Procedimiento caja chica

PROCEDMIENTO PARA EL MANEJO DE CAJA CHICA

1. OBJETIVO:

• Determinar el manejo de los fondos de las Cajas Chicas de FEREMA y Proyectos.

• Facilitar operaciones comerciales y gastos menores evitando la solicitud de cheques.

2. ALCANCE

Aplica para las cajas chicas autorizadas de FEREMA y Proyectos.

3. RESPONSABILIDADES

• Es responsabilidad de los administradores velar por el cumplimiento de este procedimiento.

• Es responsabilidad del contador general asegurar el cumplimiento del presente procedimiento.

• Es responsabilidad del custodio de los fondos de caja chica ejecutar todo lo establecido en este procedimiento.

4. APROBACION DE FONDO DE CAJA CHICA

SOLICITANTE DE FONDO DE CAJA CHICA

El coordinador de Proyecto o Jefe inmediato, previa revisión de su presupuesto, solicita a la Dirección de Operaciones la aprobación del fondo; el solicitante debe especificar el monto solicitado y la persona responsable de la custodia del fondo.

DIRECCION DE OPERACIONES

Notifica al Coordinador si la apertura de fondos procede.

COORDINADOR DE PROYECTOS

Informa al contador General que el fondo fue aprobado y al Administrador para la elaboración del cheque y documento de responsabilidad de custodia.

CONTADOR GENERAL

Procede a asignar cuenta contable al nuevo fondo de caja chica asignado.

5. ASIGNACION DE CAJA CHICA

El coordinador de Proyecto o Jefe inmediato, nombra la persona responsable del manejo físico y la administración de caja chica, remite al Administración solicitud de elaboración de cheque por el monto establecido, y la elaboración de documento de responsabilidad de custodia de fondos.

PERSONA ASIGNADA PARA CUSTODIO DE CAJA CHICA

Recibe el cheque y firma documento de custodia de fondos y lo devuelve al administrador.

6. DESEMBOLSO DE CAJA CHICA

SOLICITANTE DEL DESEMBOLSO

Llena formato de vale de caja chica y lo remite al jefe inmediato para su autorización, una vez autorizado lo entrega al custodio de caja chica para recibir el valor solicitado.

Nota: el valor debe ser liquidado en las próximas 24 horas, las facturas presentadas deben tener CAI, ser originales, sin borrones ni tachaduras.

En caso de ser rembolso de factura el solicitante lo remite al jefe inmediato para su autorización.

CUSTODIO DE CAJA CHICA

Recibe el vale o factura, verifica firma y entrega el dinero.

SOLICITANTE DEL DESEMBOLSO

Realiza la compra y entrega la factura al custodio de caja chica y el dinero sobrante en caso de haber.

CUSTODIO DE CAJA CHICA

Recibe la factura por la compra y el efectivo sobrante, procede a destruir el vale de caja chica.

7. MONTOS Y CONCEPTOS A DESEMBOLSAR POR CAJA CHICA

Se pagará a través de Caja chica todo gasto o compra igual o menor a L. 500.00 siempre que el gasto este justificado y autorizado.

Solicitudes mayores a L. 500.00 deben de manejarse como excepcionales y deben estar autorizadas por el jefe inmediato y posteriormente solicitar rembolso para no dejar la caja chica sin fondos.

En el caso de requerir realizar pagos por transporte y alimentación al personal que labore en jornadas extraordinarias, se debe adjuntar copia del control de asistencia.

Todo desembolso cuya naturaleza es considerada excepciones o eventualidades deben ser autorizadas por el jefe inmediato.

8. REEMBOLSO DE CAJA CHICA.

CUSTODIO DE CAJA CHICA

Elabora el detalle de gastos para rembolso y solicita autorización al feje inmediato.

JEFE INMEDIATO

Revisa y autoriza detalle de rembolso y lo entrega al custodio

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