CONTROL INTERNO DEL EFECTIVO Y EQUIVALENTES AL EFECTIVO

CONTROL INTERNO DEL EFECTIVO Y EQUIVALENTES AL EFECTIVO

Cobranzas y entradas de efecto

1. Existe un adecuado control físico sobre las facturas pendientes de cobro
2. Identificación oportuna de facturas que deben cobrarse
3. Existe un adecuado control contable sobre fechas de vencimiento
4. Las facturas se relacionan en un formulario prefoliado
5.  Las facturas están respaldadas con los clientes
6. Los cobradores están afianzados considerando el monto máximo
7. Prevención de quienes tienen acceso al efectivo
8. Al termino de los cobros diarios entregar el efectivo directamente a caja
9. Las facturas no pagadas se reprograman para insistir en nuevas gestiones de cobro
10.  Verificación de la cartera deudora para identificar cual puede ser un cobro dudoso

Salidas de efectivo

1. La auditoría está clara y formalmente definida
2. Todas las salidas de cobro deben estar sujetas a una autoridad
3. Los desembolsos se hacen con cheque nominativo
4. Prohibido emitir cheques al portador
5. La emisión de cheques se basa en un mínimo de 2 firmas
6. Prohibida la firma de cheques en blanco
7. La secuencia numérica de cheques está controlada
8. Los cheques anulados son apropiadamente cancelados y archivados
9. Los talonarios de cheques son bien custodiados
10. Las cuentas de cheques se concilian mensualmente
11. La conciliación de cheques se hace por un empleado distinto al que controla estas cuentas
12. Las facturas y documentos pagados se cancelan con un sello fechado
13. El pago de facturas requiere la revisión previa de precios
14. Debe de haber un encargado que autorice previamente el pago de facturas
    

Fondos fijos y variables

1. Políticas por escrito para el manejo de estas cuentas
2. Están manejados por empleados formalmente designados
3. Existen cartas de responsabilidad firmadas por cada uno de los responsables del manejo de fondo fijo
4. Se efectúan arqueos sorpresivos de los fondos por una persona distinta al responsable de su manejo
5. Estos arqueos constan por escrito e incluyen conexión con cifras de la contabilidad
6. Existen plazos bien definidos para el rescate de vales provisionales
7. Los vales son autorizados por una persona con facultades formalmente asignadas para ello
8. Los vales son nominativos e incluyen la firma de recibido por parte del beneficiario
9. Los vales incluyen mención clara del propósito del anticipo o salida del efectivo
10. Los comprobantes pagados con el fondo se cancelan de inmediato con sello fechador de pagado para evitar que vuelvan a utilizarse
11. Respeto de límites establecidos para efectuar pagos con el efectivo del fondo
12. Los fondos establecidos son suficientes para su propósito y no implican inmovilizaciones de efectivo
13. Las reposiciones se llevan a cabo en plazos razonables
14. Los cheques para reposición son nominativos
15. Las aplicaciones contables de las reposiciones se llevan a cabo oportunamente

CUENTAS POR COBRAR A CLIENTES CONTROL INTERNO

1. La cartera por cobrar se custodia físicamente bajo suficientes medidas de seguridad
2. Las funciones de custodia física y contable están claramente separadas
3. Los mecanismos de control permiten identificar de forma oportuna y confiable la cartera cuyo cobro ya puede efectuarse
4. Se utilizan formularios prefoliados para el control de la cartera por cobrar que se entrega a cobradores
5. Los formularios son revisados y autorizados por una persona con facultades para ello
6. Comprobar que si los formularios son computarizados que estén íntegramente asegurados en la base de datos con los mecanismos de seguridad informática
7. E obtiene acuses de recibo de los cobradores por la cartera que se les entrega
8. Los cobradores visitan a clientes de acuerdo con itinerarios para optimizar el tiempo
9. Existe una política para evitar que los cobradores reciban dinero en efectivo por parte de los clientes
10. Al finalizar sus gestiones de cobro los cobradores pasan primero a caja para entregar lo cheques recibidos de los clientes
11. Los procedimientos permiten evitar que el departamento de cobranzas tenga acceso al efectivo proveniente de pagos
12. Los cobradores están afianzados hasta por el monto máximo de valores que transportan bajo su responsabilidad
13. La cobranza se deposita oportunamente
14. Se determinan los saldos de las cuentas de clientes en formas periódicas y se concilian
15. Se preparan periódicamente relaciones de cartera vencida
16. Existe una norma claramente definida para actualizar el saldo de la estimación de cuentas de cobro dudoso
17. Las cancelaciones de cuentas por cobrar son previamente autorizadas por un funcionario con facultades para ello
18. Las cuentas por cobrar canceladas se registran en cuentas de orden y su integridad se vigila
19. Las notas de cargo y crédito están prefoliadas y se emiten bajo previa autorización del funcionario con facultad para ello
20.  Se requiere de la población de un funcionario facultado para otorgar descuentos fuera de plazo o superiores a los institucionales
21. Se llevan a cabo investigaciones de crédito y existentes límites de crédito para cada cliente que consta claramente en las bases de datos
22. Se verifica el cumplimiento de los límites de crédito
23. Los límites de crédito se actualizan periódicamente considerando el comportamiento del cliente
24. Se practican arqueos periódicos sobre la cartera por cobrar a clientes
25. Si los arqueos no son al cien porciento  se llevan a cabo sobre bases rotativas
26. Los arqueos se llevan a cabo por personal distinto al que maneja y administra la cartera
27. Los arqueos incluyen la conciliación respectiva con saldos de los registros contables
28. Las diferencias derivadas de los arqueos se investigan plenamente y se emprenden de inmediato las acciones que sean necesarias
29. Los ajustes contables derivados de los arqueos se registran oportunamente
30. Se confirman por escrito los saldos de los clientes más significativos

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