CONTROL DE ELABORACIÓN, REVISIONES Y VIGENCIAS

Descripción de Trabajo: Analista de Ofertas y Licitaciones

Apoyar al equipo de Ofertas y Licitaciones a través de la gestión de la información para la estructuración y presentación de las ofertas, con el fin de asegurar la confiabilidad y calidad en los entregables que componen la oferta y así garantizar la adjudicación a la empresa.

• Unidad de Negocio: Dirección Comercial  
• Área / Contrato: Administración – Equipo de Ofertas y Licitaciones
• Líneas de Reporte (reportes jerárquicos, funcionales y operativos)

• Le reporta a: Director Comercial / Líder de Ofertas & Licitaciones/ Ingeniero Senior de Ofertas & Licitaciones.
• Le reportan: N/A

• Miembro del Comité Directivo: N/A

Organizar y evaluar las actividades como consecución y organización de la información necesaria para la preparación y presentación efectiva de las propuestas.

• Tamaño de la Empresa: Aproximadamente 6.000
• Alcance: Equipo Dirección Comercial
• Volumen del negocio, Ingresos
• número de FTE: 10
• Autorizaciones : De acuerdo con la matriz de autorizaciones

• Revisar y analizar los pliegos y condiciones de  los procesos licitatorios a ofertar con el fin de asegurar que el alcance del proceso esté relacionado con el objeto social de la compañía.
• Informar y enviar oportunamente los pliegos y condiciones de la licitación en curso a las áreas de soporte para su análisis y observaciones.
• Brindar seguimiento y control en las actividades y entregables relacionados en el check-list del proceso de licitación con las áreas involucradas, con el fin de obtener la información y documentación para su consolidación, construcción y presentación de la oferta cumpliendo a cabalidad los requerimientos del cliente.
• Cumplir oportunamente con el cronograma del proceso de licitación, referente a las fechas de preguntas, audiencias informativas, reuniones, visitas de obra entre otras para el desarrollo adecuado de la oferta.
• Garantizar la entrega oportuna de las ofertas a los clientes para dar cumplimiento al requerimiento del cliente.
• Actualizar semanalmente el estado de los procesos en curso, en evaluación por el cliente y cerrados con el Planeador y Controlador de Proyectos del área comercial para el conocimiento de las partes interesadas.
• Preparar e imprimir todos los entregables técnicos y comerciales de la oferta con el fin de cumplir los requisitos solicitados por el cliente en los pliegos y demás información.
• Preparar y cargar en las plataformas virtuales de los clientes todos los entregables técnicos y comerciales de la oferta con el fin de cumplir los requisitos solicitados en los pliegos y demás información.
• Informar oportunamente en caso de declinación de la oferta, realizando un comunicado al cliente antes del cierre del proceso, con las razones pertinentes del caso para mantener una comunicación asertiva.

Resultado: Apoyar en la presentación de las ofertas técnicas y comerciales competitivas para obtener la adjudicación del contrato derivado del proceso licitatorio.

• Gestionar, tramitar  y entregar la inscripción y actualización de información de la compañía como proveedor para los clientes nuevos y existentes en los diferentes sector de nuestro alcance (petrolero, minero,  energético, industrial, etc.), con el propósito de participar en los procesos licitatorios que adelanten cada uno de los clientes.
• Llevar un registro de los usuarios y claves para los portales virtuales.

Resultado: Mantener activo a la compañía en las bases de datos de los clientes actuales y nuevos  para posteriores invitaciones a inteligencias de mercado, precalificaciones y finalmente a procesos licitatorios.

• Mantener actualizado el cuadro de experiencia de la compañía, con la información reportada desde los contratos nuevos, actuales (otrosí y adicionales) y finalizados.
• Actualizar mensualmente la TRM, con base en la información de la Superintendencia Financiera, para realizar los respectivos cálculos en caso de ser requerido en los formatos de experiencia de los clientes.
• Actualizar anualmente los SMMLV, con base a la información del Banco de la Republica, para realizar los respectivos cálculos en caso de ser requerido en los formatos de experiencia de los clientes.
• Enviar el cuadro de experiencia de la compañía  las partes interesadas para su conocimiento y gestión en la elaboración de reportes e informes.
• Gestionar con las áreas operacionales de la compañía las certificaciones de experiencia de los contratos actuales y ejecutados.
• Administrar, clasificar y organizar las certificaciones de experiencia, las  actas de finalización, evaluaciones de desempeño de los contratos en orden cronológico.
• Realizar el inventario de las certificaciones de experiencia físicas y electrónicas.

Resultado: Cumplir con los requisitos de acreditación de experiencia de la compañía en los procesos licitatorios.

• Asegurar la recepción, distribución, conservación del archivo físico o electrónico de la información recibida y enviada de los documentos que integran las propuestas en desarrollo o ejecución, presentadas, adjudicadas, no adjudicadas y declinadas.
• Manejar, clasificar y organizar la correspondencia física de las ofertas y licitaciones oportunamente, en orden cronológico en las carpetas o folders.
• Elaborar las cartas y documentos de ofertas y licitaciones.

Resultado: Mantener la trazabilidad de la información asociadas a los procesos de licitación, inteligencias de mercado, precalificaciones elaboradas en el área comercial, para conocimiento de los clientes internos de la compañía.

Educación

• Profesional y/o estudiante en carreras administrativas y/o técnicas en ingeniería y/o derecho.

Curso

• Conocimientos en contratos Comerciales
• Gestión Documental

Experiencia

• Experiencia General 2 años.
• Experiencia Específica de 1 año.

En dado caso en el que el colaborador requiera conducir vehículos, camiones, camionetas, buses, entre otros se deben especificar las habilidades para conductores teniendo en cuenta la normatividad, vía y vehículo que va a conducir.

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