Certamen Organizacion y metodos

Gestión Industrial y Control de Calidad

Curso Organización y Métodos

TRABAJO DE INVESTIGACION - CERTAMEN[pic 1]

Organización y Métodos:

Sus funciones, relación con la

Calidad Total, ubicación en la

         organización y su relación

con el diseño general de

sistemas de información

Indice[pic 2][pic 3]

Introducción / Resumen Ejecutivo[pic 5][pic 6]

La Organización y Métodos, en adelante OyM, guarda directa relación con la recolección de antecedentes, análisis, propuesta y aplicación de coordinaciones y normativas que beneficiarán el funcionamiento y la estructura de una empresa, compañía, entidad gubernamental, y en general en todo tipo de organismo complejo en el cual se hace necesario controlar y llevar la administración a un nivel global, eficiente y sistémico.

Conceptualmente, podemos comenzar por revisar la definición de OyM entendida como: "Una forma de consulta ideada para proveer asesoramiento sobre cómo dividir las actividades, agrupar las tareas, disponer procedimientos y cómo llevar trabajos administrativos mecánicos con la mayor economía de esfuerzo y con el máximo de eficacia en los resultados"^[1]. Luego, denominaremos unidad, equipo o servicio de OyM al conjunto de funcionarios especializados en la aplicación de la técnica propuesta.

Expuesto lo anterior, la OyM entonces, tiene como función primordial apoyar la obtención de resultados por medio de la asesoría especializada y estructurada, entregando conocimientos, habilidades y herramientas a los responsables de cada unidad para que puedan posteriormente desempeñarse con autonomía sin olvidar sus respectivas obligaciones.

En el desarrollo del presente trabajo revisaremos además características propias que deberá tener OyM, entendida como un departamento o unidad que entrega un servicio. Entre tales atributos, podemos mencionar:

• Requerimiento adecuado de tiempo para el análisis de situaciones y búsqueda de soluciones, sin presiones.
• Independencia de las unidades analizadas y capacidad de analizar con objetividad.
• Entrenamiento especializado y experiencia de los participantes de OyM.
• Visión holística que proponga una dimensión global por sobre limitaciones intradepartamentales.
• Plena concordancia entre la naturaleza de la organización y los métodos propuestos que se aplicarán en ella.

Dentro de lo visto en este curso, OyM tiene especial voz en la administración pública; dado que, curiosamente, OyM permite optimizar por cuanto revisa factores tales como productividad y rentabilidad, los cuales visto desde el punto de vista político y social generan posibilidades de entregar bienestar a entidades que en este caso no buscan el lucro, pero que al igual que privados, buscan optimizar sus recursos.

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Por su parte OyM tiene directa y activa relación con otros tópicos de mejora organizacional como son la Calidad Total y la mejora continua.

Para entender tales interacciones, que se traducen en compatibilidad de implementación, inclusive en complementos analizaremos primero las funciones características y ejemplos de OyM, por medio de la descomposición funcional de sus etapas o fases.

Veremos además un análisis FODA de la implementación tanto interna como externa, así como la matriz de entidades u organizaciones que se benefician de una correcta aplicación de OyM. Revisaremos además algunos ejemplos de preguntas tipo al hacer levantamiento de información, así como los aspectos fundamentales de la retroalimentación y seguimiento de las mejoras propuestas e implementadas.

El presente certamen finaliza con la descripción de la aplicación de tecnologías de información aplicadas a la trazabilidad en una empresa salmonera, en la cual se implementó un sistema de información como complemento a los ERP (Enterprise resource planning) corporativos que no cuentan con dicha capacidad. La mejora se tradujo en optimización de tiempos en la generación de documentación que es presentada y requerida por la autoridad fiscalizadora, y una mejora en lo relativo a la capacitación ya que libera la exclusividad de la operación, permitiendo reasignar personal que antes gastaba gran parte de su tiempo sólo en reunir la información para presentar ante la autoridad. Junto al objetivo inicial que era optimizar la generación de información, los sucesivos ciclos de mejora han ido implementando nuevas funcionalidades que hacen del sistema un completo sistema de trazabilidad, registro y obtención de información.

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Desarrollo[pic 10][pic 11]

1. Funciones, características y ejemplos de OyM:

• Incrementar eficiencia administrativa mediante estudios que buscarán la mejora de procedimientos, métodos y sistemas de trabajo.

• Labor que será desarrollada por los integrantes de OyM por medio de revisión de los procedimientos y propuestas que buscarán la sencillez y efectividad con la natural consecuencia de reducción de costos y esfuerzos innecesarios que simplificarán el trabajo.
• Gráficamente, se tiene:

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• Las función de OyM puede darse en dos contextos principales:[pic 15]

• Internamente (I).
• Externamente (E).

1. Análisis FODA de la función de OyM vista desde los dos contextos principales:

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• La misión de OyM es entregar una visión amplia de la organización, traducida en coordinación de todas las actividades, que a la vez sirven para fijar con precisión actividades y obtención de resultados.
• Alcances de los análisis de OyM:

• Podrán abarcar desde cambios estructurales, hasta la simplificación de trámites, o bien proponer reforma completa a la organización.
• Podrán enfocarse en toda la organización o en una unidad específica, área e inclusive puestos de trabajo a fin de considerar posibles mejoras.
• OyM podrá proponer la creación de nuevas unidades administrativas o puestos de trabajo, teniendo siempre en cuenta el éxito de la organización.

Deberán estar respaldados por la alta dirección de la organización, quienes proveerán autoridad y responsabilidad a las propuestas y sobre todo ante eventuales resistencias dentro de la misma organización.[pic 17]

• Los estudios y análisis OyM deben necesariamente contar con una metodología para su desarrollo, establecida en cinco fases, como se muestra a continuación:

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1. Desglose de las fases:

1. La planificación es la base de todo esfuerzo y a la vez constituye la preparación del curso de acción que se va a seguir para conseguir cualquier propósito o en su defecto, establecer cualquier propuesta. A su vez dentro de la planificación identificamos los siguientes pasos:

1. Definición: De la naturaleza del problema y detección de las principales fallas a resolver, para establecer claramente el objetivo del estudio.
2. Determinación de la situación actual por medio de la investigación o reconocimiento, lo cual nos llevará a determinar la complejidad de la investigación, las herramientas, técnicas y posibles costos asociados. Todo análisis preliminar contribuirá a aportar elementos de juicio que permitan sumar objetividad.
3. Descripción detallada de la situación y los requerimientos técnicos y humanos para plantear respuestas.
4. Formulación del plan de trabajo que considere todas las variables identificadas previamente, así como las alternativas y condicionantes que regirán el estudio.
5. Presentación de informe que permita apreciar la temática a analizar, junto con su plan de trabajo respectivo. Se deberán incluir clara y precisamente los tiempos, recursos y costos asociados al desarrollo de la labor.[pic 19]

1. Contenidos del informe:

1. Antecedentes y justificación del estudio.
2. Propósito, objetivos y resultados esperados.
3. Alcances y limitaciones del estudio.
4. Acciones o fases necesarias para el logro de objetivos.
5. Recursos requeridos que están involucrados en cada etapa.
6. Cronograma de actividades, indicando inicio y término de cada etapa.
7. Estrategias y/o tácticas administrativas a emplear.
8. Delimitación R&A (responsabilidad y autoridad) de cada etapa.
9. Programas de información y orientación relativos a la naturaleza y propósitos del plan de trabajo.

1. Entrega del informe a las autoridades de la unidad objetivo del estudio, para la aprobación de la alta administración a fin de que determinen costo/beneficio de la iniciativa, así como las implicaciones que pueden ocurrir en caso de ser realizado el proyecto.

1. Recopilación: Es el proceso que involucra la reunión de información documental, sean estos: manuales, leyes, informes, estadísticas, anuarios, estudios anteriores, reglamentos; y, en general toda información que de específicamente pueda aportar al trabajo, sin olvidar instructivos, organigramas, descripciones de cargo, de puestos, de procesos, de ubicaciones, etc.

• El registro y recopilación permitirá conocer el estado o situación actual del área de estudio, contribuirá a definir la objetividad sobre el análisis y elevará la fundamentación de las propuestas, a fin de que resulten en mejoras o aplicaciones completamente operativas.
• La correcta fundamentación de los datos provistos contribuirá en la investigación tanto en la determinación de valores duplicados como de información irrelevante o innecesaria, permitiendo quedarse con los antecedentes que guardan directa relación con el objeto de estudio, proveen mejora y ayudan a determinar nuevos posibles cambios, mejoras o eventuales nuevos problemas.
• Se debe efectuar registro de la recopilación a fin de contar con un historial que permita:

• Respaldar acciones y propuestas.[pic 20]
• Comparar en cualquier etapa del trabajo los resultados parciales respecto de los planes o programas respectivos.
• Facilitar la información, efectuar trazabilidad sobre los datos. Este factor es de summa relevancia por cuanto permitirá evitar duplicidad de esfuerzos y proveerá información en caso del ingreso de gente nueva.

• Las técnicas empleadas en la recopilación son:

• Investigación documental.
• Entrevistas, cuestionarios e información directa.
• En general, se permiten técnicas que permitan recopilar en función de los objetivos de la investigación y la naturaleza del problema.
• Es importante acotar además, que el analista, o desarrollador del estudio deberá alejarse de todo prejuicio, no habrán de existir opiniones preconcebidas, su actitud será amable y discreta a fin de ganar la confianza de quienes están en el círculo del estudio.
• No se establecerán además promesas u ofrecimientos que puedan resultar en no cumplimientos posteriores.
• Tópicos a considerar desde la perspectiva OyM:

• Definición de objetivos,
• Determinación estructura orgánica actual.
• Políticas y normativa relacionada con el caso en estudio.
• Funciones asociadas a puestos de trabajo o área relacionada.
• Condiciones de trabajo, cultura organizacional, relaciones externas, internas y vías de comunicación involucradas.

1. Análisis: Es la etapa de organización del material recopilado, en donde se efectúa un análisis crítico que establezca la causalidad de la operación actual y permita identificar origen de errores, retrasos, deficiencias o duplicidades de las tareas o procesos.

La etapa de análisis consiste en separar los componentes hasta llegar a conocer las características, naturaleza y causas de las detecciones, considerando la interdependencia e interacción que existe dentro de ellos.El análisis entrega la descripción de forma ordenada de datos para efectuar el análisis crítico que identifica detalles y ayuda a dosificar los esfuerzos en el diagnóstico de problemas.

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