Control Y Planes De Contingencia

Contenido

UNIDAD 5 1

1) DEL ENTORNO, UTILIDADES, RECURSOS HUMANOS, PRODUCCIÓN, MERCADOS 4

CONTROL ESTRATÉGICO DEL ENTORNO 5

CONTROL ESTRATÉGICO DE UTILIDADES 7

CONTROL ESTRATÉGICO DE RECURSOS HUMANOS 9

CONTROL ESTRATÉGICO DE PRODUCCIÓN 12

CONTROL ESTRATÉGICO DE MERCADOS: 13

2) ELABORAR SISTEMAS DE CONTROL 14

3) DE NO EXISTIR SISTEMAS DE CONTROL NI PLANES DE CONTINGENCIA, QUE PROBLEMAS SE PUEDEN DAR EN LA EMPRESA 18

4) ¿QUÉ RECOMENDACIONES SE DEBEN HACER ANTE ESTOS PROBLEMAS? 18

5) SÍ LA EMPRESA DESEA EXPORTAR SUS PRODUCTOS QUE SISTEMAS DE CONTROL SE DEBEN IMPLEMENTAR A NIVEL GENERAL 19

UNIDAD 5

Control

Es la función que permite la supervisión y comparación de los resultados obtenidos contra los resultados esperados originalmente, asegurando además que la acción dirigida se esté llevando a cabo de acuerdo con los planes de la organización y dentro de los límites de la estructura organizacional.

Control organizacional

Partiendo de la premisa de que la empresa es una unidad compuesta por la interrelación de todas sus secciones, áreas y dependencias, y que el éxito de esta depende de una sincronización total entre cada una de esas partes, entra a jugar un factor importante dentro de la empresa, factor que es el que permite que precisamente exista esa sincronización entre las diferentes secciones de la empresa que es el control. El funcionamiento de una empresa se basa en la realización de unas actividades, para las que se han fijado unos procedimientos determinados, los que son llevados a cabo por el personal. Ahora bien, cada una de estas actividades y procedimientos deben llevar inmerso un control que permita su constante evaluación y corrección o replanteo, sin estos controles no se puede determinar en un momento dado si tales actividades se están ejecutando de una forma correcta y adecuada. Necesariamente se requiere que en cada proceso se haga un análisis que asegure que el siguiente proceso no se vea afectado por una falencia en el anterior, esto se debe hacer constantemente y en todo el conjunto de actividades y procesos llevados a cabo en la empresa, ya sean de la parte operativa o administrativa.

El control es un elemento ampliamente difundido y aplicado en las empresas modernas pues se puede afirmar que es el pilar sobre el cual se fundamenta el funcionamiento correcto de todo el engranaje que conforma la empresa. El control es el único mecanismo efectivo que asegura el cabal cumplimiento de objetivos, propósitos, procesos y actividades de la empresa.

Planes de contingencia

Se entiende por plan de contingencia los procedimientos alternativos al orden normal de una empresa, cuyo fin es permitir el normal funcionamiento de esta, aun cuando alguna de sus funciones se viese dañada por un accidente interno o externo.

Que una organización prepare sus planes de contingencia, no significa que reconozca la ineficacia de su empresa, sino que supone un avance a la hora de superar cualquier eventualidad que puedan acarrear pérdidas o importantes pérdidas y llegado el caso no solo materiales sino personales.

Los Planes de Contingencia se deben hacer de cara a futuros acontecimientos para los que hace falta estar preparado.

La función principal de un Plan de Contingencia es la continuidad de las operaciones de la empresa su elaboración la dividimos en cuatro etapas:

1. Evaluación.

2. Planificación.

3. Pruebas de viabilidad.

4. Ejecución.

Las tres primeras hacen referencia al componente preventivo y la última a la ejecución del plan una vez ocurrido el siniestro.

La planificación aumenta la capacidad de organización en caso de siniestro sirviendo como punto de partida para las respuestas en caso de emergencia.

El Plan de Emergencia

Una Planificación de Contingencias debe ser también un Plan de Emergencia que contenga los siguientes elementos:

a) Identificación del escenario

b) Objetivos operativos

c) Medidas que se deben adoptar

d) Investigación

e) Conclusiones

Objetivos Generales

a) Minimizar las perdidas

Objetivos Particulares

b) Gestión y coordinación global, asignación de responsabilidades

c) Activación del Plan de Emergencia

d) Minimizar las perdidas

Se deberán valorar los diferentes escenarios, esta actividad es la más intuitiva y sin embargo una de las más importantes ya que sienta las bases de toda la planificación posterior. Para establecer escenarios es necesario formular distintas hipótesis, aunque estas se basen en todos los conocimientos disponibles, nunca se debe eliminar el elemento de imprevisibilidad.

Debe ser un documento “vivo”, actualizándose, corrigiéndose, y mejorándose constantemente. No se trata de un documento que deba ser revisado exhaustivamente y fecha fija, sino de un documento que esté en permanente estado de cambio.

Los planes de contingencia deberán ser realistas y eficaces. Deberá existir un mecanismo para determinar qué plan de contingencia alternativo se instrumentará, tomando en consideración la eficiencia con respecto al costo. En situaciones de crisis, el rendimiento con respecto a otros objetivos es secundario.

1) DEL ENTORNO, UTILIDADES, RECURSOS HUMANOS, PRODUCCIÓN, MERCADOS

Para varios autores (Mintzberg, Menguzzato, Amat, Koontz, Anthony) el control estratégico es el encargado de supervisar el comportamiento y la efectividad de la estrategia seleccionada.

El control estratégico tratará de facilitar el seguimiento de las acciones internas y externas de la empresa, las cuales le van a permitir alcanzar los objetivos deseados en base a las estrategias desarrolladas.

En el control estratégico la verificación de lo pasado tiene como propósito fundamental la identificación de los problemas relacionados con el logro de los objetivos del plan estratégico, el análisis de sus causas y efectos para diseñar las acciones correctivas que garanticen la buena marcha hacia el futuro. Enfrenta por lo tanto, problemas diferentes de acuerdo con el área en donde se ejerce el control y es necesario diseñar estrategias específicas para su aplicación.

Todo sistema de control: mide → corrige → verifica → planea, sea clásico o estratégico.

El control estratégico se centra en:

“Si la estrategia se está implementando como se planificó y si los resultados obtenidos por la estrategia son los esperados”.

Según Horowitz, el control estratégico debe prestar atención a cuatro aspectos fundamentales:

* Cuáles son las hipótesis fundamentales sobre las que se base la estrategia.

* Cuáles son los factores críticos para el éxito de la organización.

* Cuáles son las principales competencias distintivas.

* Cuáles son las prioridades clave y los resultados esperados.

CONTROL ESTRATÉGICO DEL ENTORNO

En toda empresa, por lo general, se necesita realizar un monitoreo del entorno para suministrar información a la compañía durante el trabajo diario. Existe la necesidad de saber lo que ocurre dentro de la organización y en el entorno externo.

El control estratégico del entorno es un proceso permanente en las organizaciones, en el cual se registra todo lo que ocurre y lo que está por suceder en los entornos externos; en estos monitoreos, no existe un punto en la secuencia de planeación, donde comience o termine el monitoreo del entorno.

Monitoreo del entorno:

Los datos que se obtienen en forma continua, deben ser proporcionados a toda la empresa, acerca de lo que está sucediendo y la posibilidad de que ocurra algo que afecte las operaciones normales de la empresa y su proceso de planeación.

El proceso de planeación, se debe de confrontar por dos aspectos esenciales del monitoreo del entorno.

1. Se relaciona con los tipos de información obtenida y la forma como se debe utilizar ésta. (Hechos, hipótesis, intuiciones, suposiciones y otras).

2. Se relaciona con la efectividad del sistema de compilación, almacenamiento, procesamiento, integración y difusión de la información del entorno perteneciente a la organización. La información, debe identificar oportunidades y amenazas emergentes en el entorno externo, luego, identificar sus fortalezas y debilidades para responder a estas oportunidades y amenazas. Este monitoreo debe sacar a la luz, una variedad de factores tanto internos corno externos para la organización: que se han estado pasando por alto pero que deben ser considerados como parte del proceso de planeación.

Se deben examinar con regularidad, cuatro entornos que son los siguientes:

1. El macro entorno

2. El entorno industrial

3. El entorno competitivo

4. El entorno interno organizacional

CONTROL ESTRATÉGICO DE UTILIDADES

Es también conocido como Control Estratégico Financiero, y sirve para proporcionar información acerca de la situación financiera de la empresa y del rendimiento en términos monetarios de los recursos, departamentos y actividades que lo integran.

Establece lineamientos para evitar pérdidas y costos innecesarios y para canalizar adecuadamente los fondos monetarios de la organización, auxiliando de esta manera a la gerencia, en la toma de decisiones para establecer medidas correctivas y optimizar el manejo de sus recursos financieros.

Básicamente, comprende cuatro áreas:

1) Control Presupuestal.

Los presupuestos se elaboran durante el proceso de planeación, sin embargo,

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