“Costos y Presupuestos para las Operaciones de Mantenimiento”

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México D.F. a 06 de Septiembre del 2015

García González Oscar

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Ingeniería de Planta

“Costos y Presupuestos para las Operaciones de Mantenimiento”

Registro, Resumen y Distribución de los Datos de Costos

Existen dos objetivos generales en cualquier sistema de costos. Uno es proporcionar una actividad de contabilidad con la información requerida para un registro en libros y el otro es proporcionarle al departamento de operación la información requerida para su control interno y la evaluación de su funcionamiento.

Existen 5 categorías generales de los gastos del departamento de mantenimiento:

• Adiciones al capital: Implica el costo total de trabajo realizado por el departamento de mantenimiento, la adición de los haberes o activos del capital de la compañía.
• Gastos de Reparación y Mantenimiento: Incluye todos los gastos que se acumulan para mantener a la planta y a su equipo en condición de operación satisfactoria.
• Gastos de Desmantelamiento: Incluye el costo de la remoción del equipo obsoleto o abandonado.
• Costo de los servicios de producción y distribución: Incluye los costos del combustible, el costo de todas las utilidades o servicios adquiridos, como electricidad, agua y el costo para producirlos y distribuirlos.
• Gastos Varios: Es un área donde se acumulan diferentes gastos que no se acomodan en ninguna de las anteriores.

Elementos del Costo: Se utilizan 6 categorías para definir los elementos de esta clasificación.

• Equipo
• Suministros
• Mano de Obra
• Servicios Exteriores
• Gastos indirectos del departamento de mantenimiento.

Reporte de Costos

El objetivo primario del sistema de costos tiene dos aspectos: distribución equitativa de costos y proporcionar un método para el control y evaluación del funcionamiento del departamento de mantenimiento. Por consiguiente, el reporte de costos debería adaptarse de mejor manera para satisfacer estos requisitos.

Elaboración del Presupuesto de Mantenimiento

Se entiende por presupuesto a un fin o una meta de costo o estimación por un trabajo realizado. Existen muchos tipos de presupuestos y muchos periodos cubiertos por ellos, así como muchos métodos empleados para su elaboración. Sin embargo, se debe recordar que no es un documento histórico sino más bien un pronóstico de gastos.

Tipos de Presupuesto

Existen dos categorías de presupuestos que normalmente son utilizados por el área de ingeniería de mantenimiento.

• El que pronostica el costo del equipo de mantenimiento en condiciones satisfactorias de operación.
• El que pronostica el costo de operar ciertos departamentos de servicio que normalmente son responsabilidad del grupo de mantenimiento.

Presupuesto de Reparación

Su objetivo es proporcionar la información requerida por los departamentos de producción a través de los procedimientos y se pueden clasificar en tres tipos.

1. Aquellos limitados a un costo total fijo por unidad de tiempo.
2. Aquellos que se establecen a un costo unitario por unidad de producción.
3. Una modificación de los casos 1 y 2 que compensa parcialmente un cambio en el nivel de la actualidad de producción.

Como se establecen los presupuestos

Paso 1. Porcentaje de ventas

El primer paso en la elaboración de un presupuesto para el plan de mantenimiento consiste en examinar cuanto se destina al mantenimiento. Por lo regular, en esta existe un criterio estándar que proporciona el porcentaje promedio de las ventas destinado al presupuesto de mantenimiento.

Paso 2. Método de tareas

El segundo paso en la elaboración de un presupuesto consiste en utilizar el método de tareas. Con él se intenta preparar un presupuesto que apoye debidamente la actividad de la mezcla de mantenimiento, a fin de alcanzar los objetivos de ventas. Para obtener el presupuesto monetario total, hay que estimar los costos de cada ejecución de las herramientas y maquinaria incluidas en el plan.

Paso 3. Método competitivo

El último paso a considerar es el intento de estimar el presupuesto de ventas y mantenimiento de las principales empresas de la competencia. Después se comparan los estimados con el presupuesto de ventas y de mantenimiento de la compañía.

Puesto que los presupuestos se establecen primordialmente para ayudar a una compañía a planear el costo de sus operaciones para producir una utilidad, y como un progreso financiero de la compañía se grafica por el departamento de contabilidad.

Organización del Personal de Costos y Presupuestos

Funciones

Las funciones de un grupo presupuestador y de control de costos pueden dividirse en tres categorías; recabación de información; procesamiento de la información; interpretación y comparación de los datos.

• Recolección de Información: La recolección de la información o el registro de la distribución del tiempo de los trabajadores y el costo de los materiales, puede efectuarse enteramente por los hombres que trabajan en la tarea. Esta práctica reduce al mínimo la necesidad de empleados checadores de tiempo localizados en el área de talleres. En otros casos este registro es manejado por un grupo de empleados por razone de mayor seguridad y precisión, necesitando una organización de empleados en la proximidad de las áreas de los talleres.
• Procesamiento de la información y control de costos: El procesamiento de los datos y el control de los gastos para fines presupuestarios se puede llevar por un grupo funcional parado dentro de la organización de mantenimiento, o puede manejarse enteramente fuera del departamento de mantenimiento por el departamento de contabilidad o por un grupo de empleados separados de planta.
• Interpretación de los datos: Aunque se realiza una considerable interpretación por el departamento de contabilidad, su versión es, por necesidad, inclinada hacia el nivel superior de la gerencia para valuar el funcionamiento financiero de la compañía.

Organización del personal de control de costos.

Para poder encarar cualquier esfuerzo serio de racionalización de costos resulta fundamental disponer de información adecuada sobre todas aquellas variables de nuestro negocio (nos referimos aquí a información en todo el sentido del término, y no a meros datos, inconexos y dispersos, vacíos de inteligibilidad). No debe olvidarse que "lo que no se mide no se gestiona". Es decir, es imposible administrar con éxito una actividad si no contamos con información de gestión, suficiente y confiable, que posibilite la pertinente toma de decisiones. El despliegue y el mantenimiento de sistemas de información idóneos son prerrequisitos para la elaboración de todo plan de control de costos.

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