Capacitacion Y Desarrollo

UNIDAD IV. CAPACITACION Y DESARROLLO

4.1 PASOS PARA EL PROCESO DE CAPACITACIÓN.

Este proceso va desde la detección de necesidades hasta la evaluación de resultados. En los siguientes parrafos se te dará un panorama general del proceso y posteriormente encontrarás una explicación de cada etapa.

Pasos para elaborar un programa de capacitación:

Primer paso: detección de necesidades

Segundo paso: clasificación y jerarquización de las necesidades de capacitación

Tercer paso: definición de objetivos

Cuarto paso: elaboración del programa

Quinto paso: ejecución

Sexto paso: evaluación de resultados

Para elaborar un programa de capacitación el primer paso es detectar las necesidades de la empresa. Aplicar técnicas adecuadas para este fin elimina las pérdidas de tiempo.

El segundo paso es clasificar y jerarquizar esas necesidades. Es decir, se tienen que clasificar y ordenar para decidir cuáles son las más urgentes, o más importantes, o cuáles requieren atención inmediata y cuáles se tienen que programar a largo plazo.

El tercer paso es definir los objetivos de capacitación, es decir, motivos de llevar adelante el programa. Estos objetivos tienen que formularse de manera clara, precisa y medible para más adelante, después de aplicar el programa, poder evaluar los resultados.

El cuarto paso es elaborar el programa de capacitación. En este momento se determina qué (contenido), cómo (técnicas y ayudas), cuándo (fechas, horarios), a quién (el grupo), quién (instructores), cuánto (presupuesto).

El quinto paso es ejecutar el programa, es decir, llevarlo a la práctica.

El sexto paso es evaluar los resultados del programa. Esto debe hacerse antes, durante y después de ejecutarlo.

4.2 CAPACITACIÓN Y APRENDIZAJE.

En las organizaciones, las personas se destacan por ser el único elemento vivo e inteligente, por su carácter eminentemente dinámico y por su potencial de desarrollo capaz de aprender. Las personas tienen gran capacidad para adquirir nuevas habilidades, obtener nuevos conocimientos, captar información, modificar actitudes y comportamientos, y desarrollar conceptos y abstracciones .

El entrenamiento y la capacitación ofrecen conocimientos y habilidades requeridas para desarrollar eficientemente la labor de cada servidor público. Desde el ingreso, las personas aprenden a conocer la estructura de la institución, se incorporan cursos sobre regulación legal, procesos y procedimientos comunes y cultura de servicio. La capacitación secundaria por su parte, busca profundizar o mantener actualizados los conocimientos y habilidades de los servidores públicos .

En los servicios civiles, el aprendizaje a través de la capacitación, se orienta a mejorar la relación puesto-persona, desde que un individuo se incorpora a la organización, se le prepara para cerrar las brechas que pudieran existir entre el puesto y el individuo que aun cuando en términos generales hubiese acreditado los exámenes de ingreso, siempre tendrá algún área qué fortalecer. Por ello, existen durante la vida laboral diferentes etapas de capacitación que van desde el nivel básico, intermedio y el avanzado. En Chile, como en otros países, existe la capacitación para la inducción, para el cambio y la transformación institucional, para la actualización administrativa y para la actualización técnica .

En cuanto al modelo estadunidense existe una gran variedad de programas de entrenamiento que se ofrecen a los servidores públicos a nivel federal. Este entrenamiento responde al Government Employees Training Act de 1958 que obligó a las agencias y dependencias federales a proveer capacitación y entrenamiento para sus empleados. El aprendizaje organizacional se enfoca a desarrollar las habilidades necesarias para el mejor cumplimiento de sus funciones. En muchos casos y con el mismo propósito se celebran convenios con universidades para la impartición de eventos de capacitación como diplomados o especialidades. Cabe destacar que todos estos cursos y entrenamientos promueven la movilidad ascendente en el servicio .

Por otro lado, en el gobierno inglés, cada dependencia tiene un área especial responsable de capacitar al personal. En ella se imparten cursos vinculados con las funciones de la propia institución, el desarrollo administrativo y para la actualización de los servidores públicos que realizan funciones operativas y secretariales. Es de particular interés el Colegio del Servicio Civil (Civil Service College/Management in Government) que se encarga de ofrecer cursos de especialización y actualización a los servidores públicos, sobre diversos temas relacionados con la función pública .

En sí, los programas de entrenamiento y capacitación pueden organizarse a partir de las necesidades individuales o de las necesidades de la institución. En el primer caso, la capacitación es el resultado de exámenes de habilidades que identifican claramente las necesidades del servidor. En el segundo caso, en el aprendizaje organizacional, la capacitación es el resultado de cambios al interior de la institución de gobierno en la que se labora; ya sea como consecuencia de transformaciones en los objetivos y/o en la tecnología de la institución o como resultado de restricciones en los recursos o la reestructuración de funciones .

En diferentes países, entre éstos, Canadá y más recientemente en México se ha adoptado la capacitación por competencias. Canadá en el ámbito público por ejemplo para el sector hacendario, específicamente para el área de ingresos, cuenta con un catálogo de competencias organizacionales en el que clasifica con detalle los tipos de competencias de conducta y las técnicas grupales que deberán cubrir los puestos. Éstas se definen y determinan en relación con la función que desempeña la institución, cada área y cada puesto en particular. En el caso mexicano en el Poder Ejecutivo, en Ley del Servicio Profesional de Carrera, se establece la clasificación de las competencias, gerenciales, transversales y técnicas específicas por puesto .

En los servicios públicos de carrera, el aprendizaje permanente es obligado, la actualización permanente y formación continua de los empleados como forma de mantener y aumentar su capacitación. Un indicador inmediato que se puede obtener de la contabilidad son los “gastos en formación”, aunque no revela si el dinero aplicado fue bien gastado. Otros indicadores fáciles de obtener pero con las mismas limitaciones en términos de efectividad son el “número de horas de formación por persona y año” o el “porcentaje de personas que han recibido formación en el año”. Más audaces, aunque exigen a la organización una recogida de datos adicional, con controles o encuestas, serían los “cursos a los que se ha asistido en el último año y que han sido fructíferos“, el “índice de satisfacción con la formación”, el “personal que ha participado en proyectos realizados por la organización que han contribuido a mejorar su competencia profesional” o el “porcentaje de la formación aplicada en la ocupación desempeñada”.

Sin embargo, en las experiencias señaladas, es limitada la información y en muchas ocasiones ni siquiera existe, información que nos indique qué se hace con los resultados de la capacitación; es decir, no se observa el impacto real que provoca que un individuo o una institución se capaciten, se profesionalicen y aprendan en términos organizacionales.

Importancia de la capacitación y entrenamiento en la organización

La capacitación a todos los niveles constituye una de las mejores inversiones que hace la empresa que es fuente de ventajas competitivas a corto largo plazo y una de las principales fuentes de bienestar para el personal.

Como beneficia la capacitación a las organizaciones:

• Conduce rentabilidad mas alta y actitudes mas positivas

• Mejora el conocimiento del puesto a todos los niveles.

• Crea mejor imagen ante los clientes

• Mejora la relación jefes-subordinados

• Se promueve la comunicación a nivel de toda la organización

• Reduce la tensión y permite el manejo de áreas de conflictos

• Se agiliza la toma de decisiones y la solución de problemas

• Promueve el desarrollo de las personas mediante la promoción

• Contribuye a la formación de líderes y dirigentes

• Como beneficia la capacitación al personal:

• Ayuda al individuo para la toma de decisiones y solución de problemas

• Alimenta la confianza, la posición asertiva y el desarrollo

• Contribuye positivamente en el manejo de conflictos y tensiones

• Forja lideres y mejora las aptitudes comunicativas

• Sube el nivel de satisfacción con el puesto

• Permite el logro de metas individuales

• Desarrolla un sentido de progreso en muchos campos

• Elimina los temores a la incompetencia o la ignorancia individual

4.3 EL ANÁLISIS DE LA NECESIDAD DE CAPACITAR.

El entrenamiento es generalmente aceptado como una de las mejores soluciones para incrementar la productividad de las organizaciones mediante la mejora de las habilidades y el conocimiento de los empleados. En este sentido, la planificación de la capacitación y el desarrollo del talento humano es clave para la determinación del destino de las organizaciones, que más allá de tomar una postura reactiva frente al entorno cambiante donde el entrenamiento es una solución genérica para las contingencias, actúan proactivamente.

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