CASO PRACTICO QUALA S.A.

CASO PRACTICO QUALA S.A.

NATALIA RICAURTE GARCIA

Profesora

SANDRA JANNETH MEDINA

FUNDACION UNIVERSITARIA UNIPANAMERICANA

FACULTAD DE CIENCIAS EMPRESARIALES

ADMINISTRACION DE EMPRESAS

“DOCUMENTACION Y MANEJO DE LA INFORMACION”

BOGOTA D.C.

2.018

TABLA DE CONTENIDO

Introduccion ……………………………………...………………………………….           3

Objetivos …………………………………………………………………………….       4

Actividad (Lectura Caso Practico Quala) ……………………………………….        5

Preguntas y Respuestas ....……………………………………………………....     6-8

Cuadro Comparativo ……...…………………………………………………….         9

Conclusiones ……….……...…………………………………………………….        10

INTRODUCCION

En la actualidad conocer el debido manejo que se debe dar a los documentos es un factor importante en las empresas, ya que de esto depende que se conserven los documentos que tiene cada empresa. En este trabajo se resalta el manejo que se da a los documentos, y el control que se debe tener con estos bien sea en el archivo, en donde se debe vigilar rigurosamente para preservar la información de manera adecuada.

La gestión documental consiste en la ejecución de dichos documentos mediante tecnología y diferentes operaciones que permiten que la gestión y el acceso agrupado, de información previamente elaborado en cada organización, se pueda ubicar con mayor facilidad, cabe resaltar que los documentos se pueden dividir en:

• Al Personal que labora y conforma la organización y/o empresa.

• A Clientes y Proveedores. (Terceros que tiene la empresa)

Teniendo en cuenta que a medida que pasan los años la gestión documental ha venido evolucionando y es de gran importancia que todas las empresas cuenten con un sistema de gestión documental, ya que con él se puede almacenar, recuperar, gestionar, actualizar, localizar y realizar seguimiento en las organizaciones.

En otros casos es la importancia de los documentos o el volumen de información lo que estimula a buscar nuevas soluciones innovadoras que ofrezcan ventajas y valor añadido sobre los sistemas tradicionales de archivo y almacenamiento de documentos, lo cual se ve evidencia en los avances tecnológicos que dia tras dia van creciendo y facilitando los procesos.

OBJETIVOS

• Identificar la importancia de adquirir e implementar un Sistema de Gestión documental en cualquier Organización y/o empresa.
• Lograr comprender que los documentos son verdaderas herramientas de la información, en donde de manera ordenada y responsable hacen en una empresa que cada proceso este evidenciado, lo cual conlleva a un buen manejo.
• Identificar la importancia de que las empresas cuenten con un sistema de gestión documental, para que de este modo dichos documentos se almacenen, recuperen, gestionen, actualicen, localicen y siendo así más útil cada seguimiento en la empresa.

CASO PRACTICO QUALA S.A.

Quala es una Compañía Internacional dedicada a la producción y comercialización de alimentos no perecederos, empezó en el año 1980, con una visión clara: ser una de las empresas líderes y de mayor crecimiento. En el día de hoy cuenta con 17 marcas líderes de excelente calidad, que están a la cabeza del mercado y que se han convertido en las preferidas de los colombianos. Quala es una compañía que factura más de 240 mil millones de pesos en el año, ocupando el puesto número 10 en la producción de alimentos industrializados. En la actualidad cuenta con 2500 empleados directos y 1.200 empleados indirectos. El cubrimiento se hace en el territorio nacional con una fuerte distribución y sedes en las principales ciudades; Bogotá, Cali, Pereira, Bucaramanga, Barranquilla y Medellín. La empresa Quala atiende 120.000 clientes directos en más de 600 municipios, la empresa se destaca entre las cinco primeras empresas más grandes de distribución de todo el país. Quala es una compañía líder en el mercado, sólida, creativa, alegre, con ideas frescas e innovadoras, dispuesta a contribuir al desarrollo de Colombia y de América Latina. Actualmente Quala S.A vigila sus documentos operativos mediante la Gestión Documental que se encarga de controlar y supervisar constantemente los estándares vigentes de manufactura, pero presenta oportunidades de mejora ya que se maneja un gran volumen de documentos lo que dificulta las inspecciones en las plantas de producción, complejiza la estructura documental, dificulta la consulta de la documentación en la red y en el terreno y adicionalmente se tienen procedimientos de creación y actualización de documentos que debido a su complejidad no son atractivos a la hora de levantar un documento. Además, se ha detectado que el problema más grande que existe en las plantas producción, es la falta de un plan de entrenamiento y capacitación efectivo que permita que los operarios puedan laborar con la mínima cantidad de información que garantice la seguridad de la persona, la calidad del producto y completar el programa de producción sin mayores dificultades. Por lo anterior, es indispensable para la compañía realizar una reestructuración en cuanto al manejo de los documentos pertenecientes a los Procesos Operativos de Manufactura (POM) y que el resultado permita una expansión del conocimiento adquirido a nivel de Quala Inc. (Colombia y filiales). Para garantizar el resultado deseado se realizó un plan piloto en la planta número 2 de la compañía (que es donde se fabrican productos como Instacrem, Gelatina Frutiño, Quipitos, Batilado, Baticrema, Light Ya y Activade), que buscaba generar en las personas mayor sentido de pertenencia por su operación, crear un plan de entrenamiento y capacitación efectivo, mejorar la información del terreno para generar el hábito de la consulta por parte de los operarios, alivianar la estructura documental, crear una mejor forma de visualizar los documentos en la red, agilizar los procesos de creación y actualización de documentos, y crear mecanismos de control efectivos que permitan mantener bajo supervisión constante los documentos POM.

PREGUNTAS

1. ¿Cuál es el objetivo principal de la gestión documental en Quala S.A? Consulte las fuentes referenciadas en el siguiente cuadro y tome citas textuales.

El Objetivo principal de la Gestión Documental es la eficacia y la rentabilidad administrativas. El objetivo de eficacia administrativa se consigue cuando la información es accesible en el momento oportuno y en un tiempo razonable. El objetivo de rentabilidad administrativa se consigue cuando esta información es accesible al costo más bajo posible, como consecuencia de la integración de las aplicaciones ofimáticas y de una gestión documental ágil.

La gestión documental es otra de las necesidades que debe cubrir el sistema de información de las organizaciones, pues crear, archivar, conservar, buscar y replicar estos documentos o buscar información relevante en ellos, representa un objetivo importante para la gestión de la información.

Al implementar o elaborar un programa de gestión documental se obtener una serie de objetivos, los cuales son muy importantes sin discriminar el grado de importancia de uno a otro, estos objetivos son:

• Realizar la creación de procesos y procedimientos para la documentación de nuevas funciones, procesos y procedimientos de cada entidad.

• Realizar un mantenimiento de manera permanente, es decir vigilando que todo se esté realizando de manera óptima, en donde se diseña la implementación del sistema de gestión documental.
• Hacer una reglamentación en cuanto al tipo de materiales y soportes de calidad que se empleen, todo en busca de la preservación del medio ambiente.
• Diseñar y administrar las estrategias internas de la entidad para el control de acceso a documentos, así mismo se debe capacitar el personal que va tener acceso directo con los documentos.

1. ¿Cuál es la problemática del sistema de gestión documental (SGD) en la empresa del caso de estudio?

Teniendo en cuenta el caso específico en Quala S.A., se evidencia que allí se maneja un gran volumen de personal, puesto que es una empresa de gran volumen, lo cual genera una problemática inicial, ya que en el área de producción, no se ha implementado un entrenamiento y capacitación específica hacia el personal, lo cual desencadena una serie de conflictos, ya que es allí en donde deben iniciar delegando funciones para llevar un buen control de cada proceso interno en la compañía, para dar inicio con las capacitaciones y el entrenamiento, en donde es fundamental crear el modo de no tener tantos documentos, sino de brindar la información de manera más adecuada.

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