CICLO CONTABLE

Ciclo contable

2.1. Nociones fundamentales

Al comienzo del ejercicio contable, la empresa cuenta con un determinado patrimonio. Durante el ejercicio, conforme vaya realizando operaciones, éste se verá alterado, al tiempo que se irán generando unos resultados al desarrollar su actividad productiva. Al cierre del ejercicio, dada la incidencia del resultado en el patrimonio empresarial, deberá proceder a calcularlo. Posteriormente, podrá presentar las cuentas anuales. Este proceso se podría resumir del siguiente modo:

Patrimonio inicial --> Operaciones efectuada -->

Cálculo del resultado

-->

Cuentas anuales:

Balance de situación.

Cuenta de pérdidas y ganancias.

Memoria.

En el proceso o ciclo contable se distinguen las siguientes fases o etapas:

1. Balance de situación inicial.

2. Apertura de la contabilidad.

3. Registro de las operaciones del ejercicio.

4. Periodificación.

5. Ajustes previos a la determinación del beneficio –o pérdida– generado en el ejercicio.

6. Balance de comprobación de sumas y saldos.

7. Cálculo del resultado.

8. Cierre de la contabilidad.

9. Cuentas anuales.

10. Distribución del resultado.

Para facilitar la comprensión de cómo se lleva a cabo el ciclo contable, se va a desarrollar un ejemplo muy sencillo, que se irá resolviendo conforme se vayan explicando cada uno de los eslabones de este proceso.

EJEMPLO 5

A 1 de enero de X0, la empresa «ELENA», dedicada a la fabricación y comercialización de chaquetones y abrigos de piel, cuenta con el siguiente patrimonio:

Locales

Nave

Chaquetones y abrigos

Máquinas

Dinero

Deudas con entidades de crédito

Capital 100.000 u.m.

10.000 u.m.

10.000 u.m.

20.000 u.m.

10.000 u.m.

50.000 u.m.

100.000 u.m.

Durante el ejercicio X0 realiza las siguientes operaciones:

a. En enero vende los abrigos y chaquetones que tenía en sus almacenes, por importe de 50.000 u.m. En el momento de la venta, cobra 20.000 u.m., el resto lo cobrará en marzo.

b. En abril compra cuero y otras pieles a la empresa «TAITA». El coste de esta adquisición asciende a 15.000 u.m., que pagará en mayo.

c. En junio devuelve 10.000 u.m. de una deuda contraída con una entidad financiera.

d. En julio compra una máquina por 50.000 u.m. En esa fecha abona 10.000 u.m. y se compromete a satisfacer 1.000 u.m. en los siguientes meses.

e. Durante el año abona sueldos y salarios por un importe de 10.000 u.m. y energía eléctrica por 2.000 u.m.

Se pide:

Realizar el ciclo contable correspondiente al ejercicio X0 de la empresa «ELENA».

2.2. Balance de situación inicial

Al comienzo del ejercicio, la empresa dispondrá de cierto patrimonio, que aparecerá plasmado contablemente en un balance de situación. Éste será exactamente igual al que se obtuvo al cierre del ejercicio anterior.

SOLUCIÓN

A 1 de enero de X0, la empresa «ELENA» presentará el siguiente balance de situación expresado en u.m.

Activo

Locales

Nave

Chaquet. y abrigos

Máquinas

Dinero 100.000

10.000

10.000

20.000

10.000

Total 150.000

Pasivo

Deudas con entidades

de crédito

Capital

50.000

100.000

Total 150.000

2.3. Apertura de la contabilidad

Tanto en el Diario como en el Mayor se registrarán los elementos con los que cuenta la empresa en un primer momento.

Es importante darse cuenta de que las cuentas que figuren en el activo del balance constituirán los empleos y las que aparezcan en el pasivo los recursos. Este criterio es válido en cualquier caso, salvo que las cuentas que luzcan en el activo o en el pasivo lo hagan con signo negativo, como sucede con algunas cuentas (se verá en capítulos posteriores); en estas ocasiones el razonamiento es el opuesto al indicado.

SOLUCIÓN

En el Diario el asiento de apertura se registrará:

1 de enero

Concepto Debe Haber

Locales 100.000

Nave 10.000

Chaquetones y abrigos 10.000

Máquinas 20.000

Dinero 10.000

Deudas con entidades de crédito 50.000

Capital 100.000

También en el Mayor se efectuarán los correspondientes registros, pero, por razones de operatividad, se verán al explicar el balance de comprobación de sumas y saldos.

2.4. Registro de las operaciones del ejercicio

Se realizará del modo expuesto en el epígrafe 1.4. «Registro contable» de este capítulo. En este sentido, cabe señalar que los incrementos de activo normalmente constituirán empleos (Debe), mientras que las disminuciones de valor de activo representarán recursos (Haber). Este hecho tiene incidencia en los movimientos de las cuentas de activo, como se plasma a continuación:

Debe Cuentas de activo Haber

Incrementos activo (ΔA) Disminuciones de activo (ΔA)

De modo análogo, los incrementos de pasivo y neto generalmente constituirán recursos (y, por tanto, se anotarán en el Haber) y las disminuciones representarán em-pleos (Debe). Esta realidad puede expresarse esquemáticamente mediante cuentas de pasivo y neto, respectivamente, de la siguiente manera:

Debe Cuentas de pasivo Haber

Disminuciones de pasivo (ΔP) Saldo inicial

Incrementos de pasivo (ΔP)

Debe Cuentas de neto Haber

Disminuciones de neto (ΔN) Saldo inicial

Incrementos de neto (ΔN)

Explicadas estas nociones, nos hallamos en condiciones de proseguir con nuestro ejemplo, considerando las cuentas que se cargarán y abonarán en cada caso.

SOLUCIÓN

En el Diario se plasmarán las transacciones realizadas por la empresa:

a) En enero, por la venta de chaquetones y abrigos:

Enero

Concepto Debe Haber

Dinero 20.000

Derechos de cobro sobre clientes 30.000

Ventas de chaquetones y abrigos 50.000

La cuenta abonada podría ser «chaquetones y abrigos», pero se va a utilizar la de «Ventas de chaquetones y abrigos», que viene a indicar que de esta operación se derivan rentas.

a') En marzo, por el cobro de los derechos originados por las ventas de enero:

Marzo

Concepto Debe Haber

Dinero 30.000

Derechos de cobro sobre clientes 30.000

b) En abril, por las compras de pieles realizadas a la empresa «TAITA»:

Abril

Concepto Debe Haber

Compras de cuero y pieles 15.000

Deudas con proveedores de pieles 15.000

Nos inclinamos por cargar la cuenta «Compras de cuero y pieles» y no «Cuero y pieles», al incidir esta transacción en el cálculo del resultado, puesto que a la empresa le resulta indispensable comprar materias primas para llevar a cabo su proceso productivo.

b') En mayo, satisface la obligación de pago contraída con la empresa proveedora de cuero y pieles:

Mayo

Concepto Debe Haber

Deudas con proveedores de pieles 15.000

Dinero 15.000

c) En junio, por la devolución de parte de una deuda:

Junio

Concepto Debe Haber

Deudas con entidades de crédito 10.000

Dinero 10.000

d) En julio, compra una máquina:

Julio

Concepto Debe Haber

Máquinas 50.000

Dinero 10.000

Deudas con suministradores de inmovilizado 40.000

d') En los meses comprendidos entre agosto y diciembre de X0, ambos incluidos, por el importe que abona de la deuda que nació al adquirir la máquina, efectuará el siguiente registro:

Meses correspondientes

Concepto Debe Haber

Deudas con suministradores de inmovilizado 1.000

Dinero 1.000

e) Por los sueldos y salarios pagados al personal:

Concepto Debe Haber

Sueldos y salarios 10.000

Dinero 10.000

Por la electricidad:

Concepto Debe Haber

Electricidad 2.000

Dinero 2.000

El registro en el Mayor se verá al efectuar el balance de comprobación.

2.5. Periodificación

Esta etapa del ciclo contable se estudiará en el capítulo 4, «Periodificación contable».

2.6. Ajustes previos a la determinación del beneficio –o pérdida– generado en el ejercicio

Para calcular el resultado obtenido por la empresa en un período hay que considerar:

La utilización de los equipos de la entidad para realizar su actividad, es decir, la incorporación de éstos al proceso productivo. Este tema será estudiado en el capítulo 5, «El inmovilizado material», al hablar de la amortización.

En principio, el resultado del período vendrá dado por la diferencia entre los ingresos obtenidos por la venta de los productos y lo que cuesta fabricar los productos vendidos.

Resultado = Ingresos por ventas – Coste de la producción vendida

O sea, para determinar el beneficio –o la pérdida– del ejercicio

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