Digitalización empresarial

Digitalización empresarial

Con este término hay mucha confusión y probablemente proviene de los términos ingleses Digitization y Digitalization, ambos muy parecidos y que muchos profesionales en ese idioma también tienden a confundir.

“Podemos definir la digitalización como el proceso de conversión de flujos analógicos individuales de información en bits digitales (ceros y unos). Por el contrario, nos referimos a la digitalización de un negocio u organización como la forma en que esta organización se reestructura en torno a la comunicación digital y las infraestructuras de los medios digitales.” (Kyocera, 2018)

El proceso de digitalización tiene como objetivo la transformación digital por completo en una organización, lo que supone un cambio de paradigmas y una nueva cultura organizativa.

La digitalización es un proceso de transformación empresarial que necesita de un plan estratégico innovador, para adaptarse al nuevo modelo de mercado, suponiendo la oportunidad de ser más eficientes gracias a los beneficios que la tecnología nos proporciona. Teniendo como pieza clave del cambio las personas que integran la compañía. Una verdadera transformación digital debe afectar de algún modo a todos los ámbitos y niveles  de la empresa.

Un buen punto de partida para el cambio es realizar un exhaustivo análisis de los procesos de la compañía, viendo de qué modo la tecnología puede ejercer un efecto positivo en dichos procesos; pero en esto se debe tener el debido cuidado puesto que antes de digitalizar o automatizar un proceso se le debe analizar, pues puede no ser una buena solución si antes de afrontarlo no analizamos si manualmente lo estamos haciendo de forma eficiente, y cuáles deben ser los parámetros a tener en cuenta en su automatización.

Para digitalizar un negocio se habilitan, mejoran y transforman las operaciones, funciones, modelos, procesos y actividades de la empresa a través de la tecnología. Para ello se utilizan datos digitalizados, contextualizados y preparados para poder ser procesados y que aporten el conocimiento necesario para conseguir un beneficio específico.

En una empresa digitalizada la fuerza laboral funciona de forma muy diferente a la tradicional. En estas empresas se utilizan herramientas digitales como dispositivos móviles, colaboración social y plataformas de comunicación unificada (como google drive, documentos, etc.). Estos son ya sistemas digitales, lo que permite trabajar de una manera más “digital”, creando también nuevas oportunidades.

 “Las expectativas de los clientes en los últimos años han cambiado, los clientes ahora esperan que cualquier organización entregue sus productos y servicios rápidamente y con una experiencia de usuario perfecta.

Los clientes quieren iniciar sesión en la web de su compañía de electricidad y ver un informe en tiempo real de su consumo. Esperan comprar un teléfono de su proveedor de telecomunicaciones y activarlo y configurarlo de inmediato. Quieren que los préstamos bancarios se aprueben en pocos minutos. Esperan que sus proveedores tengan acceso a todos los datos que ya proporcionaron y que no hagan las mismas preguntas una y otra vez. Se preguntan por qué un banco necesita que traigas tus nóminas para demostrar tu salario cuando tu empresa está depositando el dinero directamente en el banco cada mes.

Aunque los clientes lo expresarán de forma diferente, lo que están exigiendo a las empresas es que revisen sus procesos de negocio y los digitalicen. Que tengan interfaces más intuitivas, que estén siempre disponibles, que les hagan sentir especiales con un tratamiento personalizado, coherencia total en todos los medios y cero errores. Pero es que además, cuando las empresas hacen todo esto bien, también pueden ofrecer precios más competitivos.” (Kyocera, 2018)

Para cumplir con las altas expectativas del cliente, las empresas deben acelerar la digitalización, pero no solo deberían digitalizarlo todo si no ir más allá de simplemente automatizar un proceso existente. Deben reinventar todo el proceso comercial: reduciendo la cantidad de pasos requeridos para cierta tarea, con la reducción de la cantidad de documentos y desarrollando una forma de toma de decisiones automatizada que no signifique tanto tiempo de burocracia para la empresa.

Para ello será necesario rediseñar todo y reinventar los procesos.

Pero la digitalización no solo hace ganar a los clientes pues los beneficios son enormes: por la digitalización, los costes pueden reducirse hasta en un 90 % y los tiempos de respuesta se pueden mejorar en varios órdenes de magnitud. Además, la sustitución de procesos manuales y de papel por software permite a las empresas recopilar automáticamente datos que permiten comprender mejor el rendimiento del proceso, los factores de coste y las causas del riesgo. Los informes y cuadros de mando en tiempo real permiten a los administradores abordar los problemas antes de que se vuelvan críticos.

Ya que la digitalización es un proceso relativamente nuevo para muchas empresas debemos saber que no se debe comenzar un programa de digitalización de la empresa pensando que todo lo que se obtendrán son beneficios. La seguridad corporativa siempre debe tenerse en cuenta, independientemente de lo que se haga en el negocio. Aquí se muestran fuentes más comunes de amenazas de seguridad para una empresa que inicia su digitalización: dispositivos móviles por su facilidad de robar y pueden ser atacados desde dispositivos cercanos, o incluso a través de mensajes de texto, además de las distracciones y peligros que esto anterior significa; el error humano ya que las infracciones son el resultado de estos, como por ejemplo contraseñas demasiado simples, dispositivos perdidos y ordenadores desatendidos. Todos los sistemas, tanto online como locales, deben estar protegidos con un acceso que dependa del rol de usuario. Por otro lado, todos los empleados deben estar al tanto de las posibles consecuencias de sus acciones; fraude interno. Sin controles internos adecuados, cualquier empleado puede tener acceso a información que va más allá de lo que requieren sus roles; tener todo conectado a la red, desde sus sistemas de alarma hasta el termostato del sistema de aire acondicionado, trae muchas ventajas, pero siempre conectado significa siempre vulnerable puesto que si algo falla todo el sistema fallara y eso atrasara el servicio p producción del servicio; la digitalización aumenta la cantidad de información a proteger ya que a medida que las empresas aumentan su digitalización, se encuentran con la necesidad de administrar conjuntos de datos cada vez más grandes que a menudo incluyen datos personales críticos y sensibles sobre personas, tanto clientes como empleados y datos claves para el éxito de la organización.

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