Demora excesiva en el procedimiento sistemático para la generación y asignación de una orden de compra

Demora excesiva en el procedimiento sistemático para la generación y asignación de una orden de compra.

Universidad Tecmilenio

Maestría en Administración de Negocios Esp. Calidad y Productividad

Fundamentos de la Administración

MBA. Hazael Aldana Romero

22 de septiembre 2023

Índice

ACTIVIDAD 1: Sinopsis

Introducción        3

Planteamiento del problema        4

Objetivo        5

Marco teórico.        6

Desarrollo        7

Conclusión        13

Bibliografía        14

Introducción

En un mundo en el que las exigencias del mercado son cada vez mayores, diariamente las empresas luchan por sobrevivir. Las organizaciones deben estar a la vanguardia de todo proceso de mejoramiento y de cualquier nueva herramienta que gire en torno al aumento de productividad, calidad, eficiencia, y eficacia para poder competir y sobresalir en el campo de acción en el que se desempeñen y no dejarse sumergir por la estricta economía que gira alrededor del mundo empresarial.

En ZF es de vital importancia anticiparse a las necesidades y requerimientos de sus clientes; la compañía se esfuerza por mantener y aumentar su liderazgo en servicio, calidad y tecnología en cada uno de los servicios que ofrece. Es por esta razón que se ha interesado siempre en la implementación de nuevas técnicas en sus procesos productivos para poder brindar un mayor valor a sus clientes, ganar dinero para sus accionistas e incrementar el valor de su inversión.

Por ende, en este proyecto se buscará encontrar los diversos factores que generan un retraso (tiempo muerto) en el procedimiento para que el departamento de compras pueda liberar y asignar una orden de compra.

Planteamiento del problema

Una fuerte problemática para las áreas llamadas de soporte dentro de ZF como lo son el área de calidad, mantenimiento, manufactura etc., a través de los últimos tres años en los que e colaborado para esta empresa, ha sido el tiempo de respuesta y el procedimiento tan extenso y tardío que se debe llevar para poder comprar los diferentes componentes, máquinas y servicios que estos departamentos requieren para poder mantener los objetivos e indicadores que la empresa demanda.

Dentro de ZF se maneja el sistema de organización JIT que por sus siglas en ingles se refiere a “Justo a tiempo”. Metodología que permite a las empresas reducir costos, especialmente de inventario de materia prima, para el ensamblaje y de los productos finales. Para poder cubrir la demanda de los clientes no se permite detener las líneas de ensamble durante un largo lapso, lo cual en repetidas ocasiones se ha tenido que hacer al no tener los componentes que se requieren ya que a pesar de los mantenimientos preventivos en las líneas hay componentes que no se pueden tener en stock.

El sentido de priorización y categorización que busca la empresa y el cual es parte de su cultura organizacional no está presente en algunos departamentos, en este caso el departamento de compras. Departamento que se encuentra descentralizado para las plantas de ZF.

Objetivo

S: Reducir el tiempo muerto en el proceso de generación de una orden de compra, tiempo de aprobación de requisiciones y tiempo de generación de cotización.

M: Aumentar el 2% de disponibilidad en el área de disco en los siguientes tres meses al tener un menor tiempo muerto para la obtención de refacciones urgentes evitando los paros prolongados de líneas.

A: Reorganizar la estructura de aprobación, reduciendo la cantidad de aprobadores por asignación de jerarquías y responsabilidades además de mejorar el tiempo de respuesta del área de compras con personal para dar seguimiento y exista un mejor flujo o reporte de compras-planta (gerencias), Alcanzar un 98.8% de disponibilidad para el área de manufactura y un 97% para las otras áreas en marzo del 2024.

 R: Uno de los objetivos más analizados en los estados de resultados mensuales y anuales en la empresa es el ahorro que se genera y dentro de este ahorro uno de los mayores enfoques a lo largo de los últimos años ha sido la disponibilidad, es por ello por lo que se busca un tiempo de respuesta menos para poder aprovechar el capital que se asigna mensualmente a cada área. El mejorar la disponibilidad, mejorara la venta por el ahorro de paro de línea y el gasto innecesario de tiempo extra en operadores.

T: A finales del año 2024 se pretende tener una estructura organizacional compleja que evite los tiempos muertos de respuesta en el proceso de compras y una disponibilidad del 99% en todas las áreas.

Marco teórico.

Pulgar Sirit, Manzanero, & Soto, 2014) El método de conocimiento “análisis y síntesis” es
empleado al separar las distintas actividades llevadas a cabo en la jornada laboral, buscando la
recolección de datos y comprensión de la forma de trabajo. Finalmente se define como un diseño
transversal ya que la toma de tiempos es dentro de un periodo determinado, presentando datos de
carácter cuantitativo al buscar la comprobación de hipótesis mediante distintas herramientas.
La ineficiencia y tiempos de demora en los procedimientos de la empresa es algo que genera
retrasos y tiempos que se podrían ahorrar varios de miles de dólares.
El sobre proceso puede ser complicado de identificar y, por lo tanto, de eliminar. En efecto las
etapas y tareas de un proceso se acaban realizando por rutina, costumbre o “tradición” del oficio. Puede
pasar que no nos damos ni cuenta que la evolución tecnológica puede sustituir algunas tareas y las
seguimos realizando, provocando una pérdida de tiempo.
Se entiende por sistematizar un proceso a la serie de pasos donde se crea un sistema consiste en
poner en orden un conjunto de prácticas o procesos que se hacen de forma constante. Es una práctica
que permite agilizar los procesos, detectar errores o pérdida de productividad y hacer pasos replicables
para cualquiera que desee hacerlo. Es una práctica recomendable para hacer cuando se tiene
experiencia en una actividad y se desea escalar la empresa.
Estudios de la relación planeación-desempeño han concluido que, en la mayoría de los casos, la
planeación formal está asociada con desempeño financiero positivo; es más importante hacer un buen
trabajo de planeación e implementar los planes, que hacer una planeación más exhaustiva; por lo
general, el entorno externo es la razón por la cual las compañías que planean no logran altos niveles de desempeño, y la relación planeación-desempeño parece estar influenciada por el marco de tiempo de la planeación.

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