CUENTAS POR COBRAR - Conceptos Basicos

CUENTAS POR COBRAR

Casi todas las transacciones comerciales se caracterizan por hacerse a crédito. Cuando los comerciantes, industriales o prestadores de servicios realizan una venta de mercancías o prestación de servicios lo hacen suponiendo y confiando en que sus clientes les pagarán oportunamente, en condiciones normales, los importes vendidos.

Esta situación de confianza hace posible que los contadores incluyan en el estado de situación financiera las cuentas por cobrar como activos circulantes, tanto las provenientes de las ventas de mercancías o prestación de servicios que constituyen su actividad principal, agrupadas en el renglón de clientes, como otras cuentas y documentos por cobrar provenientes de operaciones diferentes a la venta de mercancías o prestación de servicios.

Cuando se realiza la venta de los inventarios surgen las cuentas por cobrar, es decir, la última etapa del ciclo comercial o ciclo financiero a corto plazo, entendido como el tiempo en que el efectivo se vuelve a convertir en efectivo.

Ciclo Financiero de empresas Industriales

El tiempo requerido para completar esta fase del ciclo depende de los términos de crédito de la empresa y de su experiencia de cobro. Los términos de crédito están influidos vigorosamente por las prácticas en la industria, mientras que las políticas de cobro están implantadas por la administración

Independientemente de los sistemas de control interno de la empresa, de la confianza depositada en los clientes por el departamento de crédito y de la eficiencia del departamento de cobranza, siempre habrá clientes que no cumplan su promesa de pago, así que, durante la operación de una empresa, surgen inevitablemente algunas cuentas incobrables.

Por ello, es necesario establecer una provisión que permita reflejar oportunamente una cifra aproximada de los gastos por cuentas incobrables.

CLIENTES:

La cuenta de clientes registra los aumentos y disminuciones derivados de la venta de mercancías o la prestación de servicios, única y exclusivamente a crédito, ya sean documentados o no. Se refiere a los que constituyen la actividad principal de la entidad; por ello se dice que esta cuenta representa el derecho de la entidad a exigir a sus clientes el pago de su adeudo por la venta de mercancías o la prestación de servicios; es decir, representa un beneficio futuro fundadamente esperado y, por tanto, es un activo.

REGLAS DE VALUACIÓN:

Respecto a la valuación de las cuentas por cobrar, deben computarse al valor pactado originalmente del derecho exigible.

ESTIMACIÓN PARA CUENTAS DE COBRO DUDOSO:

Para cuantificar el importe de las partidas que habrá de considerarse irrecuperables o de difícil cobro, debe efectuarse un estudio que sirva de base para determinar el valor de aquellas que serán deducidas o canceladas, y estar en posibilidad de establecer o incrementar las estimaciones necesarias, en previsión de los diferentes eventos futuros cuantificables que pudieran afectar el importe de esas cuentas por cobrar, mostrando de esa manera el valor de recuperación estimado de los derechos exigibles.

A la fecha de los estados financieros, el saldo que aparece en el mayor en la cuenta de clientes representa el resultado de las transacciones efectuadas durante el periodo contable y surge de inmediato la siguiente interrogante: ¿ese saldo es representativo y se debe incluir en el balance general?

Señalamos que el valor que debe presentarse será el pactado menos el valor de los créditos considerados como incobrables o de cobro dudoso, los que debemos obtener después de efectuar un estudio sobre el particular.

Se puede plantear otra pregunta: ¿por qué las empresas realizan operaciones a crédito si normalmente se presentan cuentas malas? La respuesta desde luego es que las empresas venden a crédito porque desean aumentar sus ingresos y, consecuentemente, sus utilidades.

Cada venta efectuada a crédito representa un beneficio por el ingreso obtenido, pero también constituyen un costo las cuentas que los clientes no pagan, por deseo o imposibilidad. Este costo, que se denomina gasto por cuentas incobrables, se reconoce como cualquier otro gasto y, por tanto, se requiere medirlo y valuarlo adecuadamente.

IDENTIFICACIÓN DE LAS CUENTAS DUDOSAS

Las cuentas incobrables surgen normalmente como la aplicación de una sana política del departamento de crédito, pues si éste “es demasiado cuidadoso y conservador en la evaluación de los clientes, puede evitar todas las pérdidas de crédito, pero al hacerlo pierde rentabilidad el negocio por rechazar a muchos clientes aceptables”.

De ello, y apoyados en el juicio profesional que se sustenta en el criterio prudencial, debemos reconocer los costos y gastos desde el momento en que se conocen, y ya que conocemos su origen, el momento de la venta, entonces debemos reconocerlos, con base en los postulados de devengación contable y de asociación de ingresos con costos y gastos, según los cuales debemos identificar o enfrentar los ingresos con sus costos y gastos relativos, independientemente de la fecha en que se paguen.

Al amparo de ello, en el mismo periodo en que se efectúan las ventas, se debe reconocer el costo o gasto relativo.

Así pues, se cargarán a los gastos del periodo, para lo cual se tienen dos criterios:

a) Por un lado se argumenta que son gastos de venta, por estar estrechamente vinculados a la propia venta de mercancías a crédito; b) por otro, deben formar parte de los gastos de administración …porque el otorgamiento de crédito no se considera responsabilidad del departamento de ventas. Por tanto, debido a que el departamento de ventas no es responsable del otorgamiento de crédito, no debe considerársele responsable de las pérdidas por cuentas malas.

Por lo que respecta al abono, se hará a una cuenta complementaria de activo denominada estimación para cuentas de cobro dudoso.

No se abona a la cuenta de clientes por varias razones: una de ellas, porque no se sabe exactamente cuál o cuáles cuentas se recuperarán y cuáles no. Tampoco es posible acreditar a la cuenta de

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