PROCEDIMIENTO INTERNO PARA USO RECURSOS DE CAJA MENOR Y REEMBOLSO DE GASTOS

PROCEDIMIENTO INTERNO PARA USO RECURSOS DE CAJA MENOR Y REEMBOLSO DE GASTOS

Es importante que en el manejo de la gastos de menor cuantía, se deben tener en cuenta los Principios y Normas Contables, en cuyos apartes establecen que ningún documento deberá tener borrones, tachones ni enmendaduras y que además deben estar tramitados con letra legible o a máquina, como tampoco podrán alterarse los asientos en el libro de caja menor, ni el orden, ni la fecha de registro, ni dejarse espacios en blanco que faciliten intercalaciones o adiciones, ni hacerse raspaduras; no deben desprenderse hojas, alterarse el orden de las mismas o mutilarlas, en archivo digital en formato PDF.

A continuación, le remito las indicaciones, que se deben tener en cuenta para evitar dilataciones en el trámite de reembolso de las cajas menores y en el respectivo cierre del periodo contable.

• Cuando se realizan compras a personas naturales, es de gran importancia solicitarles [pic 1][pic 2]una copia del Rut, pues este es obligatorio cumplimiento, tanto para soportar costos [pic 3]y gastos, como para reportar información exógena de forma correcta ante la Dian de no exigirse o conservarse el Rut, los costos y gastos no serán aceptados [pic 4]fiscalmente, es decir, que la empresa no tendrá derecho a descontarse este valor de [pic 5]sus declaraciones de renta.

[pic 6] La factura que soporte un costo o un gasto, debe cumplir los siguientes requisitos:

1. Apellidos y nombre o razón social y NIT del vendedor o de quien presta el servicio.[pic 7]
2. Apellidos y nombre o razón social y NIT del adquirente de los bienes o servicios, junto con la discriminación del IVA pagado.
3. Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de facturas de venta.
4. Fecha de su expedición.
5. Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados.
6. Valor total de la operación.
7. Es necesario que la factura tenga impresa la resolución de facturación.

• Las cuantías mayores o igual a 4 UVT ($152.000 para el año 2022) por concepto de servicios y compras mayores o igual a 27 UVT (1.026.000 para el año 2022), deberán remitirse a contabilidad para efectos de retenciones, a que haya lugar.

• Todas las compras realizadas a agentes no responsables de IVA, es decir, aquellas personas no obligadas a expedir factura, deben estar soportadas por el documento equivalente de caja menor.

[pic 8] Las compras de bienes o servicios realizadas por caja menor no debe exceder del 40% del monto de esta, y deben corresponder a taxis, pasajes de buses, servicios de comedor, peajes, combustibles, artículos de aseo y cafetería, útiles de papelería y fotocopias y artículos para reparaciones sanitarias o daños menores sufridos en las instalaciones que no se encuentren en el stock de almacén y que por su urgencia no puedan esperar a cumplir el proceso de compras; de ser necesario incurrir en gastos diferentes a los enunciados y que sean esenciales, deben ser debidamente aprobadas por el Director del área según sea el caso y para las compras de Activos Fijos deberán ser aprobadas por el Director Administrativo y Financiero.

[pic 9] En la factura que soporte el costo o gasto debe anotarse claramente el motivo de la compra, la sección, proyecto o equipo a que va dirigido para permitir a quien realiza la contabilización saber a qué cuenta debe ser direccionado el costo o gasto al momento del registro del documento, así mismo cada uno de estos soportes deberá venir firmado por el Director del área respectiva, ya que son estos los únicos autorizados para aprobar [pic 10]la generación de los costos o gastos de cada una de las áreas a su cargo.

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