Documento Semana 1

DOCUMENTO DE APOYO

PARA LA SEMANA 1 DEL CURSO RECUPERACION Y ADMINISTRACION DE LA CARTERA

COMPILACION Y PRODUCCION DE MATERIAL

POR ISAIAS VELASCO

Instructor del SENA CSF – Regional Bogotá

POLITICA DE ADMINISTRACIÓN Y RECUPERACIÓN DE LA CARTERA.

ADMINISTRACIÓN

“Un prestigioso empresario definía la cartera como el “propio banco”. La concepción de un negocio industrial considera que el ciclo operativo empieza con un diseño y la compra de la materia prima, continua con el proceso productivo, pago de la mano de obra y otros pagos, y termina con la venta y el recaudo de la cartera. Lógicamente todos los días se inician y se terminan ciclos. Si la estructura financiera es adecuada,, salvo en casos muy especiales, el activo corriente debe ser superior a los pasivos corrientes.

Manteniendo los inventarios dentro de los límites fijados al definir la producción de los activos, es de esperarse que la cartera produzca recursos suficientes para atender las obligaciones de corto plazo, sin embargo en la mayoría de los casos la cartera más que un banco, se constituye en un verdadero problema. Muchas veces se dan casos de compañías que a pesar de presentar unos buenos indicadores de liquidez, enfrentan permanentemente graves problemas de circulante”

Dentro del marco de una Moderna Administración Empresarial, la correcta administración de la cartera es un proceso básico y representa para la empresa una herramienta fundamental para su desarrollo y éxito económico.

La administración de la cartera tiene características especiales: Sus procedimientos son específicos; en ellos se deben seguir unas etapas, teniendo en cuenta los elementos que conforman su engranaje.

Esto exige que la administración de la cartera sea eficiente. Esta eficiencia se puede lograr mediante una administración científica en donde se integren las funciones del proceso administrativo: Planeación, Organización, Ejecución, Dirección y Control.

Muchas veces no basta con que se haya estudiado cuidadosamente un cliente y otorgado correctamente el crédito. Es necesario cuidarlo, prestarle una atención especial, según las circunstancias. Todo lo cual se obtiene con la administración de la cartera. Cuantos créditos correctamente otorgados se pierden porque o no se administraron, o su administración fue deficiente.

Los procesos administrativos que se manejan en el área de cartera deben ser muy ágiles, con el objeto de darle al deudor el mejor servicio, mediante una pronta respuesta a sus inquietudes.

Estos procesos administrativos deben ser objeto de una revisión permanente, a través de procesos de mejoramiento continuo, con el fin de garantizar su agilidad y eficiencia.

La recuperación de los créditos por medio de la cobranza es tan esencial para las finanzas de la empresa que es necesario darle la importancia que requiere, pues las ventas se verán afectadas por la cartera vencida, por cuanto las ventas vencidas impiden el despacho de nuevos pedidos o el otorgamiento de nuevos créditos.

Es necesario “Educar” al cliente porque cuando se permite que pague con atraso en forma permanente, es muy difícil lograr que se ajuste nuevamente a las condiciones pactadas.

Uno de los factores fundamentales y quizá el más importante de las funciones de la administración de la cartera es la Planeación. A través de ella es posible determinar hacia donde se quiere llegar y la manera de hacerlo, es decidir determinar con anticipación qué hacer, cómo hacerlo, cuándo hacerlo y quiénes deberán hacerlo.

En otras palabras: Se trata de proyectar el futuro y los medios efectivos para alcanzarlo. Predecir el futuro nunca ha sido una labor sencilla y menos actualmente por las condiciones tan cambiantes de nuestro mundo social y económico. Aunque en ocasiones los mejores planes se pueden ver influenciados por factores adversos inesperados, el no planear aumenta el riesgo y hace que los negocios queden al garete. La intuición y la experiencia solas no garantizan la supervivencia de una empresa.

Se debe advertir que un plan por sí solo no es sinónimo de desarrollo y efectividad. Debe ir acompañado de una ejecución exitosa. Esto último nos hace afirmar lo que los teóricos de la administración han dado en llamar los hermanos gemelos de la administración: “La planeación y el control”. Pero no se puede controlar, lo que no se ha planeado.

Citemos algunos aspectos a tener en cuenta cuando iniciemos el proceso de planeación:

• La planeación es el desarrollo de la toma de una decisión anticipada. Si se quiere emprender una determinada acción, es necesario antes haber tomado la decisión de lo que se va a hacer y de cómo se va a hacer. Todo plan debe ir orientado al logro de un objetivo específico, determinando la utilización de los recursos necesarios para obtener lo decidido.

• Toda persona vinculada a la parte directiva de la empresa, en sus distintos niveles, debe planear. Su dedicación a esta actividad variará de acuerdo a la labor que desarrolla. En el caso de la administración de la cartera, el Gerente Nacional de Crédito, por ejemplo, hará la planeación de carácter nacional, fijando pautas, quizá montos, etc. y los jefes regionales, zonales, de oficina, Etc., planearán sus propias actividades sobre la cartera, en sus respectivas unidades administrativas.

• La eficiencia de un plan se confirma en la medida en que los objetivos sean logrados a un costo racional posible.

• Los planes deben responder a las posibilidades del grupo en cuanto a recursos. El aspecto humano es de vital importancia. Un programa que atente contra las aspiraciones, satisfacciones o posibilidades de un grupo, puede traer serias consecuencias negativas en cuanto a productividad. En el caso de la cartera este principio debe ser cuidadosamente observado, especialmente al fijar las metas de recaudo: Exigir metas inalcanzables crea resistencia desde el comienzo y, por consiguiente, lleva al fracaso el plan.

• La planeación debe ser flexible, debe contemplarse la posibilidad de cambiar de dirección en un momento determinado. Gran parte del éxito depende de la habilidad del administrador para detectar los factores que puedan impedir el cumplimiento de una decisión.

Si se conoce dónde se desea llegar, es posible determinar cómo lograrlo; de ahí que fijar los objetivos es el primer paso de la planeación.

Si realizamos un diagnóstico real de oportunidades, inmediatamente se debe concretar en qué medida se van a aprovechar estas oportunidades.

Un objetivo se entiende como la meta final hacia la cual tienden todos los esfuerzos de un grupo, orientado por un plan.

Los objetivos deben ser: claros, precisos y factibles de cumplir.

Partiendo de un objetivo general se fijan los objetivos o metas específicos de cada departamento ó sección de la empresa. Hasta donde sea posible, los objetivos deben ser cuantificables. Por ejemplo, aumentar en un 20% los recaudos de cartera durante un mes determinado, es una meta concreta.

Todas las personas implicadas en el proceso deben ser consultadas, y sus opiniones, tenidas en cuenta para la fijación final de los objetivos. El director de cartera debe, por ejemplo, oír los conceptos de todos los que integran el equipo de administración de la cartera.

El establecimiento de premisas nos permite suponer las situaciones futuras. Recuérdese que la planeación es, en gran parte, anticiparse al futuro. Si queremos aumentar los recaudos en un 20%; serán suficientes cuatro cobradores? Y como ésta, muchas preguntas podríamos hacer. A través de estas premisas es posible suponer las situaciones futuras.

Escogidas las diferentes alternativas se inicia la evaluación de cada una de ellas, sopesando los factores que intervienen, así como analizando las consecuencias que cada una de ellas produzca.

Existen planes que no son muy costosos, pero que implican grandes riesgos. Realizados los anteriores análisis, se toma una decisión y se adopta un plan. La planeación puede ser a corto, mediano y largo plazo.

Definir qué es corto y largo plazo es algo relativo, que está sujeto a las características especiales de cada empresa. En términos generales se acepta que el corto plazo es un año, mediano plazo hasta tres años y el largo plazo más de tres años.

Dentro del concepto de tiempo de la planeación están incluidos otros dos elementos: Planeación Estratégica y Planeación Táctica. La primera corresponde al largo plazo y la segunda a un periodo más corto.

Los administradores de empresas, y particularmente los administradores de cartera, deben estructurar continuamente el futuro y plantearse interrogantes que les exijan pensar en el mañana. Los negocios no se pueden dejar a la deriva, pues se corre el peligro de salir del mercado, ó tener serios problemas de liquidez y baja generación de ingresos.

SERVICIO AL CLIENTE

Al revisar la literatura gerencial, el cliente siempre ha tenido, un lugar preferencial en una institución financiera. Es muy común la expresión: “el cliente siempre tiene la razón”; sin embargo a pesar de ésta afirmación, las compañías han estado lejos del cliente. Su atención principal han sido sus productos, los costos y, por ende las utilidades. El cliente se encuentra lejos de sus intereses. Las empresas han tenido compradores, no clientes; les han comprado, no han tenido que vender.

Actualmente, el cliente aparece con más autonomía, con mayor

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