Departamento De Sistemas De Oficinas De Ciencias Y Empresariales

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Universidad Interamericana De Puerto Rico

Recinto De Ponce

Departamento De Sistemas De Oficinas De Ciencias Y Empresariales

OMSY 2060: Delia Márquez Espinet

Asignación Cap. 1

Sarah Marty Flores

E00-39-7330

28 de febrero de 2019

Términos para definir:

1. Administración de documentos: es el proceso de planificar, organizar, dirigir y controlar todas aquellas actividades relacionadas con la creación, archivo, localización, protección, control, uso y disposición de los documentos que proveen evidencia de las actividades de una institución.
2. Archivar: es el arte de conservar en orden, agrupados y protegidos, los documentos pertenecientes a un individuo, institución, asuntos o zona geográfica.
3. Archivo: es una fase esencial en el sistema de administración de documentos.
4. Ciclo de un documento: es la serie de fases por las que este pasa desde su creación hasta su disposición.
5. Expediente: conjunto de todos los documentos producidos y recibidos, correspondientes a un individuo, asunto o negocio que se mantienen en carpetas manuales o electrónicas.
6. Microfilmación: es la reproducción reducida en microfilme de imágenes de documentos
7. Sistema de archivo: es un conjunto de principios, reglas y procedimientos que se siguen en la clasificación, uso, manejo, rastreo y conservación de los documentos, con base en un plan establecido.
8. Sistema de archive electrónico: es aquel en el que se crea, procesa, maneja, rastrea, conserva y comunica la información de forma lógica, no física, por medio de computadora dotadas de gran memoria y capacidad para tratar la información y resolver problemas aritméticos y lógicos.
9. Sistema de archivo manual: un conjunto de principios, reglas y procedimientos que se siguen en la clasificación, uso y manejo de los documentos en forma física, principalmente en papeles.
10. Transferencia: es el proceso mediante el cual aquellos documentos que ya no se necesitan con frecuencia, pero que deben conservarse durante cierto tiempo o permanentemente se pasan a otras áreas o a otros medios.
11. Documentos vitales: a aquel grupo de documentos y archivos que son necesarios para el funcionamiento y continuidad de una empresa, y que deben ser resguardados bajo condiciones especiales, que permitan su conservación, pese al paso del tiempo o cualquier tipo de desastre estructural o natural.
12. Documentos importantes: son necesarios para el funcionamiento normal de las operaciones y para la continuidad de las instituciones, incluyen ciertos permisos, órdenes de compra, facturas, cuentas por cobrar registro de inventarios y otros documentos financieros.
13. Documentos útiles: su utilidad es temporal, pero son necesarios para las operaciones diarias, incluyen correspondencia general, memorandos y estados de cuentas bancarias.
14. Documentos no esenciales: su valor es efímero, pues contienen información rutinaria, incluyen anuncios, invitaciones, hojas de trámite, solicitudes rutinarias y material publicitario.

Preguntas de repaso:

1. ¿Cuál ha sido el efecto de la revolución digital en las instituciones? traen un aumento en el volumen de información y de documentos y se crean nuevos sistemas que facilitan la expansión de los mercados, el intercambio entre los gobiernos y la globalización de la economía.  Estos cambios hacen necesario establecer mejores sistemas para la administración de documentos.

1. ¿Qué reto tienes las instituciones hoy día en relación con la información? ¿Por qué? La información es un recurso vital necesario para que la gerencia de cada institución lleve a cabo sus funciones básicas de planificar, organizar, dirigir y controlar las actividades diarias y los procesos que realizan. Por qué para llevar a cabo estas funciones, es necesario tener información veraz, suficiente y oportuna sobre el pasado, el presente y las proyecciones futuras

1. ¿Cuál es el propósito principal al archivar? Es facilitar la localización de los documentos y el uso de la información cuando se necesite.

1. ¿Qué importancia tiene la administración de documentos? Cada documento que se crea o se recibe cumple un propósito y debe conservarse por el tiempo que sea de utilidad administrativa, fiscal, legal o histórica. Los documentos son importantes porque sirven de base para múltiples propósitos.

1. ¿Qué usos se les puede dar a los documentos? Dé ejemplos que sustenten cada uso.

• Tomar decisiones y planificar el futuro
• Aportar evidencia
• Pagar impuestos
• Apoyar procedimientos legales
• Cumplir con las leyes
• Cumplir con ciertas responsabilidades

1. ¿Cuáles son los sistemas que se utilizan para la clasificación de documentos? Archivar, expedientes y los archivos.

1. ¿Qué situaciones se le han presentado a usted, o conoce, en las cuales ciertos documentos han sido claves para resolverlas? En la oficina se brega mucho con documentos para archivar, si lo pones en un folder que no es lo puedes resolver al momento si te acuerdas y si tienes buena memoria.

1. ¿Por qué es importante conservar los documentos de valor histórico? La revolución digital no hubiese sido posible sin la aportación del hombre prehistórico que, con los petroglifos, sentó las bases para los sistemas de información que se utilizan hoy.

1. ¿Por qué un certificado de nacimiento se considera un documento vital? Porque es un documento que utilizan las organizaciones como medio de evidencia.

1. ¿Qué consecuencias puede tener para una institución o para un individuo el extravío de un documento? Dependiendo que documento se extravío, porque se puede buscar en el folder o donde está el original, las consecuencias pueden ser severas si el documento es bien importante o confidencial para la empresa u organización.

1. ¿Qué medios se utilizan hoy en día para conservar documentos? Pendrives, emails, Archivo electrónico y manual. etc.

1. ¿Cuáles son las categorías en que se clasifican los documentos de acuerdo con su valor? Dé ejemplos de documentos que correspondan a cada categoría.

• Documento Vitales:

• Son trascendentales para las instituciones y los individuos.
• Su pérdida afecta la estabilidad de la institución e incluso su existencia.
• No deben destruirse mientras estén vigentes.

• Documento Importantes:

• Son necesarios para el funcionamiento normal de las operaciones y para la continuidad de las instituciones.
• Incluyen ciertos permisos, órdenes de compra, facturas, cuentas por cobrar, registros de inventarios y otros documentos financieros.

• Documentos Útiles:

• Su utilidad es temporal, pero son necesarios para las operaciones diarias.
• Incluyen correspondencia general, memorandos, y estados de cuentas bancarios.
• Se pueden reemplazar a un costo bajo, pero ocasionan ciertos contratiempos.

• Documentos No Esenciales:

• Su valor es efímero, pues contienen información rutinaria.
• Incluyen anuncios, invitaciones, hojas de trámite, solicitudes rutinarias y material publicitario.

1. ¿En qué consiste cada una de las fases de los documentos? Explique en forma breve.

Consiste en 6 fases: creación, recibo y distribución, archivo, protección, localización y uso, disposición.

1. ¿Qué factores hay que considerar al establecer el método de disposición de documentos?

Los costos, la naturaleza de la información que estos contienen, la seguridad y la protección del ambiente.

1. ¿Qué instituciones tienen más necesidad de un buen sistema de administración de documentos: ¿las grandes o las pequeñas, las públicas o las privadas?  para mi entender todas porque en todas las empresas y organizaciones no importa el tamaño siempre van a bregar con documentos ya sea para archivar electrónicamente o sea manualmente o en un gabinete. etc. el sistema son parecidos ya sea en la privada o pública.

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