CASOS DE CONTROL INTERNO

CASOS DE CONTROL INTERNO1.

En los siguientes casos reconozca las debilidades del control interno.

Luego señale, sintéticamente, para cada caso los problemas contables que las fallas puedan provocar y las recomendaciones.

COMPRAS

1.- No existen puntos críticos de inventarios (punto de pedido)

Es una falla de control interno, se debería definir los puntos de repedido para cada producto a efectos de evitar quiebras de stock, por falta de materias, materiales, mercedarias etc., y debería contemplarse las demoras en las entregas, para que así se pueda controlar y hacer más eficiente el área operativa; no tiene efecto contable, ya que, si se producen pérdidas de ventas por falta de stock, la contabilidad reflejará esa realidad.

Recomendaciones:

• la primera recomendación es que deben llevar un Kardex de entradas y salidas de productos de almacén, tomando en consideración lo mencionado la empresa podrá saber en tiempo real que productos tiene como saldo, que le falta o que producto tiene estoqueado, y con esa información se puede tomar decisiones.
• Teniendo en cuenta la información anterior, se debe buscar la adquisición de un software el cual se registre entradas y salidas de la mercadería.
• Asignar personal responsable a cargo del almacén(logística), tomando en consideración las responsabilidades que debe asumir de acuerdo a las funciones y políticas de la empresa.
• Otro proceso que se recomienda realizar es verificar la respectiva rotación de los productos se esté realizando de acuerdo al objeto social de la empresa, para que todos los días se esté generando estrategias por parte del departamento de mercadeo para generar promociones para eliminar este inventario.
• Realizar inventarios, mensuales y/o trimestrales, esto ayudaría a verificar si lo que arroja el sistema y lo inventariado (físico) calza.  

2.- No se solicitan cotizaciones a varios proveedores para compras de materias primas

Una deficiencia de control interno es no tener cotizaciones de los proveedores, porque se puede asumir que los encargados de las compras, estarían buscando proveedores que tengan precios más caros para beneficiarse y pactar comisiones con los proveedores, ya que al no tener cotizaciones de distintos proveedores no se puede comparar los precios. Por lo que representa una falla de control interno ya que no se puede verificar que se estén realizando las compras en la forma más conveniente para la empresa. No tiene efecto contable, pero aumenta el riesgo de que el costo de los bienes exceda su valor recuperable.

Recomendaciones:

• Se recomienda tener políticas y procedimiento de compra.
• El personal encargado debe tener un sello donde se aduce que fue revisado y aceptado la compra.
• Dentro de las políticas de compra debe existir mínimo 3 propuestas de diferentes proveedores para elegir al mejor postor.

3.- Las órdenes de compra no son autorizadas por un funcionario responsable

 Actividad de control, indica que debemos tener políticas y procedimientos; una política que debería tener es que las compras deberían tener un encargado, que se haga responsable de lo que se está adquiriendo y sea lo que en realidad está necesitando la empresa y no se tenga mercadería en stock que no genere un beneficio. Se asegura también que se esté comprando al proveedor que nos esté dando los mejores precios del mercado. Es una falla de control interno, deberían ser autorizadas por un funcionario responsable verificando que la compra se le adjudique a aquel proveedor que ofrece las mejores condiciones. Hace a la eficiencia operativa; no tiene efecto contable.

Recomendaciones:

• Debería ver un filtro final quien sería el único que de la autorización para la adquisición de las mercaderías y/o activos.

4.- No se cotejan los precios incluidos en la orden de compra aprobada con los de la factura del proveedor

 Al no cotejar los precios con la factura, no tendríamos la seguridad de que el proveedor nos esté vendiendo con el precio antes pactado en la cotización. Efecto contable: Pueden llegar a contabilizarse compras por montos incorrectos, ya que no serían los acordados con el proveedor y pueden causar problemas tributarios en el futuro.

Recomendaciones:

• Sería recomendable que las cotizaciones se adjunten con las facturas como una medida de control y el encargado de provisionar las facturas pueda verificarlas.
• Las cotizaciones deben tener la firmar de la persona encargado para que recién pueda ser ingresado al sistema.

5.- Los informes de recepción no son prenumerados

Es una falla de control interno; deberían ser prenumerados. A efectos de poder controlar que los ingresos de mercadería han sido contabilizados en su totalidad, se requiere que los informes de recepción sean prenumerados (de este modo se evitan omisiones en la contabilización de los mismos.) controlar las facturas, cotizaciones y guías de remisión tengan la misma información tomando en consideración que en las facturas figura las condiciones de pago es fundamental en momento de registras las cuentas por pagar.

Recomendaciones:

• Se recomienda llevar un control de numeración correlativa de órdenes de compra para el mejor control de registro así, tendríamos todos los informes, y que al momento de contabilizar las compras estén completas, ya que nos fijaríamos en la correlación, de esa manera tendríamos nuestro registro de compras correcto y al momento de realizar la declaración ante SUNAT no tendríamos diferencias con nuestros proveedores y pagaríamos a tiempo las compras y no tendríamos problemas con nuestros proveedores.

PAGOS

1.- Se firman cheques sin documentación correspondiente.

Falla de control interno. Los actos de control se clasifican como previos, simultáneos y posteriores. El hecho de verificar con la documentación respaldatoria al momento de proceder a firmar un cheque es un acto de control simultaneo. El hecho de no hacerlo es una falla de control interno. Se debería verificar la procedencia del pago antes de firmar un cheque.

Recomendaciones:

• Se recomienda realizar váucher de egreso enumerado, donde figure la información necesaria la emisión del cheque, las cuales pueden ser numero de cheque, fecha de giro, razón social del proveedor, monto, firma del personal responsable, detalle del giro de cheque, firma de recepción del cheque, etc.

2.- Se mantienen en cajas cheques firmados en blanco para hacer frente a eventuales desembolsos.

Representa una falla de control interno. El sistema de control interno debe prever anomalías no provocarlas. No es necesario explicar los riesgos que se corren al firmar cheques en blanco, entre otros riesgos podemos mencionar los siguientes:

• Que los mismos sean utilizados para pagos no autorizados.
• Utilizados en beneficio propio por la persona a cargo de la custodia de los mismos.
• Por otras personas en caso de que los mismos sean extraviados o sustraídos. El efecto contable puede ser distinto en cada caso, a modo de ejemplo pensemos en un cheque extraviado que lo cobró una persona desconocida, si el ente auditado no se dio cuenta tendría una pérdida sin contabilizar y su respectiva salida de bancos sin contabilizar, pero supongamos por un momento que la persona que utilizó el cheque en beneficio propio es el mismo tesorero y para justificar la entrega del cheque contabilizó un gasto de representación, el único problema que tendremos es un problema de exposición en las cuentas de gastos. Tendremos contabilizado un gasto de representación en lugar del siniestro.
• Por lo anterior ya señalado el proceso de anulación de cheque es engorroso y generaría gastos adicionales que asumiría la empresa.

Recomendaciones:

• Se recomienda que la persona encargada de giro de cheque y quien custodia, debe ser personal de confianza.

3.- La empresa no paga en término a sus proveedores y pierde la posibilidad de aprovechar descuentos por pronto pago.

Falla de control interno, se pierden los descuentos por pronto pago ofrecidos por los proveedores. La compañía debería evaluar la mejor forma de financiación. Una de las formas de financiación es la mencionada en el enunciado, pero puede no resultar la mejor y ello dependerá del costo de otras fuentes.

Recomendaciones:

• Se recomienda analizar cuentas por pagar, así como la lista de proveedores donde pueden verificar que tipo de negociación tienen con cada uno y llegar a una negociación para bien de la empresa y tener un mejor control de las mismas, mediante un cuadro de control de proveedores.

4.- No se efectúan arqueos de caja chica.

Deberían realizarse arqueos del fondo fijo a efectos de controlar el mismo y a efectos de contabilizar las diferencias de caja en caso de que éstas existan. La falla de control interno es obvia, ya que si se asigna un monto de dinero a efectos de realizar pagos menores el mismo debería controlarse.

Recomendaciones:

5.- El cajero confecciona las conciliaciones bancarias.

Falla de control interno, falta de separación de funciones. Las conciliaciones bancarias deberían ser realizadas por una persona distinta a tesorería. Las mismas son parte del sistema de control interno. En tanto las cobranzas sean depositadas en su totalidad y los pagos se realicen también en su totalidad con cheques, se concentra todo el movimiento de fondos a través de cuentas corrientes bancarias. De esta manera opera uno de los controles internos más fuertes que es el de oposición de intereses (estado de cuenta del banco y el estado de cuenta de la compañía) que se lleva a cabo a través de la conciliación bancaria.

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