Documentos Administrativos

CARTA COMERCIAL

ESTRUCURA: Se compone de los siguientes elementos:

1. Membrete: Identificación de la empresa emisora. Contiene como mínimo: Nombre de la empresa, rubro, teléfono, fax, dirección y ciudad.

2. Lugar y fecha: Se escribe la ciudad con mayúsculas y no abreviada, coma, mes con minúsculas, día y año.

3. Referencia: Es el resumen del contenido de la carta. Debe ser breve y se inicia con la abreviatura Ref. o REF.

4. Dirección interior: Es la identificación del receptor: Debe contener: Nombre, cargo, empresa, dirección y ciudad. Cuando la carta va por mano o fax se omite la dirección y ciudad y se escribe la palabra PRESENTE.

5. Vocativo: Palabra o frase con que se llama la atención del receptor. No se abrevia y después de él van dos puntos. Ejemplos: Señor, estimado señor, de mi atención, de mi consideración.

6. Mensaje: Contiene toda la información que se desea transmitir al receptor. Lo ideal es que esté dividido en párrafos breves.

7. Frase de despedida: No se abrevia y después de ella va una coma. Ejemplos: saluda atentamente, Saluda cordialmente, se despide con atención.

8. Antefirma: Nombre de la empresa escrito enteramente con mayúsculas.

9. Firma nombre y cargo del emisor.

10. Iniciales de responsabilidad: Se escribe en mayúsculas las del responsable intelectual( quien firma) y en minúsculas las del responsable intelectual (secretaria). Cuando es la misma persona se repite en mayúsculas y minúsculas.

11. Incluso o anexos: Se nombran los documentos o elementos que acompañan a la carta.

12. Con copia: Indicación de las copias enviadas a terceras personas y archivo.

MEMBRETE

___________________________

___________________________

SANTIAGO, ............................

Ref. :..........................................

Señor

..........................

..........................

..........................

..........................

Estimado señor:

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Frase de despedida,

ANTEFIRMA

Firma

Nombre

Cargo

X.X.X./x.x.x.

Incl.:

c.c.:

CIRCULAR

Documento mediante el cual una jefatura entrega idéntica información a varios receptores.

CARACTERÍSTICAS

1. Va Dirigida a varias personas.

2. Siempre es comunicación vertical descendente (jefe a subordinado)

3. Se redacta en tercera persona del singular.

4. Su extensión es variable, dependiendo de la información que se transmita.

ESTRUCTURA

Está compuesta por los siguientes elementos:

1. Membrete : Contiene nombre de la empresa y unidad emisora.

2. Palabra CIRCULAR y número correlativo.

3. Lugar y fecha de emisión: Va el nombre de la ciudad escrito enteramente con mayúsculas, luego el mes con minúsculas, día y año.

4. Referencia: Resumen del contenido. Es breve.

5. Cargo o nombre y cargo del emisor.

6. Cargo de los receptores.

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