Debida diligencia de empleados

Debida diligencia de empleados: una tarea que demanda mucho cuidado

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Conocer a nuestros empleados es una responsabilidad no solo sobre aquellos que ya se encuentran vinculados con la organización, sino con aquellos que aspiran a pertenecer a ella. Debe ser un compromiso mancomunado entre las áreas de cumplimiento, las áreas de gestión humana, de selección de personal y de seguridad.

Por: Cesar Augusto Roldán*

Las listas vinculantes para Colombia 

La debida diligencia estática y la permanente

Cuando hablamos del concepto de debida diligencia (due diligence en inglés) normalmente lo caracterizamos en dos escenarios o alcances: uno básico y otro ampliado de mayor profundidad. La primera suelen llamarla debida diligencia básica o limitada, mientras que la segunda se conoce como debida diligencia ampliada, reforzada o avanzada. Lea también: SAGRILAFT, sistema para prevenir lavado de activos en empresas Partiendo de recomendaciones y prácticas básicas en términos de prevención del LA/FT, del término conocimiento del cliente (KYC en inglés) podríamos derivar el concepto de conocimiento del empleado (KYE en inglés). Este último término será el que abordaremos en esta columna. Conocer a nuestros empleados es tan importante como conocer a cualquier otra contraparte con la que nos relacionemos en el desarrollo de nuestra gestión. Este es uno de los grupos de interés que en muchas oportunidades es olvidada por los empleados u oficiales de cumplimiento dadas las múltiples ocupaciones en que se encuentran o por su excesivo interés en otras contrapartes. La Circular Externa 100-00005 de Supersociedades (para los sujetos obligados por esta) determina, entre múltiples aspectos, que se deben identificar las situaciones que puedan generar riesgo de LA/FT a la empresa en las operaciones, negocios o contratos que realiza, y presenta como un  ejemplo: “aceptar nuevos socios o empleados con antecedentes judiciales de lavado de activos o financiación del terrorismo”.

La circular en mención establece la necesidad de debida diligencia para el conocimiento de los trabajadores o empleados y fija periodicidad para ello: al momento de vincularlos y realizar por lo menos una actualización anual de sus datos. Sea o no esta la norma que a usted amigo(a) lector(a) lo(a) rige, los empleados y oficiales de cumplimiento deberíamos adoptar de cada una de las normas existentes aquellas mejores prácticas que se puedan extraer con miras a tener un sistema de prevención robusto y fuerte. [pic 2]Zeevveez Listas restrictivas y habeas data Conocer a nuestros empleados es una responsabilidad que adquirimos no solo con aquellos que ya se encuentran vinculados a la organización, sino con aquellos que aspiran pertenecer a ella. Debe ser un compromiso mancomunado entre las áreas de cumplimiento, las áreas de gestión humana, de selección de personal y de seguridad (si contamos con ellas en nuestra organización). Abordemos el asunto en dos momentos diferentes: cuando ingresan y durante el tiempo de su permanencia. Digamos entonces que la debida diligencia de los empleados tiene dos momentos: uno estático o puntual (la toma de una fotografía) y otro momento dinámico y permanente (el monitoreo). Esto se traduce en apoyar a nuestras áreas de gestión humana en el diagnóstico o análisis de ajuste de aquellos que aspiran a ingresar a la empresa y en realizar un monitoreo o mantenimiento de la información para las personas vinculadas. Ahora bien, por motivos de costos la organización deberá definir claramente cuál es la población objetivo: ¿todos los candidatos?, ¿solo los más opcionados?, ¿todos los empleados?, ¿solo directivos?, ¿quienes ejercen cargos críticos?, ¿aquellos cuya función o papel es de mayor o menor importancia?, ¿quienes están expuestos al riesgo?, ¿los que tienen una ubicación geográfica específica? o ¿los que se clasifican en algún otro criterio? Aclarar este punto es uno de los primeros análisis y una decisión que se debe tomar cuando el empleado u oficial de cumplimiento establece un control para este importantísimo grupo de interés.

¿Cómo hacer la debida diligencia?

Primero consideremos que mínimamente deberíamos adelantar una debida diligencia para los candidatos que se van a vincular en nuestra organización y –como ya se mencionó- esta actividad deberá apoyarse en el proceso de selección o de medición de competencias que hagan los expertos en el tema (en este caso el área de gestión humana o a través de un tercero que preste dicho servicio). Los aspectos propios del proceso de selección no serán abordados aquí, pero sí dejo a su consideración algunas propuestas que podrá tomar o dejar dependiendo de su criterio y de las características y capacidades de su organización, lo cual en últimas reflejará la actuación responsable, ética y transparente de la misma. Cuando hablamos de debida diligencia para los candidatos sugiero llevar a cabo las indagaciones y averiguaciones que consideremos necesarias y requeridas para poder emitir un concepto desde la perspectiva de prevención del LA/FT. Lo anterior respetando en todo momento los derechos fundamentales de los candidatos (básicamente me refiero a los artículos 15, 18, 20 y 21 de la Constitución), sin dejar el mínimo detalle por resolver. Debo anotar que nos enfrentamos a un proceso de indagación y verificación, no de investigación (aunque muchos así lo vean). Sobre este punto mi posición ha sido que no somos investigadores, más bien somos recaudadores de información que luego analizamos e integramos para construir unas bases sobre las cuales sea posible emitir un concepto en aras de ser diligentes en el relacionamiento con terceros, tomar decisiones y evitar así la materialización de un riesgo que pueda interferir en el cumplimiento de los objetivos de la organización. Una pregunta común entre los oficiales y empleados de cumplimiento y la cual surge en todo momento es: ¿a qué fuentes acudimos? La respuesta salomónica puede ser: depende. Depende del grado de profundidad de información que necesitemos o requiramos recolectar, de la disponibilidad de recursos de tiempo, personal y económicos, además de una caracterización de los cargos para determinar el grado de profundidad o alcance que a cada grupo se le asigne.

Manejo de listas públicas y privadas

Hablemos primero de algunas listas públicas que, a mi criterio, son indispensables: Ofac, ONU, Policía Nacional (aunque esta tiene fines netamente personales), FBI, Interpol y Banco de Inglaterra. Estas son listas que deberán ser consideradas fundamentales (en el caso de la primera, es indispensable hacer dos consultas mínimas: por nombres y apellidos, y otra por número de identificación). A continuación pongo a su disposición una muy breve descripción de algunas bases de datos que pueden ser consultadas para hacer la gestion del riesgo:

Registraduría Nacional del Estado Civil

Esta consulta es muy importante, ya que nos permitirá conocer el estado del documento de identidad. Por esta vía se puede establecer si el documento está vigente, si no se encuentra registrado, si ha sido dado de baja por muerte, si tiene pérdida de derechos políticos o civiles por la comisión de algunos delitos o si el número suministrado no corresponde al nombre de la persona. El único requisito para acceder a la consulta es tener disponible la fecha de expedición del documento. En caso de encontrar un documento con alguna anotación diferente a que está vigente, deberemos ampliar el alcance de la debida diligencia. Para hacer la verificación debemos dirigirnos a la dirección electrónica www.registraduria.gov.co e ingresar al módulo que dice ‘solicite gratis aquí el certificado de vigencia de la cédula’.

Procuraduría General de la Nación

En esta consulta podremos determinar si la persona registra o no antecedentes disciplinarios. Se puede generar o consultar, entre otros, el certificado ordinario que contiene las anotaciones de la providencias ejecutoriadas en los últimos cinco (5) años, aun cuando su duración sea inferior a ese período. También se pueden obtener las providencias automáticas que señale la ley y aquellas que se encuentren vigentes al momento de generarse el certificado, aunque hayan transcurrido más de cinco (5) años desde la ejecutoria del fallo. En caso de encontrar antecedentes, esta será una alerta para profundizar los análisis y debería ser comunicada al área de gestión humana para determinar las acciones que se deben seguir o darle trámite desde el área de cumplimiento con el fin de tomar las decisiones del caso si existen los procedimientos en tal sentido. Para hacer esta búsqueda debemos dirigirnos a la dirección electrónica www.procuraduria.gov.co y hacer clic en el módulo ‘ingresar consulta o expedición de antecedentes”.

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