Auditoria Administrativa

Auditoria Administrativa:

Concepto e Importancia:

Es una revisión crítica de todos los sistemas y procedimientos utilizados por la organización, para realizar sus actividades y alcanzar sus objetivos con eficiencia.

Por medio de la auditoria administrativa se podrá detectar cualquier procedimiento contraproducente, oneroso o muy lento; al extremo que encarezca o entrabe la fluidez, con que deben realizarse las tareas particulares y la gestión empresarial, considerada como un todo.

La auditoria administrativa resulta en extremo beneficiosa, para toda clase de empresa u organización; puesto que permite a las mismas ejecutar sus labores y alcanzar sus objetivos, con un mínimo de consumo de tiempo, esfuerzos y recursos; así como una mayor eficiencia y productividad.

En la auditoria administrativa se obedece siempre a un postulado valiosísimo; el cual dice que: “siempre existirá una manera más eficiente y económica para hacer las cosas “

La auditoria administrativa, en su más amplio concepto, la auditoria administrativa es una técnica de análisis sistemático, que sirve para evaluar la gestión gerencial, a todos los niveles.

Por extensión, también podemos afirmar que la auditoria administrativa pone en evidencia las áreas de conflicto y los puntos de peligro dentro de la organización auditada; a la vez que suprime desperdicios la pérdida de tiempo y evalúa el grado de efectividad de los sistemas de control internos adoptados.

La auditoria administrativa informa a la dirección de la empresa si sus políticas, sistemas y procedimientos se están cumpliendo a cabalidad.

Por ende, también puede sugerir nuevas ideas, nuevas orientaciones ya que actúa como un medio de evaluación de todas las funciones y métodos de la organización en su conjunto; puesto que proporciona suficiente información, como para evaluar la calidad de la administración de la empresa y juzga el grado de eficiencia de sus gestiones empresariales.

En pocas palabras: la auditoria administrativa evalúa la eficiencia y la habilidad de los ejecutivos para lograr alcanzar las metas propuestas por la organización.

Esta evaluación se logra mediante estudios sectoriales o por áreas; siempre desde el punto de vista administrativo; con lo cual se detectara cualquier deficiencia, de tipo administrativo, u otro tipo de condición desfavorable; a la vez que señalará la base fundamental para aplicar los correctivos más apropiados a cada caso.

En la auditoria administrativa se utilizan cuestionarios similares a los de la auditoría financiera, para descubrir los defectos o situaciones conflictivas dentro de la empresa.

La auditoria administrativa se orienta hacia la evaluación de la capacidad de los ejecutivos para administrar la empresa.

Esto equivale a decir que la auditoria administrativa califica la calidad de la administración de la organización; proporcionando una visión de conjunto de la manera como ha sido manejada la empresa, y si resulta conveniente o necesario introducir modificaciones o correctivos, en procura de maximizar la eficiencia en el futuro.

Por ejemplo:

Una empresa puede marchar perfectamente bien durante algún tiempo y, de repente, comienza a flaquear, y tener diferentes clases de dificultades, tales como:

A. Financiera, por insuficiencia de cobertura de seguros;

B. Mucha rotación de personal;

C. Inadecuada política de compras; y/o

D. Mala administración en general.

Por lo general, la auditoria administrativa no da respuestas, ni soluciones inmediatas a los problemas que descubre, si no que se limita a identificarlos y, en muchos casos, exige investigaciones posteriores más profundas.

La eficacia de la auditoria administrativa guardara siempre proporción con la habilidad que muestre el auditor en la confección de los cuestionarios que utilizara en su trabajo de investigación; a fin de obtener toda la información posible y precisa, como para identificar las políticas administrativas, y los procedimientos; así como la medida en que estas se cumplen.

Muchísimos ejecutivos se preocupan por detectar aquellas áreas administrativas problemáticas, a consecuencia de dificultades, tales como:

A. Gran rotación del personal, con pérdida del adiestramiento;

B. Deficiente investigación de mercado;

C. Demasiados desperdicios;

D. Duplicidad de funciones; y/o,

E. Falta de coordinación de esfuerzos.

Todos estos problemas se detectaran a través de los métodos de investigación que nos proporciona la auditoria administrativa.

Objetivos

El objetivo principal de la auditoria administrativa es la evaluación del grado de eficiencia de la actividad gerencial en la empresa y de la medida en que se están alcanzando las metas y cumpliendo las políticas establecidas: así como también el grado de efectividad de los sistemas, procedimientos y controles, adoptados por la organización.

En pocas palabras la auditoria administrativa mide la efectividad con que se esta manejando la empresa.

También podemos decir que la auditoria administrativa nos ayuda a detectar los “puntos débiles” de las políticas administrativas de la empresa; a fin de ponerles correctivos a tiempo.

Al mismo tiempo, nos permite conocer cuáles son los “puntos fuertes”; con la finalidad de “sacarles el jugo”, y así maximizar las utilidades del negocio.

Esto equivale a decir que la auditoria administrativa, mediante sus investigaciones y análisis, nos permite conocer los “puntos débiles”, para eliminarlos, y los “puntos fuertes”, para aprovecharlos al máximo.

De esta forma la auditoria administrativa nos permite realizar una evaluación integral de toda la organización; puesto que, de paso, nos permite conocer las habilidades, la imaginación y la agresividad de cada uno de los ejecutivos de línea; así como su capacidad para trabajar en equipo y organizadamente, para hacerle frente a las situaciones cambiantes de la dinámica del mundo competitivo moderno, para incrementar la eficiencia operativa.

La auditoria administrativa debe detectare lo antes posible, aquellas funciones que no estén realizando eficientemente, para rectificar a tiempo.

Resulta perfectamente comprensible que, si dentro de alguna estructura organizacional existe alguna actividad, que no se esté realizando en la forma correcta y apropiada; puede llegar a invalidar el resto de la organización.

Por ejemplo: la capacidad administrativa de una empresa cualquiera se puede apreciar a través del grado de eficiencia de los controles interno adoptados por la organización.

Otra medición, sumamente significativa, es la constatación del logro de la meta presupuestada, con los logros alcanzados por la empresa.

Por muy bien seleccionado y entrenada que esté el personal de una empresa, esta no funcionara con eficiencia, si no funciona correctamente el sistema de control interno instalado en dicha empresa.

Esto quiere decir que la alta gerencia debe tener constantemente todo “bajo control”; porque, al perderse tales controles; ya sean operativos o financieros, el desastre resultara inevitable.

Son muchas las eventuales deficiencias, difíciles y hasta imposible de detectar, sin el auxilio de la auditoria administrativa; la cual nos dirá cuáles son esas deficiencias, a fin de suprimirlas y así mejorar la gestión empresarial.

El objetivo principal de la auditoria administrativa, ya lo indicamos, es la detección de las deficiencias administrativas, que pueden existir; así como la precisión de los problemas consiguientes que acarrean, en todas aquellas funciones que se encuentra en etapa de ejecución.

Su meta final, igual que otro tipo de auditoría, será la elaboración de un informe, en el cual se detallaran los problemas detectados, a la vez que se propondrán soluciones a los mismos.

Tal informe se discutirá con la alta gerencia de la empresa auditada y, de común acuerdo, se tomaran las decisiones finales pertinentes; luego de intercambiar ideas y oír opiniones, para aclarar conceptos y lograr la necesaria motivación.

Tal vez esta resulte ser la etapa más delicada de la auditoria administrativa; ya que, necesariamente, habrá que tratar asuntos en extremo delicados y sumamente confidenciales y, tal vez, las soluciones más convenientes no estén al alcance de la capacidad financiera de la empresa.

La discusión oral del informe con la alta gerencia resulta en exceso beneficiosa e indispensable.

En esta oportunidad, el auditor no solamente lograra vender sus ideas a la gerencia sino que también podrá perfeccionar y afinar los términos del informe de auditoría.

Alcance De La Auditoria

La extensión de la auditoria administrativa vendrá determinada por las necesidades de la organización: puede tener un alcance amplio pudiéndose efectuar evaluaciones administrativas u operativas, en todas las áreas funcionales de la empresa, o limitarse solo a una parte de la misma.

En todo caso, la auditoria administrativas debe orientar sus investigaciones desde lo general, a lo particular, es decir que, desde el punto de vista de una visión en conjunto, se concentrara luego en los detalles relevantes.

Sintetizando un poco, podemos afirmar que la auditoria administrativa pude orientarse específicamente hacia los siguientes objetivos:

A. Planificación de la organización.

B. Sistema de contabilidad.

C. Mercadotecnia.

D. Investigación y desarrollo.

E. Producción.

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