Caso práctico: empresa: Moda Urbana S.A. de C.V.

Caso        Práctico        ORDINARIO        Sistemas        y        procedimientos administrativos.

Empresa: Moda Urbana S.A. de C.V.

Giro: Tienda departamental especializada en ropa y accesorios de moda. Ubicación: Ciudad de México.

Tamaño: 120 empleados. Antecedentes

Moda Urbana es una empresa que, desde hace 15 años, ha crecido rápidamente gracias a sus campañas creativas y precios competitivos. Sin embargo, con el aumento de sucursales (actualmente 5), sus sistemas y procedimientos administrativos han quedado obsoletos y no estandarizados, lo que genera retrasos, duplicidad de tareas y errores frecuentes.

El área de mercadotecnia, que depende de información precisa de ventas, inventarios y clientes, se ha visto particularmente afectada, pues los reportes no llegan a tiempo o son incompletos.

Problemática Principal

Actualmente, cada sucursal registra sus ventas e inventarios en formatos diferentes (algunos usan Excel, otros libretas, otros un sistema antiguo no conectado a internet). Esto provoca:

1. Falta de información en tiempo real: El equipo de marketing no puede planificar promociones basadas en inventario real.
2. Errores en la reposición de mercancía: Se envían productos que no se necesitan y faltan los que sí.
3. Duplicidad de actividades administrativas: El área de administración recibe reportes incompletos y debe llamar a cada sucursal para confirmar datos.
4. Procesos no documentados: No existe un manual administrativo unificado que explique paso a paso cómo registrar ventas, inventario y promociones.
5. Retrasos en las campañas de mercadotecnia: Las promociones a veces se lanzan tarde o con productos equivocados.

Objetivo del Proyecto Final

Los alumnos deberán evaluar la situación actual de los sistemas y procedimientos administrativos de Moda Urbana y proponer un plan de mejora que incluya:

[pic 1] Diagnóstico: Identificación de fallas en el flujo de información y en la documentación de procesos.

[pic 2] Propuesta de nuevos procedimientos: Cómo estandarizar la captura de datos, el reporte de ventas y el control de inventarios.

[pic 3] Recomendación tecnológica: Herramientas o software que podrían implementar.

[pic 4] Diseño de un Manual Administrativo: Guía con pasos claros para todas las sucursales.

[pic 5] Plan de capacitación: Cómo entrenar al personal para aplicar el nuevo sistema.

Al analizar el estado actual de Moda Urbana, encuentro a una empresa con gran potencial y trayectoria sólida, pero que presenta síntomas claros de desgaste administrativo el crecimiento acelerado de sus sucursales, la estructura no ha evolucionado al mismo ritmo que su expansión comercial, la primera dolencia es la fragmentación del sistema comunicativo de la empresa pues, la información no fluye de manera uniforme ni en tiempo real. Cada sucursal registra ventas e inventarios con métodos distintos unos usan hojas de cálculo, otros papel, otros sistemas aislados, lo que genera confusión y datos incompletos.

En segundo lugar, observo fallas en el sistema circulatorio logístico la mercancía no llega donde más se necesita, en cambio, se acumula donde sobra provoca escasez de productos en unas sucursales y sobra mercancía de inventarios en otras.

El tercer problema es el sobreesfuerzo administrativo, para compensar deficiencias el área administrativa repite tareas, llama a cada sucursal para verificar datos y pierde tiempo valioso que debería destinar a la planeación estratégica no existe un manual unificado que documente los procedimientos, por lo que cada sucursal “recuerda” y actúa a su manera. Esto no solo produce inconsistencias, sino que aumenta la probabilidad de errores y retrasa la respuesta ante oportunidades de mercado.

Por último, el área de mercadotecnia presenta retrasos crónicos en su capacidad de reacción. Al no contar con datos precisos y a tiempo, las campañas se lanzan tarde o con productos equivocados, debilitando la imagen y el impacto comercial.

En general, Moda Urbana es una empresa con una marca fuerte, pero su sistema interno presenta fragmentación, lentitud y falta de estandarización ahora bien si es cierto que una empresa debe promocionarse, ciertamente es arriesgado que al ejecutar cierta premoción se haga bajo un inventario incierto, por ende se puede visualizar una mala coordinación y falta de comunicación entre el lado de inventarios y el área de marketing, lo que podría generar desconfianza entre los clientes.

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