PROCEDIMIENTO DE COMPRA DE MERCADERIA
Enviado por Fany Challo • 8 de Noviembre de 2022 • Trabajos • 905 Palabras (4 Páginas) • 59 Visitas
PROCEDIMIENTO DE COMPRA DE MERCADERIA
COMPRA | ||
PROCEDIMIENTO DE COMPRA DE MERCADERÍA | ||
Objetivo: | El objetivo fundamental de plantear el proceso de Compra de Mercadería en una empresa es asegurar que no falten nunca los productos necesarios para el mantenimiento de la actividad de la empresa. | |
Alcance: | El presente procedimiento es de aplicación para el área de Compras de una organización. | |
Definiciones: | En este procedimiento se dará a conocer los siguientes términos: | |
Responsabilidades: | El responsable de este procedimiento es el jefe de Adquisiciones, Encargado de Adquisiciones, asistente de compras y subgerente de finanzas. | |
Entradas: | Mercadería recepcionada en bodega | |
Salidas: | Egreso de efectivo por las adquisiciones realizadas. | |
N° | Responsable | Descripción detallada de la actividad |
1 | Asistente de adquisiciones | El encargado o asistente de bodega toma contacto con el asistente de adquisiciones para indicar que le queda poco stock o solicita mercadería de ciertos productos y el asistente de adquisiciones verifica la cantidad de productos que necesita para tener completo el stock de la bodega. |
2 | Asistente de adquisiciones | Este informa al encargado de adquisiciones los productos y cantidades que necesita, para poder abastecer el stock y demanda por parte de los clientes. |
3 | Encargado de adquisiciones | El encarado de adquisiciones realiza las cotizaciones correspondientes de los productos y cantidad que necesita para tener un stock en bodega de la empresa. |
4 | Encargado de Adquisiciones | Toma contacto con el proveedor seleccionado y confecciona la orden de compra. |
5 | Jefe de Adquisiciones | El jefe de adquisiciones verifica que la orden de compra sea consistente con lo que es necesario en stock, por lo cual verifica también la orden confeccionada por el encargado de adquisiciones. |
6 | Jefe de Adquisiciones | Firma y timbra la orden de compra de los artículos y/o mercadería. |
7 | Subgerente de Finanzas | Revisa la nómina de pago de la orden de compra, verifica que la mercadería llego de forma correcta y procede con el VB para realizar el pago según lo acordado con el proveedor. (15, 30 o 60 días) |
NARRATIVA:
El proceso de compra de mercadería se inicia de acuerdo con las necesidades del área de ventas, el cual le informa a bodega este revisa necesidad de compra, conforme se vaya consumiendo el stock y el encargado de bodega o asistente de esta área realiza el levantamiento de la solicitud al área encargada de compras o adquisiciones (asistente de adquisiciones) tanto en productos como en cantidades, el asistente de adquisiciones revisa si la solicitud y comprueba si lo solicitado es necesario para poder abastecer el stock de bodega y demanda por parte de los clientes. (C1) Como política general de la empresa se mantiene en suministros un stock mínimo, solo para uso inmediato, lo ideal es que no quede sin stock porque generaría una pérdida de ingresos para la empresa. El asistente de adquisiciones informa al encargado de esta misma área sobre la solicitud de bodega, y este encargado de adquisiciones realiza las cotizaciones correspondientes con los proveedores, una vez recibidas las ofertas debe estudiarlas, analizarlas, compararlas y examinarlas, para luego seleccionar al proveedor y confecciona la orden de compra. (C2) Los factores que se comparan durante la fase de selección son el precio, la calidad, las condiciones y las garantías personales de la empresa que suministrará el producto. El jefe de adquisiciones revisa la información y valida que efectivamente es lo que va quedando en stock (C3) los productos mas vendidos, la demanda por parte de los clientes, toda la revisión lo hace mediante los programas que maneja la empresa (ejemplo SAP). Una vez comprobada y validada la información el jefe de adquisiciones firma y timbra la orden de compra, para que se realice la compra correspondiente. (C4) El encargado de bodega envía lo orden de compra al proveedor correspondiente orden de compra es enviada al proveedor, vía correo electrónico, es decir, se formaliza la compra. (C5) Luego el subgerente de Finanzas revisa la nómina de pago de la orden de compra, verifica que la mercadería llego de forma correcta verifica que sea recibido toda la mercadería solicitada, que corresponde a las características detalladas en el pedido y que se han suministrado a tiempo luego procede con el VB (C6) para realizar el pago según lo acordado con el proveedor. |
...