Autodiagnostico guia

SECRETARIA DE AGRICULTURA, GANADERIA, DESARROLLO RURAL, PESCA Y ALIMENTACIÓN

SUBSECRETARIA DE DESARROLLO RURAL

DIRECCION GENERAL DE PROGRAMAS REGIONALES Y ORGANIZACIÓN RURAL

AUTODIAGNÓSTICO

PARA

ORGANIZACIONES ECONÓMICAS

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C O N T E N I D O

1. ANTECEDENTES

El proceso de globalización que las organizaciones económicas enfrentan actualmente, representa un reto que las obliga a tomar decisiones trascendentes que afectan no solo a sus integrantes; sino a las familias de los mismos y a quienes colaboran con ellas en forma directa ó indirecta.

La alternativa de permanencia es fortalecerse y adquirir modernos instrumentos para ser más eficientes, con transparencia en su administración, claridad y compromiso de servicio en sus órganos de gobierno,  visión y misión compartida por los socios para conquistar el mercado y brindar una total satisfacción al cliente,  que es el principal motivo de su existencia y permanencia.

Las organizaciones económicas que no entiendan los procesos de cambio que hay en su entorno, que no se interesen por emprenderlos esperando a que otras personas ó instituciones les resuelvan su problemática desaparecerán paulatinamente, con el perjuicio social y económico para los socios, sus familias, trabajadores, clientes y proveedores.

Con la finalidad de que las organizaciones económicas cuenten con un instrumento sencillo, entendible y acorde a su realidad, sin esquemas paternalistas y promoviendo los procesos autogestivos y participativos,  la SAGARPA dentro de las responsabilidades que tiene la Subsecretaría de Desarrollo Rural, a través de la Dirección General de Programas Regionales y Organización Rural, ofrece un instrumento para elaborar el  Autodiagnóstico para Organizaciones Económicas, que debe considerarse como una herramienta que facilita la revisión de la situación actual que tienen la empresas; pero es además un apoyo para realizar un Programa de Trabajo que propicie  solventar las deficiencias detectadas en el proceso de autodiagnóstico como una propuesta a las organizaciones económicas para iniciar un  “Plan de Mejora Continua” buscando el fortalecimiento y consolidación de la sociedad y  sus socios.

Las experiencias acumuladas de los años anteriores, durante diversos encuentros con organizaciones, concluyen la gran importancia de profesionalizar la administración de las organizaciones económicas, fortalecer su estructura interna, alcanzar su rentabilidad y operación eficiente de manera completa, integral y objetiva.  

Mediante este autodiagnóstico, los socios, directivos y administradores pueden conocer la situación real de su organización para tomar las mejores decisiones, con el objeto de que se comprometan con ésta y se involucren en fortalecerla y desarrollarla. Se recomienda que lo contesten los mismos socios sin recurrir a terceros, con la finalidad de que  personalmente se enteren de la situación que presenta su organización económica.

1. OBJETIVOS

General

Elaborar una Cédula de Autodiagnóstico para Organizaciones Económicas  para que los socios, directivos y funcionarios de las organizaciones económicas puedan conocer en forma sencilla, clara y objetiva los procesos internos de la sociedad de la que forman parte y que tienen bajo su responsabilidad; las acciones y medidas que deben tomar para corregir sus insuficiencias y se puedan incorporar a un proceso de Mejora Continua que les lleve a ser una empresa exitosa, eficiente y competitiva.

Específicos

1. Identificar las fortalezas y debilidades de la organización en forma integral a partir de la aplicación de un Autodiagnóstico  que les oriente para  conocer las carencias ó faltantes que tengan en los procesos organizativos, administrativos, financieros, comerciales, operativos y las acciones que deben realizar para dar cumplimiento a la legislación  vigente y los procesos de planeación y buen gobierno de la empresa en el corto, medio y largo plazo

1. Fortalecer y consolidar a las organizaciones económicas mediante trabajos específicos en cada área analizada y en fechas programadas, que haga posible el inicio de un Proceso de Mejora Continua que les  facilite incorporarse a los requerimientos de sistemas de calidad que está demandando actualmente el mercado.

1. EJES ESTRATÉGICOS DEL  AUTODIAGNÓSTICO 2008

Una de las ventajas que proporciona el autodiagnóstico, es que lo pueden contestar los mismos socios sin recurrir a terceros, lo que ayuda para que éstos personalmente se den cuenta de la situación que presenta su propia organización económica, pues su diseño permite a los directivos y asociados puedan en forma sencilla y esquemática, conocer la situación actual de su sociedad. En ese sentido, los ejes que considera el instrumento abarcan toda la funcionalidad de la empresa.

1. Organizativo
2. Administrativo
3. Financiero
4. Comercial
5. Operativo

Los aspectos contenidos en los diferentes ejes son los siguientes:

1. Organizativo

• Membresía
• Jurídicos
• Gobierno y estructura
• Afiliación

1. Administrativo

• Recursos Humanos
• Recursos Materiales
• Contabilidad y Fiscal
• Controles Internos

1. Recursos Financieros

• Recursos financieros

1. Comercial

• Desarrollo de mercados

1. Operativo

• Servicios a los Socios

Al calificar los aspectos requeridos en las cédulas, se genera un Programa de Trabajo para resolver las carencias ó deficiencias que tienen, complementada con las fechas de cumplimiento de la acción programada. Además es de gran ayuda para los directivos de las organizaciones para solicitar a sus funcionarios y empleados el cumplimiento en tiempo y forma de los compromisos establecidos y poder medir el grado de avance y finalización de los trabajos, y así identificar con más facilidad el perfil del personal requerido para su ejecución.

1. DESCRIPCIÓN DEL AUTODIAGNÓSTICO.

El Autodiagnóstico para las Organizaciones Económicas está diseñado en un archivo de Excel, accesible a muchas sociedades de productores que no están familiarizados con instrumentos más complejos, como son las “Bases de Datos”;  es sencillo de manejar e interpretar y tiene además, un apartado  que solicita  la identificación completa de la sociedad, sus socios, el representante legal y su vigencia.

El instrumento está compuesto por tres hojas electrónicas: la primera hoja se identifica como “Cédula”;  que se utiliza para que los interesados plasmen la situación actual de su  organización. La segunda hoja es un  “Programa de Trabajo”; diseñado en función a la respuesta asentada en la “Cédula” de la página anterior; establece las acciones concretas a realizar para solventar los puntos no satisfactorios ó incompletos y sus fechas de cumplimiento y la tercera hoja ó de “Seguimiento”; es la verificación del avance del Plan de Trabajo y el producto que debe presentarse como cumplimiento del Programa, las situaciones de no cumplimiento y las acciones a seguir para lograr terminarlo.

Es importante anotar en los casilleros de la hoja de la “cédula” la cifra que refleja la verdadera situación de la sociedad, con el objeto de que las propuestas de mejora plasmadas en la hoja “Programa de Trabajo” sean realmente útiles para la existencia, desarrollo y consolidación de la organización económica.

IV.1. Cédula

La Cédula  está compuesta por una parte superior, que se refiere a la declaración de autenticidad del documento, así como los datos asentados y el  instructivo para marcar las casillas en la cédula, la identificación de la organización económica y su representante legal y la parte de diagnóstico, que está comprendida en 5 ejes estratégicos antes mencionados (organizativo, administrativo, financiero, comercial y operativo).

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