Construir Un Negocio

1. Determina tu objetivo. Pregúntate qué desearías que logre el informe.[2] Sin importar la respuesta, será necesario que tu objetivo sea concreto. Si es impreciso, tu informe solo confundirá a tu audiencia, lo que pondrá en riesgo la credibilidad del informe.

• Por ejemplo, tal vez quieras lograr que tu departamento reciba un presupuesto mayor para publicidad. Por lo tanto, tu informe tiene que enfocarse en el presupuesto para publicidad actual y en cómo podrías utilizar con efectividad uno mayor.

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Identifica a tu audiencia. Tu audiencia podría incluir a una parte externa, que no trabaja dentro de tu empresa, o a alguien dentro de tu compañía. Considera el conocimiento o la familiaridad que ya tiene la audiencia con el tema del informe. También piensa en cómo utilizarán la información del informe los receptores.[3]

• Recuerda que, más allá de la audiencia, para una empresa o para un cliente ninguna conclusión tiene más peso que el dinero.

• Por ejemplo, digamos que quieres implementar un programa de empleo compartido en tu división. Decides que tu público objetivo está formado por el director de recursos humanos, el director ejecutivo y el director de operaciones. Considera cuánto es probable que ya sepan sobre los programas de empleo compartido. La respuesta establecerá el tono del informe, si tu empresa jamás ha considerado este tipo de programa, entonces este será informativo y estratégico y si ya ha considerado implementarlo, entonces el informe será menos informativo y más persuasivo.

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Determina qué tipo de reporte es apropiado para tu situación específica.Ahora que sabes qué quieres lograr y a quién dirigir la información, podrás decidir el tipo de informe que escribirás. Probablemente descubras que el tipo de informe se encuentra descrito en una de las categorías que se mencionaron en la parte 1.

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Identifica qué tienes que averiguar. La parte más difícil de elaborar un informe de negocios no es escribirlo, sino establecer una conclusión y reunir los datos necesarios para integrarla. Esto requiere de una variedad de habilidades, incluyendo la recaudación de datos y el análisis de mercado. ¿Qué necesitan saber tú y después la administración a fin de tomar una decisión informada sobre el tema?

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Reúne los datos apropiados para tu reporte. Es importante que investigues bien, de otra manera te arriesgas a perder credibilidad. La reunión de datos en sí misma dependerá del tipo de reporte que escribas. Asegúrate de que los parámetros de datos que elijas sean concisos y relevantes para el objetivo del informe.

• Los datos podrían ser internos, lo que significa que podrás reunirlos con bastante rapidez. Las cifras de ventas, por ejemplo, seguramente estarán disponibles en el departamento de ventas y podrás conseguirlas con un llamado telefónico, lo que significa que recibirás los datos y podrás añadirlos al informe rápidamente.

• Los datos externos también podrían estar disponibles internamente. Si la empresa tiene un departamento que se dedique a la recolección de datos de los clientes para analizarlos, pídeles sus cifras. No tienes que conducir tu propio análisis. Esto será diferente para cada tipo de empresa, pero a menudo el escritor de un informe de negocios no necesitará conducir investigaciones de primera mano.

• Por ejemplo, si escribes un informe de recomendación o justificación, entonces tendrás que investigar todos los beneficios de la idea que propones e incorporar la investigación a tu informe.

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Organiza y escribe el informe. La manera en la que organices tu informe dependerá de tu objetivo.

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