DEVOLUCIÓN DE MERCANCÍA A PROVEEDORES - CLIENTE

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Departamento:

ALMACÉN Y LOGÍSTICA

Código:

Página:

  DE  

Centro Maestro de Documentación CMD

SELLO

Título:

MANUAL DE DEVOLUCIONES

Fecha de emisión:

13JUN22

Fecha de aplicación:

13JUN22

Vigencia:

13JUN24

Revisión:

NUEVO

1. Introducción

1. Objetivo

Establecer los procedimientos para devolver los productos comprados por nuestros clientes de la mercancía de mala calidad adquirida.

1. Responsables

• Comercial
• Finanzas
• Almacén
• Logística

1. Alcance

El proceso considera los procedimientos: Devolución de mercancía de clientes, autorización de la devolución, validación de saldo del proveedor, validación de nuevas compras, seguimiento de la mercancía y solicitud de ajuste de la mercancía.

1. Transitorios

Lo no previsto o documentado en el presente documento, será resuelto y reportado en el momento por las áreas involucradas, para conocimiento de los titulares y ajustes, de ser el caso, al presente documento.

1. Procedimiento

1. REGISTRO DE LA MERCANCÍA PARA DEVOLUCIÓN

Jefe de Departamento:

1.1. Prepara la mercancía de mala calidad devuelta por los clientes para devolución al Proveedor.

1.2. Entrega la mercancía al Jefe de Aduana y solicita registrar la devolución a Proveedor.

Jefe de Aduana:

1.3. Recibe mercancía y valida cuente con sensores de seguridad.

1.3.1. Si no cuenta con sensores, solicita al Jefe de Departamento coloque los sensores de seguridad.

1.3.2. Si cuenta con sensores, continua con el procedimiento

1.4. En presencia del Jefe de Departamento captura vía sistema la mercancía para devolución.

1.5. Obtiene dos tantos del formato HODC, ver anexo ref-1, asienta fecha, nombre y firma de recibido, y devuelve un tanto al Jefe de Departamento.

Jefe de Departamento y Jefe de Aduana:

1.6. Resguardan el formato HODC debidamente firmado en lugar seguro.

Jefe de Aduana

1.7. Continua con el procedimiento: 2. AUTORIZACIÓN DE LA DEVOLUCIÓN A PROVEEDOR

2. AUTORIZACIÓN DE LA DEVOLUCIÓN A PROVEEDOR

Jefe de Aduana:

2.1. Solicita al Comprador autorización para aplicar la devolución vía correo electrónico adjuntando el motivo y formato HODC, marcando copia al Jefe de Departamento y Gerencia de Tienda.

Jefe de Aduana, Jefe de Departamento y Gerencia de Tienda:

2.2. Reciben autorización del Comprador vía correo electrónico y validan si aplica devolución o merma de mercancía.

2.2.1. Si aplica merma de mercancía, continua con el procedimiento: 3. REGISTRO DE LA MERMA CONOCIDA

2.2.2. Si aplica devolución a proveedor, continúa con el procedimiento.

Jefe de Aduana:

2.3. Aplica la devolución conforme al instructivo “INS-ADU-01 INSTRUCTIVO DEVOLUCIONES NAVISION” y valida si el sistema aplicó la devolución.

2.3.1. No se aplicó, continua con el procedimiento: 4. VALIDACIÓN DE SALDO DEL PROVEEDOR

2.3.2. Si aplicó devolución, continua con el procedimiento

2.4. Realiza la impresión de los folios EN y CNC, prepara la mercancía en contenedores, y envía los comprobantes al Comprador, marcando copia al Jefe de Departamento y Gerencia de Tienda, y continua con el procedimiento: Envío de Mercancía.

3. REGISTRO DE LA MERMA CONOCIDA

Jefe de Aduana, Jefe de Departamento y Gerencia de Tienda:

3.1. Sobre el correo enviado para solicitar autorización de la devolución o confirmación del saldo del proveedor en cero, reciben autorización del Comprador para mermar la mercancía y enviar el formato “Merma Conocida” ver anexo ref-2 y “Acta de destrucción”, en señal de haberla destruido.

Jefe de Aduana:

3.2. Entrega la mercancía al Jefe de Departamento, recaba fecha, nombre y firma de recibido en el formato HODC, y correo electrónico con la autorización del Comprador

3.3. Resguarda los documentos para cualquier aclaración.

Jefe de Departamento:

3.4. Recibe la mercancía y firma de recibido en el HODC, y correo electrónico con la autorización del Comprador.

3.5. Realiza el registro de la mercancía en el formato “Merma conocida”, elabora “Acta de destrucción” y asienta su firma.

3.6. Imprime el correo electrónico con la autorización del Comprador y el formato HODC.

3.7. Solicita la presencia de Gerencia de Tienda y Prevención de Pérdidas para realizar la destrucción de la mercancía y entrega el formato “Merma Conocida”, “Acta de destrucción”, formato HODC y correo electrónico con la autorización del Comprador.

Gerencia de Tienda y Prevención de Pérdidas:

3.8. Validan que la mercancía coincida con la registrada en el formato “Merma conocida”, “Acta de destrucción”, formato HODC, y correo electrónico con la autorización del Comprador.

3.8.1. No corresponde, solicitan al Jefe de Departamento la corrección de los documentos o la mercancía correspondiente.

3.8.2. Si corresponde, continúan con el procedimiento.

3.9. Asientan su firma en el formato “Merma conocida”, “Acta de destrucción, formato HODC y correo electrónico con la autorización del Comprador”.

Jefe de Departamento y Prevención de Pérdidas:

3.10. En presencia de la Gerencia de Tienda realizan la destrucción de la mercancía y desechan los restos a la basura.

Jefe de Departamento:

3.11. Envía al Comprador los formatos “Merma conocida”, “Acta de destrucción” y formato HODC, vía correo electrónico, marcando copia a la Gerencia de Tienda, y continua con el procedimiento: 7. SOLICITUD DE AJUSTES DE MERCANCÍA.

4. VALIDACIÓN DEL SALDO DEL PROVEEDOR

Jefe de Aduana:

4.1. Solicita al Jefe de Cuentas por Pagar confirmar si el proveedor cuenta con saldo, vía correo electrónico marcando copia al Jefe de Departamento, Comprador y Gerencia de Tienda.

Jefe de Aduana, Jefe de Departamento y Gerencia de Tienda:

4.2. Reciben del Jefe de Cuentas por Pagar confirmación si el proveedor cuenta o no con saldo, vía correo electrónico.

4.2.1. Si no cuenta con saldo, continua con el procedimiento: 5. VALIDACIÓN DE NUEVAS COMPRAS 

4.2.2. Si cuenta con saldo, continua con el procedimiento

Jefe de Aduana:

4.3. Recibe el número de CNC de la devolución aplicada al Proveedor.

4.4. Realiza la impresión del EN y prepara la mercancía en contenedores para su envío, y continúa con el procedimiento: Envío de la Mercancía.

5. VALIDACIÓN DE NUEVAS COMPRAS

Jefe de Aduana y Jefe de Departamento:

5.1. Reciben del Jefe de Cuentas por Pagar, vía correo electrónico, confirmación de que el proveedor no cuenta con saldo.

Jefe de Aduana:

5.2. Resguarda la mercancía con la impresión del HODC hasta conocer su destino final.

Jefe de Departamento:

5.3. Sobre el correo electrónico recibido, valida con el Comprador si realizará una nueva compra con el Proveedor, marcando copia al Jefe de Aduana y Gerencia de Tienda.

Jefe de Departamento, Jefe de Aduana y Gerencia de Tienda:

5.4. Recibe correo electrónico del Comprador confirmando si realizará una nueva compra.

5.4.1. Si no realiza compra, continua con el procedimiento: 3. REGISTRO DE LA MERMA CONOCIDA

5.4.2. Si realiza compra, continua con el procedimiento.

5.5. Recibe mes o día en que se realizará la compra, y continua con el procedimiento: 6. SEGUIMIENTO DE LA MERCANCÍA.