Control interno de los desembolsos de en efectivo.

Control interno de los desembolsos de en efectivo

• Comprobacion de los desembolsos de cuentas :

La principal ventaja de exigir que los desembolsos se hagan con cheque consiste en obtener evidencia de beneficiario mediante el endoso del cheque; otras ventajas 1) Centralización de la autoridad de desembolsar en manos de unos cuantos funcionarios- los únicos autorizados de firmar cheques-; 2) registro permanente de los desembolsos;- 3) disminución del efectivo disponible.

        Para garantizar plenamente los beneficios del control interno que suponen los cheques, es indispensable que estén prenumerados y que no falte ninguno de los números de la serie. Los  cheques no emitidos deben guardarse adecuadamente para evitar robo o mal uso. Los cheques anulados se perforan para que no puedan usarse ni archivarse en la secuencia regular de cheques pagados. Las cantidades monetarias se imprimen en todos los cheques con la computadora o con una maquina protectora d cheques. Esta práctica hace difícil alterar un cheque aumentando su importe.

Los funcionarios autorizados para firmar cheques deberían revisar los documentos que soportan el pago y perforarlos en el momento de la firma para evitar que sean presentados por segunda vez. Deben tener control de los cheques hasta el momento de enviarlos. Normalmente, llegan a sus manos ya llenados y solo falta su firma. Para evitar en los posible varias estrategias fraudulentas de la falsificación, los cheques firmados no serán devueltos al departamento de contabilidad que los preparo para su firma.

Casi todas las compañías que emiten grandes volúmenes de cheques utilizan computadoras o maquinas firmadoras. La firma autorizada (generalmente la del tesorero) se imprime automáticamente en cada cheque mientras es procesado. Si la computadora genera cheques firmados, pueden usarse cuentas de artículos, totales de control y totales de caja (conciliados por el personal del departamento de finanzas) para cerciorarse de que los cheques se emiten sólo para los desembolsos de efectivo autorizados; a su vez deberá necesitarse una clave para recuperar los cheques firmados; la placa de del facsímil de la firma deberá sacarse de la máquina y guardarse cuando esta no se use.

Puede requerirse una segunda firma manual en los cheques firmados por computadora o por máquina cuando se trate de cantidades grandes.

La conciliación de los estados bancarios mensuales es indispensable para un buen control interno sobre los ingresos y los desembolsos de efectivo. Esto debe hacerlo un empleado que no autorice ni registre las transacciones en efectivo ni maneje efectivo. Los estados del banco le llegan cerrados. Cada mes la conciliación bancaria deberá ser revisada por el funcionario encargado de la compañía, quien la aprobara por escrito.

El sistema de comprobantes es un método con el que se logra un fuerte control interno sobre los desembolsos en efectivo, pues ofrece la seguridad de que todos han sido autorizados y revisados antes de emitir un cheque. En este sistema el departamento contable se encarga de reunir la documentación apropiada que justifica los desembolsos en efectivo. Por ejemplo antes de autorizar el pago de mercancías, el departamento de contabilidad reúne las copias de la orden de compra, el informe de recepción, las facturas del proveedor determina después de que esos documentos coincidan. Una vez que este seguro de que la transacción cuenta con los soportes adecuados, un empleado prepara una factura que se archiva en un diario según la fecha en que se realizó el pago.

En esta aceptación, el comprobante es una hoja que contiene espacio para poner las iniciales de los encargados de varias funciones de autorización. Entre ellas figura las siguientes: extender y sumar las columnas de la factura del proveedor; determinar la concordancia de la factura, de la orden de compra y del informe de recepción; registrar la transacción en la cuenta. Las transacciones se incluyen en un registro de comprobantes (que normalmente reemplaza al recordatorio de compras) mediante un asiento que carga el activo, el pasivo o la cuenta de gastos y que abona las cuentas por pagar. La separación de la función de verificación y aprobación de las facturas es otro paso para prevenir errores o fraude. En la fecha de pago, el comprobante y los documentos de soporte se extraen del archivo de recordatorio y se elabora el cheque pero no se firma.  El comprobante, los documentos de soporte y el cheque se envían al departamento de finanzas para su firma.

En un sistema computarizado de compras, la información referente a las facturas de los proveedores es introducida por el departamento de contabilidad y la computadora compara con la orden de compra y la información de la recepción que capturaron otros departamentos. Si coinciden, la computadora aprobara el pago y automáticamente  registrara el comprobante como cuenta por pagar. Las transacciones con inconsistencias no se procesan, si no que se incluyen en un informe de excepciones para que las revise el grupo de control de operaciones. Poco antes de la fecha de vencimiento, la computadora genera un cheque en pago de la factura. Si ella lo firma, no es necesario enviarlo al departamento de pago de comprobantes para que los mande por correo.

Otro control que los auditores esperan hallar en un departamento bien administrado de cuentas por pagar es un balance mensual de los registros detallados de cuentas por pagar (0 comprobantes) con la cuenta de control mayor general. Estas conciliaciones se guardan como evidencia de la realización del procedimiento y sirven para localizar errores o fraudes subsecuentes.

Los estados de cuentas de los proveedores se conciliaran de inmediato con el mayor de cuentas por pagar o con la lista de comprobantes abiertos.

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