DEPARTAMENTO Y CARTERA

La Organización Del Crédito Y La Cobranza

Para poner en funcionamiento las operaciones de créditos y cobros en la empresa, se requiere implementar un sistema operativo de métodos y procedimientos dentro de la estructura orgánica de la empresa. Este funcionamiento deberá tener el interés mayoritario de quienes dirigen la organización y sobre todo, del responsable de la gestión de Créditos y Cobros ya que la administración del crédito y del cobro se ha elevado a la categoría de un profesional con sus responsabilidades y ética propia, dando una imagen de modernización, importancia y alta perfomance dentro de la empresa.

9.1. UNIDAD ORGANICA OPERATIVA

Desde el punto de vista orgánico el proceso del crédito es anterior al de la cobranza, pero por el conjunto de operaciones estas funciones son complementarias y entrelazadas por un proceso integral que permite unirlas a una sola función; de allí nace que para operaciones homogéneas debe existir una sola unidad operativa. (Principio Orgánico).

Por tal razón la conjunción de ambas actividades en un solo grupo operativo resulta recomendable manejarlas, es decir dirigir el crédito y la cobranza bajo la responsabilidad de una sola persona y con una estructura orgánica ya definida desde el inicio de las actividades.

Por considerar al riesgo un factor inherente al crédito se da el caso de empresas que han decidido implementar un sistema de crédito como una alternativa al incremento de las ventas, pero el cobro la realiza otra empresa especializada, decisión que se interpreta como la de exigir mayor responsabilidad al que desarrolla dicha función; pero en todo caso el cobro sigue siendo complementario aun cuando las realiza otra organización que no sea la empresa.

Según la importancia de la actividad, el encargado de ejecutar las funciones de créditos y cobros, ocupa una posición clave en la empresa, pues es cada vez mayor la responsabilidad que tiene tanto para ayudar a incrementar las ventas como para permitir la recuperación del capital a través de un cobro efectivo.

9.2. DISEÑO DE LA ACCIÓN ESTRUCTURAL DEL DPTO. DE CREDITOS Y COBRANZAS

Independientemente al tamaño de la estructura orgánica de la empresa sea esta mayorista, minorista, distribuidora representante; las primeras acciones que tendrá que realizar el responsable o encargado, será la de implementar un plan de trabajo determinando las siguientes acciones generales:

Establecer políticas generales sobre la coordinación del manejo operativo del crédito y la cobranza.

Diseñar un sistema que sea apropiado a las necesidades de la empresa aun cuando esta no tenga la estructura necesaria.

Confeccionar e imprimir formularios, apropiados a las actividades que piensa desarrollar la empresa para la supervisión y el Control.

Solicitar el personal que se considere necesario para operativizar y poner en marcha el sistema.

Establecer la interconexión con las demás áreas principales y secundarias con que cuenta la empresa, tales como Ventas, Almacenes, Contabilidad, Registros, Caja, Finanzas etc.

Dentro del criterio administrativo, el crédito y la cobranza deben producir ganancias o beneficios porque permite la interrelación de dos funciones complementarias como son incrementar las ventas y garantizar las utilidades futuras mediante la recuperación de la inversión.

Pero toda función que se complemente en una organización tendrá que tener objetivos que provengan de la finalidad o naturaleza por los cuales puedan materializarse los objetivos.

9.3. OBJETIVOS PARA LA CREACIÓN DE LA FUNCIO DE CREDITOS Y COBRANZAS

Los objetivos que deben de primar serán necesariamente en función de los Recursos Materiales y Humanos y de las condiciones que disponga la empresa si implementa un sistema de créditos y cobranzas.

Dentro de lo posible se tendrá en cuenta:

Toda finalidad será incrementar las ventas, mediante el créditos dentro de sus sistemas de venta debe considerar la creación de la función de créditos y cobros.

Su finalidad será incrementar las ventas, mediante el crédito y recuperar el capital mediante la cobranza.

Deberá de ajustarse a la realidad socio-económica y política donde actúa la empresa, para permitir que el crédito fluya como una acción de recompensa comercial y de beneficio económico.

Deberá de contarse con un número de personal necesario y capacitado (no programado) para cumplir con las funciones asignadas.

Deberá de implementar un flujo de comunicación entre las funciones de ventas, contabilidad, finanzas, almacenes, y gerencia, por tener responsabilidad y jerarquía en las decisiones de crédito y cobranza y que guardan relación entre si.

Deberá constituirse un medio integrados entre las demás secciones de la empresa por considerar que el crédito y al cobranza atañe a todo el personal por el importante rol que actualmente tiene en la organización.

Una vez fijado los objetivos, nos facilitara el diseñar la estructura orgánica para que su operatividad este acorde con las necesidades de la empresa.

Esta estructuración permitirá que los órganos de dirección, tengan una comunicación oportuna eficiente y precisa.

No debemos olvidar que para que la cobranza pueda cumplir con su finalidad, la comunicación deberá ser oportuna para que la información llegue a los medios de decisión cuando esta sea requerida.

También es necesario tomar en cuenta que cuando se reestructure un departamento de créditos y cobros es conveniente recalcar que esta estructura varia de una empresa a otra, de un tipo de negocio a otro, aunque hay ciertas funciones básicas

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