CONCILIACIÓN BANCARIA

Conciliación Bancaria

a. Concepto

Consiste en la comparación de los registros de las operaciones de la cuenta Banco de los diarios auxiliares (o libros principales), con los movimientos registrados en las entidades bancarias, mostrados en los Estados de Cuenta Mensuales que emiten dichas instituciones (extractos bancarios o cartolas bancarias), para proceder a hacer las correcciones o ajustes necesarios en los registros o libros de la empresa.

b. Causas que originan la discordancia de los saldos

Esto se realiza ya que es común que los saldos de dichos estados de cuenta de los Bancos no coincidan con los libros de la empresa, eentre las causas más comunes que conllevan a que los valores de los libros auxiliares y el extracto bancario no coincidan, tenemos:

 Cheques emitidos por la empresa y que no han sido cobrados por el beneficiario.

 Consignaciones registradas en los libros auxiliares pero que el banco aun no las ha abonado a la cuenta de la empresa.

 Notas debito que el banco ha cargado a la cuenta bancaria y que la empresa no ha registrado en su auxiliar.

 Depósitos de última hora que la Empresa realizó y que el Banco no registró por haber cerrado.

 Abonos hechos a la empresa por el Banco, por concepto de intereses, cobros realizados en su nombre o cualquier otro concepto.

 Errores u omisiones por parte de los Bancos.

 Notas crédito que el banco ha abonado a la cuenta de la empresa y que ésta aun no las ha registrado en sus auxiliares.

 Los libros de las cuentas corrientes, para preparar los Estados de fin de mes.

 Errores numéricos u omisiones en los libros de la Empresa.

 Cheques ajenos que el Banco carga por equivocación.

 Cheques devueltos por falta de fondos o cualquier otra causa.

 Cargos que el Banco efectúa causados por intereses, comisiones, impuestos, etc.

c. Objetivos

Los objetivos de la conciliación bancaria son:

 Asegurar que todos los depósitos están correctamente reflejados en el saldo bancario y que no se han abonado a otra cuenta,

 Detectar algún depósito contabilizado que no llegó al banco por algún motivo,

 Identificar depósitos a la cuenta que no están contabilizados,

 Identificar los cheques emitidos que no se han cobrado,

 Detectar algún cheque emitido y cobrado pero no contabilizado,

 Contabilizar todos los cargos bancarios,

 Detectar errores en los montos, en sus propios libros contables o en la cuenta bancaria.

d. Elementos

Forman parte de una Conciliación Bancaria son los siguientes elementos:

1. Depósitos: Están constituidos por el efectivo que recibe la empresa diariamente por concepto de las ventas al contado, los cobros.

2. Cheques girados: Son los cheques emitidos por la empresa por concepto de las compras efectuadas al contado, los pagos a terceros y los abonos.

3. Cheque certificado: Cheque cuyo pago al beneficiario es garantizado por el banco, por medio de un endoso o garantía real. Supone una obligación de pago para el banco, haciéndose inmediatamente el cargo al cuenta habiente (cliente). Para los efectos de la conciliación se considera un cheque pagado

4. Nota de crédito: Se llama así al documento que envía el banco a sus cuentas habientes (clientes) para aumentar el efectivo bajo su custodia, por transacciones como intereses ganados, cobros de documentos (Documentos por Cobrar), cobros de facturas (Cuentas por Cobrar), remesas de tarjetas débito y/o crédito, diferencias en depósitos (Sobrante en Depósitos Nocturnos), préstamos solicitados, y otros conceptos.

5. Notas de débito: Documento que envía el banco a sus cuenta habientes (clientes) por concepto de disminución del efectivo bajo su custodia, por operaciones tales como intereses pagados, pagos de documentos, cheques devueltos, cargos bancarios, diferencias en depósitos (Faltante en Depósitos Nocturnos), cargos por tarjeta débito y/o crédito, carta de crédito (Documentos por Pagar), pagos de obligaciones, y otros conceptos.

6. Carta de crédito: Instrumento financiero emitido por un banco a petición de un proveedor, en el que el banco garantiza cancelar a un beneficiario, previa presentación de los documentos especificados en la carta de crédito. Se usa generalmente en las importaciones de bienes.

7. Cheques en Tránsito: o cheques pendientes, son aquellos que a consecuencia de haberse emitido un cheque pero a la fecha de realizar la conciliación, el mismo no ha sido cobrado por el beneficiario en el banco, por lo que aparecerá Abonado en los libros de la empresa y no estará Cargado en el estado de cuenta bancario hasta que sea cobrado.

8. Depósitos en Tránsito: son aquellos depósitos que se por lo general se envían al final de mes y estos no son Acreditados en el banco por lo que estarán Cargados en los libros de la empresa pero no en estado de cuenta del mes.

9. Notas de Crédito: son todos los abonos efectuados por parte del banco por concepto de: descuentos de giros, pagares, intereses a favor de la empresa, entre otros, pero que no se han cargado en nuestros libros.

10. Notas de Débitos: Son cargos efectuados por el banco a la empresa por concepto de: cobro de intereses, comisiones, efectos descontados devueltos, entre otros, que por no haberse recibido la información respectiva del mismo no se ha registrado en los libros de la empresa.

11. Cheques Omitidos ó no Registrados: son los cheques que se emitieron realmente pero que nunca fueron registrados en los libros de la empresa.

12. Depósitos Omitidos ó no Registrados: son los depósitos que se realizaron pero que nunca fueron registrados en los libros de la empresa.

13. Cheques de diferentes cantidades: son los cheques que se registran con un monto por encima o por debajo del monto de emitido.

14. Depósitos de diferentes cantidades: son los depósitos que se registran con un monto por encima o por debajo del monto de emitido.

e. Pasos en la preparación de una conciliación bancaria

Los pasos específicos para la preparación de una conciliación bancaria son los siguientes:

1. Compare los depósitos que aparecen en el extracto bancario con los que aparecen en los registros contables. Cualquier depósito que aún no haya sido registrado por el banco es un depósito en tránsito y se debe agregar al saldo que aparece en el extracto bancario.

2. Ordene los cheques pagados en secuencia y compare cada cheque con el asiento correspondiente en los registros contables. Cualquier cheque emitido, pero aún no pagado por el banco se debe relacionar como cheque en tránsito, y se debe deducir del saldo reportado en el extracto bancario.

3. De acuerdo con los registros contables de la empresa, deduzca del saldo cualquier nota de débito emitida por el banco que no haya sido registrada.

4. De acuerdo con los registros contables de la empresa, agregue al saldo cualquier nota de crédito emitida por el banco que no haya sido registrada.

5. Haga los ajustes apropiados para corregir cualquier error en el extracto bancario o en los registros contables de la empresa.

6. Determine si el saldo ajustado del extracto bancario es igual al ajustado en los registros contables de la empresa.

7. De acuerdo con los registros de la empresa, prepare los asientos de diario para registrar cualquier renglón en la conciliación bancaria relacionado como un ajuste de saldo.

f. Procedimiento contable previo para la elaboración de una conciliación bancaria

Uno de los mayores problemas que se presentan a la hora de elaborar una conciliación, es que a veces NO se sabe qué hacer con los ajustes hechos el mes anterior, a continuación se presentan algunos pasos o recomendaciones anteriores al estudio de los libros para proceder con la conciliación del mes correspondiente.

PARTIDA O CAUSA PROCEDIMIENTO

EMPRESA BANCO

PARTIDAS NO REGISTRADAS EN EL BANCO Verificar que los cheques en Tránsito (del mes pasado) aparezcan en el Estado de cuenta enviado por Banco.

Verificar que los Depósitos en Tránsito (del mes pasado) aparezcan en el estado de cuenta enviado por Banco.

PARTIDAS NO REGISTRADAS EN LA EMPRESA Revisar que las Notas de Débito o Cheques omitidos (del mes pasado) estén reflejadas en el libro mayor de Banco.

Revisar que las Notas de Crédito o Depósitos omitidos (del mes pasado) estén reflejadas en el libro mayor de Banco.

ERRORES Comprobar que se hayan asentado todos los errores (del mes pasado) en los libros de la empresa (libro mayor de Banco) ya sean por diferencias, mal ubicación, omisión o prescripción de cheques. Comprobar que se hayan asentado todos los errores (del mes pasado) en el estado de cuenta bancario, ya sean por diferencias, mal ubicación, omisión o partidas que no corresponden a la empresa.

Importante: de NO encontrar los ajustes de los errores asentados en los libros y/o estado de cuenta bancario (actuales) estas se deben tomar en cuenta para la conciliación actual o si estuviesen pero con diferencia en cantidad o mal ubicados, de igual forma se tomará en cuenta para su correspondiente

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