE EFECTUA LA ADMINISTRACION QUE SE INTERRELACIONAN Y FORMAN UN PROCESO INTEGRAL.

FASE MECANICA O ESTRUCTURAL

PLANEACION: OBJETIVOS, ESTRATEGIAS, PROPOSITOS, POLITICAS, PROGRAMAS , PRESUPUESTOS, PROCEDIMIENTOS

ORGANIZACIÓN: DIVISION DE TRABAJO, JERARQUIZACION, DEPARTAMENTALIZACION, DESCRIPCION DE FUNCIONES, CORDINACION

FASE DINAMICA U OPERATIVA

DIRECCION O EJECUCION: TOMA DE DECISIONES, INTEGRACION, MOTIVACION, COMUNICACIÓN, SUPERVISION

CONTROL:, ESTABLECIMIENTO DE ESTANDARES, MEDICION, CORRECION, RETROALIMENTACION

AUDITORIA ADMINISTRATIVA

ES EL EXAMEN INTEGRAL (EVALUAR TODA LA ORGANIZACIÓN) O PARCIAL (EVALUAR UN AREA O FUNCION) DE UNA ORGANIZACIÓN CON EL OBJETO DE PRECISAR SU NIVEL DE DESEMPEÑO (REC. HUM.) Y OPORTUNIDADES DE MEJORA.

TIPOS DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA

TOTAL

 AUDITORIA PROCESAL: EL EXAMEN Y EVALUACION DE LOS ELEMENTOS DEL PROCESO ADMINISTRATIVO Y SU PRACTICA EN CADA UNIDAD ORGANICA PARA DETERMINAR SUS FORTALEZAS Y DEBILIDADES Y REALIZAR MEJORAS.

PARCIAL

 AUDITORIA FUNCIONAL: EXAMEN Y EVALUACION DE LOS SISTEMAS FUNCIONALES BASICOS DE UN ORGANISMO SOCIAL (GERENCIA GENERAL, R.H, VENTAS, COMPRAS, MERCADOTECNIA, PRODUCCION) PARA DETERMINAR LA EFECTIVIDAD, SUS SUBFUNCIONES Y DE LOS RESULTADOS.

 ANALITICA: EXAMEN Y EVALUACION DE LOS ELEMENTOS DEL PROCESO (ANALISIS DE SITEMAS Y PROCEDIMIENTOS,ACTIVIDADES, COSTOS, DISEÑO DE PUESTOS, DE ORGANIZACIÓN Y REORGANIZACION) PARA DETERMINAR DEFFICIENCIAS Y REALIZAR MEJORAS

OBJETIVOS

• DE CONTROL: NOS PERMITE EVALUAR EL COMPORTAMIENTO DE LOS INDIVIDUOS DE ACUERDO AL TIPO DE EMPRESA

• DE PRODUCTIVIDAD: SABER CUALES SON LOS RECURSOS PARA UTILIZARLOS Y APROVECHARLOS AL MAXIMO

• DE ORGANIZACIÓN: DETECTAR SI LA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL QUE TIENE ES LA ADECUADA

• DE SERVICIO: CUBRIR LAS NECESIDADES Y EXPECTATIVAS DEL CLIENTE

• DE CALIDAD: SERVICIOS ALTAMENTE COMPETITIVOS QUE SE REFLEJAN EN LA SATISFACCION DE LOS CLIENTES

• DE CAMBIO: ACEPTACION DE LAS EXIGENCIAS DEL MEDIO AMBIENTE

• DE TOMA DE DECISIONES: TOMAR UNA MEJOR ALTERNATIVA LOGRANDO EL ÉXITO DE LA ORGANIZACIÓN

EL OBJETIVO PRIMORDIAL DESCUBRIR DEFICIENCIAS E IRREGULARIDADES EN ALGUNA FUNCÌON DEL ORGANISMO SOCIAL EXAMINADO E INDICAR SUS POSIBLES CORRECCIONES.

EL OBJETIVO BASICO ES AYUDAR A LA DIRECCION SUPERIOR, A FIN DE QUE LOGRE UNA ADMINISTRACION EFICAZ Y EFICIENTE.

LA EFICACIA: GRADO EN EL CUAL LOS RESULTADOS DESEADOS DE UN CENTRO DE RESPONSABILIDAD SON ALCANZADOS REALMENTE.

LA ADMINISTRACION Y LOS ADMINISTRADORES *SE ES EFICAZ CUANDO SE CONSIGUEN LOS OBJETIVOS QUE SE HABIAN FIJADO.

LA EFICIENCIA: ES EL GRADO EN EL CUAL LOS RECURSOS SON USADOS DE MANERA ECONOMICA EN LA GENERACION DE CUALQUIER RESULTADO QUE SE ALCANCE.

*PODEMOS DECIR QUE LA EFICACIA ESTA RELACIONADA CON LOS FINES Y LA EFICIENCIA CON LOS RECURSOS APLICADOS.

COMPLEJIDAD DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA

¿Cuándo DEBE DE HACERSE? CUANDO EL ADMINISTRADOR iDENTIFIQUE QUE ALGO ESTA MAL Y QUE NO ESTA FUNCIONANDO

SINTOMAS: PROBLEMAS: EXCESIVA CARGA DE TRABAJO, DESPERDICIOS, ROTACION DE PERSONAL, TRAMO DE CONTROLES LARGOS, ETC-

¿Quién DEBE REALIAZAR LA AUDITORIA? ADMINISTRADOR, ECONOMISTA Y PERSONAS QUE TENGAN LA FACULTAD Y HABILIDAD PARA REALIZARLA

¿Cómo DEBE DE HACERSE? ATRAVEZ DE FASES O ETAPAS QUE VAN DESDE TRABAJOS PRELIMINARES Y QUE SON UTILES PARA LLEGAR A UN INFORME FINAL DE LA AUDITORIA.

DIFERENCIAS ENTRE AUDITORIA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA

Características Auditoria Financiera Auditoria Administrativa

1.-PROPOSITO Expresa una opinión sobre los estados financieros y determina su manejo Aprecia la calidad d la admón

Calidad tanto individual como colectiva de los Gerentes

2.-ALCANCE Situación financiera Situación administrativa

Factor procesal

Factor analítico

Factor Funcional

3.-ORIENTACION Hacia los estados financieros de la empresa desde el punto de vista retrospectivo Hacia la situación administrativa y operativa del organismo social en el pasado, presente y futuro

4.-MEDICION Los principios de contabilidad generalmente aceptados Los principios de la teoría de la administración

5.-METODO Las normas de auditoria generalmente aceptadas Métodos científicos técnicos de investigación

6.-INTERESADOS Principalmente externos, accionistas, gobierno, acreedores Básicamente internos, la dirección, gerente, supervisión

7.-NECEDIDAD Requerida legalmente Requerida opcionalmente

8.-FRECUENCIA Regular, cuando menos una revisión al año Periódica, se propone un periodo de 1.5 a 2 años.

AUDITORIA INTERNA

UNA FUNCION EVALUADORA INDEPENDIENTE ESTABLECIDA DENTRO DE UNA ORGANIZACIÓN, CON EL FIN DE EXAMINAR Y EVALUAR LAS ACTIVIDADES DE UNA ORGANIZACION.

EL AUDITOR INTERNO ES SELECCIONADO POR LOS DIRECTIVOS, ATENDIENDO A SU CONOCIMIENTO DE LA MISION,OBJETIVOS, FUNCIONES, TOMANDO EN CUENTA HABILIDADES, DESTREZAS, EXPERIENCIAS Y ESTRUCTURA DE PENSAMIENTO

VENTAJAS

 CONOCIMIENTO PROFUNDO DE LA ORGANIZACIÓN

 TENER CONCIENCIA DE LA DINAMICA ORGANIZACIONAL

 PODER IDENTIFICARSE CON EL PERSONAL

 COMPÀRTIR LA CULTURA PREVALECIENTE

 SE ENCUENTRA MENOS RESISTENCIA AL CAMBIO

 ACEPTACION DE LOS PARTICIPANTES

 PERCEPCION DE SENTIRSE APOYADO

 CONOCIMIENTO DE LOS MECANISMOS DE NEGOCIACION INTERNOS

 CONOCIMIENTO DE LA IMAGEN DE LA ORGANIZACION

DESVENTAJAS

 MAYOR SUBJETIVIDAD PARA ANALIZAR A LA ORGANIZACIÓN

 EXCESO DE CONFIANZA EN CUANTO AL EMPLEO DE RECURSO Y TIEMPO DE RESPUESTA

 BUSCAR EL LUCIMIENTO DE PERSONAS

 TENER PREFERENCIAS POR UN AREA DE ESTUDIO, UNIDAD ADMINISTRATIVA O PERSONA

 DAR MAS IMPORTANCIA A LOS MEDIOS QUE A LOS FINES DE ESTUDIO

 NO CONTAR CON UNA VISION COMPLETA DE LAS NECESIDADES DE LA EMPRESA

AUDITORIA EXTERNA

LOS MIEMBROS DE LA FIRMA OFRECEN UN SERVICIO INDEPENDIENTE DE AUDITORIA CON BASE EN UN CONTRATO (TIEMPO, COSTOS, CLAUSULAS, ETC)LA LABOR DEL AUDITOR EXTERNO, PERMITE ABRIR UNA GAMA DE OPCIONES COMPLEMENTARIAS, EN VIRTUD DE QUE POSEE CONOCIMIENTOS Y EXPERIENCIA EN LA METERIA: PORQUE SE LE HA CAPACITADO EN FORMA ESPECIFICA PARA CUMPLIR CON LA FUNCION.

VENTAJAS

 SE CUENTA CON UNA VISION IMPARCIAL DE LA ORGANIZACIÓN

 EXPERIENCIA EN EL CAMPO DE TRABAJO

 DISPONE DEL APOYO DE UN EQUIPO DE TRABAJO ESPECIALIZADO EN LA MATERIA

 INDEPENDENCIA DE CRITERIO PARA FORMULAR OBSERVACIONES

 OBLIGACION CONTRACTUAL DE BRINDAR RESULTADOS CONSISTENTES

 RAPIDO ACCESO A LOS NIVELES DE DECISIÓN

DESVENTAJAS

 RIGIDEZ EXCESIVA AL FORMULAR SUS OBSERVACIONES

 ACTITUD IMPERSONAL ANTE LA DINAMICA DE LA ORGANIZACIÓN

 ENFRENTAR LA RESISTENCIA AL CAMBIO

 QUE LOS INTEGRANTES DE LA ORGANIZACIÓN LO CONSIDEREN AJENO A SU GRUPO

 PRESION POR PARTE DEL PERSONAL ORIGINADO POR SU TEMOR A LO DESCONOCIDO, A LA PERDIDA DE SU EMPLEO

 DEFICIENTE CONOCIMIENTO DE LA CULTURA ORGANIZACIONAL

LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA DEBE TOMAR EN CUENTA LO SIGUIENTE:

1.- SE DEBE ANALIZAR EL CRITERIO

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