Documentos Administrativos

INTRODUCCION

La comunicación siempre ha existido en la organización porque es la que permite que se entablen relaciones entre los individuos.

Existe una necesidad empresarial de comunicar. En el mercado actual ya no se vende lo que se produce sino que se produce lo que se vende (se vende lo que el cliente demanda). El mercado conoce la oferta a través de la publicidad, etc. En la actualidad se puede crear esa demanda, generando esa necesidad a través de las distintas técnicas de las que dispone la empresa. Pero para que se cree esa necesidad hay que comunicar.

Además, para poder funcionar las empresas necesitan conocer la competitividad de las empresas (qué hace la competencia), buscar la mayor eficacia y gestión buscando técnicas para aprovechar al máximo y no perder tiempo ni dinero.

Por tanto no sólo se va a necesitar comunicarse con el interior sino también con el exterior. Para esto hay que establecer una línea de comunicación con estos sectores, para informar y estar informados, para comunicar y estar comunicados.

Las nuevas tendencias de mercado han obligado a las empresas a ampliar sus listas de grupos con los que comunicarse para conseguir el éxito empresarial. Por tanto habrá que establecer los grupos de contacto y los objetivos de comunicación hacia estos grupos. Hasta ahora se encargaban estudios a especialistas para obtener información sobre otras empresas, etc., porque el acceso a esta información era difícil, hoy el acceso es más fácil.

OFICIO

Es un documento de carácter oficial que se utiliza en los organismos del sector público y por extensión en algunas instituciones educativas, culturales, sociales y deportivas que no dependen del estado. El oficio es un documento protocolar que vincula, en especial a las autoridades de más alta jerarquía; por lo tanto el oficio no puede ser usado a título personal, sino en representación de una entidad o institución, o en mérito a un cargo directivo que se ocupa, por ejemplo lo usan los directores de los ministerios, los rectores, vicerrectores, decanos, jefes de departamento de las universidades; los directores de los centros educativos, etc.; y no así los trabajadores administrativos ni los profesores de aula o de asignatura que no desempeñan algún cargo directivo.

El oficio se difunde en dos niveles; a nivel externo, es decir, fuera de una institución; y a nivel interno, dentro de ella. A nivel externo, establece comunicación con personas ajenas a la entidad, especialmente con aquellas que ocupan cargos directivos, y a nivel interno, enlaza a los que desempeñan funciones de dirección dentro de una entidad o institución.

PARTES:

El oficio tiene las siguientes partes obligatorias:

• 1. Membrete (nombre de la institución o entidad que envía el oficio)

• 2. Lugar y fecha

• 3. Código (hace referencia al tipo y al número de oficio que se expide)

• 4. Destinatario

• 5. Asunto (tema a tratar)

• 6. Texto (desarrollo del asunto)

• 7. Antefirma

• 8. Firma, posfirma y sello

• 9. "con copia" (c.c.)

• 10. Pie de página

Y las siguientes complementarias:

• 1. Nombre del año (obligatorio únicamente en los oficios de circulación externa)

• 2. Anexo (opcional, en caso de enviar algún documento adjunto).

OFICIO DE REMISION  

OFICIO DE ACUSE

OFICIO

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