Cuestionario: método de control interno

Método de Evaluación: Cuestionario

Cuenta Seleccionada:   Cuentas por Cobrar 

1. ¿La Compañía tiene establecidas políticas definidas para otorgar crédito?

1. ¿Estas políticas de encuentran plasmadas por escrito en algún documento interno?

1. ¿Se cuenta con base de datos adecuada para tomar decisiones respecto a la aprobación o rechazo de créditos a clientes?

1. ¿Los archivos de bases de datos son revisados periódicamente por algún funcionario autorizado?

1. ¿Existe algún procedimiento de control que asegure que solamente mediante autorización de un funcionario u órgano competente puedan cambiarse, adicionarse o suprimirse datos de la base de datos usadas para otorgar créditos?
   

1. ¿Se realizan pruebas periódicas por auditoría interna u órgano equivalente para verificar todas las políticas y procedimientos establecidos para el otorgamiento de créditos se están cumpliendo?
   

1. ¿Si las bases de datos se procesan electrónicamente, se limita el acceso a las mismas?

1. ¿Los documentos por cobrar se encuentran físicamente en la empresa?

1. ¿Si existen documentos por cobrar, propiedad de la compañía, en poder de terceros (bancos, abogados, etc.), se tiene la comunicación necesaria con ellos?

1. ¿Los documentos por cobrar se han originado por operaciones propias de la empresa?

1. ¿Se cuenta con un registro de documentos por cobrar y se tiene actualizado?

1. ¿Se cuenta con un registro de documentos por cobrar y se concilia con los registros de contabilidad y con el mayor?

1. ¿Los pagos a cuenta se anotan en el reverso de los documentos?
2. ¿Quien tiene bajo su responsabilidad los documentos por cobrar es independiente del contador o de quien tenga acceso a la contabilidad e independientemente del cajero?

1. ¿Se tiene establecido el procedimiento de confirmar periódicamente con los deudores, los saldos de documentos por cobrar?

1. ¿Quien aprueba las cancelaciones de documentos por cobrar, está debidamente autorizado?

1. ¿Los créditos por descuentos en documentos por cobrar se encuentran aprobados por funcionarios autorizados?

1. ¿Existe alguna política definida respecto a los intereses incluidos en los documentos?

1. ¿Se llevan a cabo arqueos periódicos de documentos y cuentas por cobrar y se concilian con los registros contables aclarando las diferencias?

1. ¿Los documentos por cobrar se encuentran debidamente guardados en lugar seguro y fuera del alcance de personas ajenas a su custodia y responsabilidad?
2. ¿El sistema que se lleva para manejar los registros detallados de cuentas por cobrar es adecuado?

1. ¿Se requiere de la autorización del departamento de crédito y cobranza para liquidar saldos acreedores a favor de clientes?

1. ¿Se les comunica a los clientes cuando llegan a tener saldos acreedores?

1. ¿Existe separación del departamento de crédito con caja y con ventas?

1. ¿Todas las notas de crédito se encuentran respaldadas con documentación adecuada en el caso de devoluciones de mercancía?

1. ¿Existen políticas definidas por los descuentos otorgados a clientes?

1. ¿Existen procedimientos de cobranza definidos?

1. ¿Se revisan periódicamente las cuentas vencidas por funcionario autorizado?

1. ¿Auditoría interna o personal equivalente solicita periódicamente conformidad de saldos a cuentas canceladas por incobrables?

1. ¿Se tienen controladas en cuentas de orden o en otra forma los saldos cancelados por incobrables?

1. ¿Una vez canceladas las cuentas incobrables se continúan las gestiones de cobro?

1. ¿EL computador cuenta con programas para calcular rebajas, descuentos por volumen de compra y pronto pago, según parámetros autorizados?

1. ¿Existe un funcionario responsable en última instancia de toda la cobranza de la compañía?

1. ¿Las tiras de auditoría de las registradoras se concilian con los ingresos depositados diariamente?

1. ¿Si se tienen remezas de cobranza fuera de plaza, se controlan estas con formas pre numeradas que permitan conciliar saldos con sucursales, oficinas o matriz en las distintas localidades?

1. ¿Se verifican los cobros totales mensuales contra los créditos aplicados en el mismo periodo a las cuentas de clientes?

1. ¿Existe algún procedimiento para verificar que toda la cobranza se depositó íntegramente en el banco y que en la contabilidad no se ha omitido registrar nada?

1. ¿Quien custodia y donde se guardan los documentos a favor de la compañía?
   El gerente de crédito y cobranza Ramón Sánchez López y son guardados en la caja fuerte

1. ¿Se lleva un registro de documentos a favor de la compañía?

1. ¿Se coteja periódicamente los saldos del registro auxiliar contra existencia física?

1. ¿Con que frecuencia se preparan reportes o relaciones de documentos, clasificados por vencimiento y por vencer?

1. ¿Se reciben pagos a cuenta de los documentos por cobrar?

1. ¿Se expiden nuevos documentos o únicamente se anota en el documento el importe del abono?

1. ¿Se anota en el reverso el importe del abono, entregándolo hasta que sea su pago totalidad? 

1. ¿Las renovaciones o cancelaciones son aprobadas por un funcionario autorizado?

1. ¿Los documentos están físicamente guardados en lugares apropiados? 

1. ¿Existe una adecuada separación de funciones entre custodia contabilización y cobro y como se controlan?

1. ¿Es política de la empresa descontar documentos en instituciones de crédito y como se controlan?

1. ¿Se incluyen en la cuenta de los documentos por cobrar, otras cuentas por cobrar sin garantía documental o bien saldos que no provengan de operaciones normales de la empresa?

1. ¿Se hacen recuentos periódicos sorpresivos?

1. ¿Cuál es la política de la empresa para las ventas a crédito sin garantía documental, es decir a clientes?

1. ¿Periódicamente se hace relaciones de clientes para vigilar que se lleven a cavo la política establecida por la empresa?

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