Documentos Comerciales

DOCUMENTOS COMERCIALES

Los soportes contables son los documentos que sirven de base para registrar las operaciones comerciales de una empresa, es por ello que se debe tener un especial cuidado en el momento de elaborarlos. Todas las operaciones económicas que realizan las empresas deben ser registradas en los libros de contabilidad, pero a su vez para que cada uno de estos registros sean justificables deben soportarse con los documentos pertinentes para cada una de ellas, es por ello que a continuación se presentan los principales papeles comerciales y títulos valores que pueden ser utilizados en el ciclo contable, su definición y sus principales características. Todos los soportes contables deben contener la siguiente información general: Nombre o razón social de la empresa que lo emite. Nombre, número y fecha del comprobante. Descripción del contenido del documento. Firmas de los responsables de elaborar, revisar, aprobar y contabilizar los comprobantes. La misión que cumplen los documentos comerciales es de suma importancia, conforme surge de lo siguiente:

* En ellos queda precisada la relación jurídica entre las partes que intervienen en una determinada operación, o sea sus derechos y obligaciones.

* Constituyen un medio de prueba para demostrar la realización de los actos de comercio

*Constituyen también el elemento fundamental para la contabilización de las operaciones.

* Permiten el control de las operaciones practicadas por la empresa o el comerciante y la comprobación de los asientos de contabilidad.

Los comprobantes, de uso más frecuentes, que sirven como respaldo para el registro de las transacciones más comunes en una organización, como: las compras; las ventas; los pagos; las cobranzas; los depósitos bancarios y los retiros bancarios son:

OPERACIÓN COMPROBANTE EMITIDO EMISOR O TERCERO

COMPRAS Y VENTAS FACTURA DE VENTA EL VENDEDOR

PAGOS O ABONOS EN CUENTA RECIBO DE CAJA CAJERO, TESORERO, COBRADOR

DEPOSITOS BANCARIOS RECIBO DE CONSIGNACIÓN BANCO

PAGOS CON CHEQUE CHEQUE EL GIRADOR O DUEÑO DE LA CUENTA BANCARIA

RESPALDO DE UNA DEUDA LETRA DE CAMBIO, PAGARÉ,VALE QUIEN ADQUIERE O TIENE LA DEUDA (EL QUE DEBE)

FACTURA DE VENTA

Es el comprobante emitido por el vendedor en una operación de compra y venta o de prestación de un servicio, es la relación escrita que el vendedor entrega al comprador detallando las mercancías que le ha vendido, indicando cantidades, naturaleza, precio, los fletes e impuestos que se causen y las condiciones de venta y pago.

Como mínimo la factura debe extenderse por duplicado. El original queda en poder del comprador o cliente y el duplicado queda para el vendedor y con este se contabiliza la venta y el cargo al comprador.

La factura es el documento principal de la operación de compraventa con ella queda concretada y concluida la operación y es un documento de contabilidad y medio de prueba legal. En Colombia el Estatuto tributario, en el artículo 617, establece los requisitos mínimos que debe contener una factura, estos son:

DATOS PRE – IMPRESOS, INFORMACION DEL VENDEDOR

1. Nombres y Apellidos o Razón Social

2. Ciudad y Dirección Comercial

3. NIT O RUT asignado por la DIAN

4. Tipo de responsabilidad frente al IVA

5. Decir expresamente que es Factura de Venta

6. Número consecutivo de la factura

7. Número de Resolución de Autorización de la DIAN

8. Discriminar el IVA de los productos vendidos

9. Datos del impresor: nombre o razón social, NIT o RUT, dirección y teléfono

DATOS COMPLEMENTARIOS AL MOMENTO DE LA EMISIÓN

1. Fecha en que se realiza la venta

2. Nombre y Apellidos o Razón social de quien adquiere los bienes o servicios

3. Identificación del comprador

4. Dirección del comprador

5. Descripción de los bienes vendidos o servicios prestados

6. Cantidad de los bienes vendidos o servicios prestados

7. El precio unitario de los bienes vendidos o servicios prestados

8. Totales

ASITECOOP LTDA

Carrera 24 Nº 15 – 60 Local 319 FACTURA DE VENTA

NIT 800,393,536 - 9 Nº 1236

Resolución DIAN Nº 00098745 del 19/02/2006

del 0001 al 5000

REGIMEN COMUN

VENDIDO A: TELEFONO:

C.C. ó NIT: CIUDAD:

DIRECCION:

REF. DESCRIPCION CAN. V/ UNIT. V. TOTAL

158943 Gorras 50 $ 18.000 $ 900.000

369852 Camisetas 20 $ 58.000 $ 1.160.000

SON: SUBTOTAL $ 1.775.862

DESCUENTO $ -

IVA $ 284.138

TOTAL $ 2.060.000

Impreso por Litografía Moderna Ltda. NIT 800,546,890-2 - Tel 7306952 Pasto - Colombia

ACEPTADA

RECIBO DE CAJA

El recibo es una constancia de pago o de haber recibido dinero, este puede ser en dinero en efectivo, cheques o comprobantes de venta de tarjetas debito o crédito; emitido por una persona natural o jurídica. Lo otorga siempre el que recibe y su firma puesta al pie es la prueba de la extinción parcial o total de la deuda.

REQUISITOS

1. Nombres y apellidos o razón social de quien emite el recibo

2. Dirección comercial de quien emite el recibo

3. Identificación de quien emite el recibo

4. Número del recibo que debe corresponder a una numeración consecutiva

5. Ciudad y fechas donde se recibe el dinero

6. Nombres y apellidos o razón social del beneficiario y número de identificación

7. Dirección comercial del beneficiario

8. Describir claramente el concepto por el cual se efectúa el cobro

9. Firma y sello del receptor del dinero y emisor del recibo

RECIBO DE CAJA

CIUDAD Y FECHA: Nº

$

DIRECCION:

LA SUMA DE (EN LETRAS):

POR CONCEPTO DE:

CHEQUE Nº BANCO SUCURSAL EFECTIVO

CODIGO CUENTA DEBITOS CREDITOS FIRMA Y SELLO

C.C. ó NIT

RECIBO DE CONSIGNACIÓN BANCARIA

Este es un comprobante que elaboran los bancos y suministran a sus clientes para que lo diligencien al consignar. El original queda en el banco y una copia con el sello del cajero o el timbre de la máquina registradora, sirve para la contabilidad de la empresa que consigna.

Hay dos tipos de consignaciones, una para consignar efectivo y cheques de bancos locales y otro para consignar remesas o cheques de otras plazas. Necesidades varias Los soportes de contabilidad se elaboran en original y tantas copias como las necesidades de la empresa lo exijan.

DATOS PREIMPESOS DE UNA CONSIGNACIÓN

1. Razón Social del BANCO

2. Número de la consignación

3. Notas aclaratorias de la consignación que realiza el banco para los usuarios

DATOS A LLENAR POR EL DEPOSITANTE

1. Fecha de la consignación

2. Número de cuenta al que se va ha consignar

3. Nombre del titular de la cuenta

4. Nombre del depositante y teléfono

5. Total a consignar

COMPROBANTE DE DEPÓSITO Y RETIRO DE CUENTAS DE AHORROS

Las corporaciones de ahorro y crédito han diseñado unos formatos que suministran a sus clientes, en libretas, para que sean diligenciados al depositar, o retirar dinero de su cuenta de ahorros. Este soporte tiene dos opciones para elegir solo una; depósitos en efectivo o cheques de bancos locales y retiro en efectivo o en cheque, de acuerdo con la cuantía y exigencia del cliente.

LETRA DE CAMBIO

La letra de cambio es un documento de crédito, titulo valor, que sirve para respaldar las operaciones comerciales realizadas a plazos, la letra de cambio es una orden de pago escrita, por la cual una persona llamada deudor o cargo debe pagar a su vencimiento al tenedor del documento. Se encuentra regulado por el Código de comercio Colombiano en sus artículos 691 a 708.

Dentro de la clasificación de los títulos - valores en causales y abstractos, la letra de cambio viene a ser título - valor abstracto. Con este mismo criterio la letra es un título -valor esencialmente de crédito, es decir, que contiene una operación crediticia que debe satisfacerse mediante el pago de una cantidad de dinero, en un tiempo determinado.

Igualmente la letra de cambio es título- valor a la orden, o sea que se puede transferir mediante endoso; aun cuando no figure la cláusula a la orden, la letra es un documento circulante, por tanto puede tener una serie continuada de endosos.

Es titulo que origina obligaciones solidarias de todos los que han firmado la letra, frente al último tenedor; al igual que participa también de las otras características de los demás títulos- valores.

PERSONAS QUE INTERVIENEN EN LA LETRA DE CAMBIO

En la letra de cambio intervienen varias personas:

 Librador: persona que emite la letra de cambio (acreedor) dando la orden de pago a otra persona (deudor).

 Librado: persona a la que va dirigida la orden de pago (deudor).

 Endosante: acreedor (original o posteriores) que transmite su derecho de cobro.

 Endosatario: persona (acreedor actual) a quien se ha transmitido el derecho de cobro.

 Tenedor: persona poseedora del título en cada momento.

 Avalista: persona que garantiza, en todo o parte, el pago.

VENCIMIENTO DE LA LETRA DE CAMBIO

 A la vista: debiendo pagarse en el momento de su presentación.

 A un plazo contado desde la fecha del libramiento.

 A un plazo contado desde la vista.

ENDOSO DE UNA LETRA DE CAMBIO

La letra de cambio y, por tanto, el derecho de cobro, se puede transmitir a otra persona mediante la fórmula del endoso tantas veces como se quiera.

La declaración del endosante se debe realizar en el reverso de la letra de cambio, en el espacio destinado al endoso. La letra de cambio es un titulo creado para circular y para servir como instrumento de pago quien transmite la letra se llama endosante y quien la recibe endosatario.

El primer endoso se realiza en la casilla que aparece en el dorso del documento "páguese a..."; y los siguientes en los espacios vacíos. La transmisión del efecto se debe realizar por la cantidad total y de forma incondicional. Para llevar a cabo el endoso, el endosante deberá firmar e indicar los datos del endosatario. Si esto no figura nos encontramos ante un endoso en banco, que podrá ser cumplimentado en cualquier momento, con objeto de ceder la propiedad de la letra a la persona que se determine en ese instante, quien figura como endosatario final, recibe el nombre de último tenedor. Los anteriores son simplemente tenedores, salvo la persona que recibió la letra del librador que se conoce como tomador. El ultimo tenedor o el tomador si no hay endosos es quien en el momento del vencimiento debe presentar la letra al librado para que la haga efectiva.

Si el librador escribió en el titulo "no a la orden" la letra no se puede endosar.

AVAL DE LA LETRA DE CAMBIO

El aval es el compromiso que adquiere una tercera persona de realizar el pago, en caso de no hacerlo el librado. Pudiendo comprender la totalidad de la deuda o parte de ella.

El aval se debe hacer constar en el reverso de la letra de cambio

ACEPTACIÓN DE LA LETRA DE CAMBIO

La aceptación convierte al aceptante en principal obligado. El aceptante quedará obligado cambiariamente aún con el girado; y carecerá de acción cambiaria contra éste y contra

los demás signatarios de la letra, salvo cuando una parte, a sabiendas, suscriba un título sin que exista contraprestación cambiaria a las obligaciones que adquiere, las partes en cuyo favor aquella prestó su firma quedarán obligadas para con el suscriptor por lo que éste pague y no podrán ejercitar contra él las acciones derivadas del título.

En ningún caso el suscriptor de que trata el inciso anterior, podrá oponer la excepción de falta de causa onerosa contra cualquier tenedor del instrumento que haya dado por éste una contraprestación, aunque tal hecho sea conocido por el adquirente al tiempo de recibir el instrumento.

PAGO DE LA LETRA DE CAMBIO

La letra de cambio deberá presentarse para su pago el día de su vencimiento o dentro de los ocho días siguientes. No se puede exigir la presentación y menos exigir el pago antes de la fecha de vencimiento, aunque voluntariamente si se puede hacer. Tampoco se puede obligar al tenedor de la letra de cambio a recibir el pago antes del vencimiento pactado.

La presentación para el pago de la letra a la vista, deberá hacerse dentro del año que siga a la fecha del título. Cualquiera de los obligados podrá reducir ese plazo, si lo consigna así en la letra. El girador podrá, en la misma forma, ampliarlo y prohibir la presentación antes de determinada época.

El tenedor de la letra de cambio no puede rehusar un pago parcial de la misma aun cuando se haya vencido el tiempo para su exigencia.

PROTESTO DE LA LETRA DE CAMBIO

El protesto es un acto notarial que sirve para acreditar que se ha producido la falta de aceptación o de pago de la letra de cambio. El protesto se practicará necesariamente con intervención de notario público y su omisión producirá la caducidad de las Acciones de regreso.

El protesto por falta de aceptación deberá hacerse antes de la fecha del vencimiento.

El protesto por falta de pago se hará dentro de los quince días comunes siguientes al del vencimiento.

Si la letra fuere protestada por falta de aceptación, no será necesario protestarla por falta de pago.

La letra a la vista solo se protestará por falta de pago. Lo mismo se observará respecto de las letras cuya presentación para la aceptación fuere protestativa.

FORMALIZACIÓN DEL PROTESTO DE LA LETRA DE CAMBIO

En el cuerpo de la letra o en hoja adherida a ella se hará constar, bajo la firma del notario, el hecho del protesto con indicación de la fecha del acta respectiva. Además, el funcionario que lo practique levantará acta que contendrá:

1. La reproducción literal de todo cuanto conste en la letra

2. El requerimiento al girado o aceptante para aceptar o pagar la letra, con la indicación de si esa persona estuvo o no presente

3. Los motivos de la negativa para la aceptación o el pago

4. La firma de la persona con quien se extienda la diligencia, o la indicación de la imposibilidad para firmar o de su negativa, y

5. La expresión del lugar, fecha y hora en que se practique el protesto, y la firma del funcionario que lo autorice.

AVISO DE RECHAZO DE LA ACEPTACIÓN O PAGO DE LA LETRA DE CAMBIO

El tenedor del título cuya aceptación o pago se hubiere rehusado, deberá dar aviso de tal circunstancia a todos los signatarios del mismo cuya dirección conste en él, dentro de los cinco días comunes siguientes a la fecha del protesto o a la presentación para la aceptación o el pago.

El tenedor que omita el aviso será responsable, hasta una suma igual al importe de la letra, de los daños y perjuicios que se causen por su negligencia.

También podrá darse el aviso por el notario encargado de formular el protesto.

DATOS O REQUISITOS DE LA LETRA DE CAMBIO

1. Fecha de expedición, indicando: Día, Mes y Año

2. Nombre del librado, girador o deudor

3. Fecha de vencimiento

4. Lugar donde debe pagarse

5. Nombre del librador, girado o acreedor

6. Cantidad en números y letras

7. Firma del girador o aceptante

EL PAGARÉ

Llamase pagaré al documento por el cual una persona se compromete a pagar a otra, o a quien ésta indique, una suma de dinero determinada, en una fecha establecida y en un domicilio estipulado.

Es un documento de crédito al igual que la letra de cambio, con la promesa pura y simple de pagar una suma de dinero, en un determinado tiempo.

A diferencia de la letra de cambio, que es un documento de orden abstracto, el pagaré es un título- valor de origen causal, es decir que en documento se podrá pactar los intereses, puede incluirse la causa que da origen al pagaré, como también podrá incluirse la garantía con la cual se afianza la obligación.

Es por esta razón seguramente, que el pagaré es más utilizado que la letra de cambio, en los bancos e instituciones financieras, por cuanto el propio pagaré, podrán pactar los intereses y garantizar la obligación mediante el aval, en otras palabras diremos que es un título- valor más completo que la letra de cambio.

DIFERENCIA ENTRE PAGARÉ Y LETRA DE CAMBIO

La diferencia sustancial y más sobresaliente en el pagaré, respecto a la letra de cambio, es que mientras esta última es de orden abstracto (es decir que no se indica la causa que la origina ni se pueden pactar los intereses) en el pagaré si se puede indicar la causa que lo origina pactar los intereses y afianzar la obligación.

Por ello, como ya dijéramos anteriormente, la preferencia que tienen por el pagaré las instituciones de crédito, como son los bancos, las mutuales, financieras, etc.

DATOS O REQUISITOS DEL PAGARÉ

1. Estar hecho en papel de seguridad

2. Lugar de expedición

3. Nombre del beneficiario

4. El vencimiento

5. El lugar donde debe pagarse

6. La cantidad en cifras y en letras

7. La firma del girador o deudor

8. Nombres del o los deudores

9. Domicilio de los deudores

NOTA CRÉDITO BANCARIA

Llámese así a la comunicación que envía un Banco a su cliente, en la que le notifica haber cargado o debitado en su cuenta una determinada suma o valor, por el concepto que la misma indica, generalmente las notas crédito bancarias son por: abono de intereses a una cuenta corriente, devolución de un cheque girado o consignaciones de otras plazas.

NOTA DÉBITO BANCARIA

Es el documento en el cual el Banco envía a su cliente, con el objeto de comunicar la acreditación en su cuenta una determinada cantidad, por el motivo expresado en la misma, en las entidades bancarias existen muchos conceptos de nota debito, algunas de ellas pueden ser: impuesto a los movimientos financieros (4 X 1000), intereses de sobregiros, comisiones por transacciones, compra de chequeras, IVA de los servicios prestados, etc.

EL CHEQUE

Llámese cheque a una orden de pago pura y simple librada contra un banco en el cual el librador tiene fondos depositados a su orden en cuenta corriente bancaria o autorización para girar en cuenta corriente con sobregiro. Los bancos entregan talonarios numerados en serie al propietario de la cuenta corriente. Como queda dicho el cheque es una orden de pago, no una promesa de pago como el caso del pagaré; entonces se deduce que debe ejecutarse o pagarse por el banco a la presentación del documento con las modalidades particulares establecidas para cada tipo de cheque. El cheque es un documento de pago inmediato, a diferencia de la letra de cambio y el pagaré, que son documentos de crédito.

CHEQUE CRUZADO: Cuando se quiere que el cheque solo se pueda depositar en otra cuenta se marca con dos líneas paralelas en diagonal en frente del cheque.

El cheque es un documento negociable que se puede endosar, es decir con la firma e identificación del tenedor o beneficiario por el respaldo del mismo se transfiere la propiedad a otra persona.

COMPROBANTE DE PAGO O COMPROBANTE DE EGRESO

Llamado también orden de pago o comprobante de egreso, es un soporte de contabilidad que respalda el pago de una determinada cantidad de dinero por medio de un cheque. Generalmente, en la empresa se elabora por duplicado, el original para anexar al comprobante diario de contabilidad y la copia para el archivo consecutivo.

Para mayor control en el comprobante de pago queda copia del cheque, ya que el titulo valor se entrega al beneficiario. Los soportes contables deben asentarse en forma ordenada y resumida, expresando claramente las transacciones que diariamente se realizan en una empresa.

LA LIBRANZA

La libranza es un mecanismo de recaudo de cartera en donde el deudor autoriza a su entidad empleadora a descontar de su nomina mensual o quincenal una suma determinada para aplicar a la cancelación de sus obligaciones ante una entidad financiera, y la entidad empleadora se compromete a entregar dichas sumas a la entidad financiera en un plazo previamente convenido. Para el adecuado desarrollo del esquema de libranza es de suma importancia que la entidad financiera cuente con la autorización de descuento de nómina del deudor-empleado y el convenio de recaudo debidamente suscrito con la entidad empleadora en donde estén expresamente consignadas todas las obligaciones del convenio.

La libranza es una figura muy utilizada por las entidades financieras para otorgar créditos a los empleados, por lo que les asegura el recaudo de las cuotas, en la medida que se descuentan de la nómina del empleado.

El pagaré libranza, no es mas que un compromiso de pago a través de un contrato, que incorpora una obligación incondicional e irrevocable de quien la otorga, de pagar una suma de dinero durante un tiempo específico a otra persona, autorizando el descuento de su sueldo por nomina.

Por el otro lado, a una empresa, le permite liberar los fondos que tiene comprometidos en créditos a su personal, ampliando así su capital de trabajo.

CAPACIDAD DE PAGO Y CAPACIDAD DE DESCUENTO

Un aspecto de gran importancia que se debe tener en cuenta cuando se utiliza la modalidad de libranza es la determinación precisa de la capacidad de pago y la capacidad de descuento.

La capacidad de pago es determinada por un análisis detallado en donde se cuantifiquen todos los egresos mensuales del deudor (servicios públicos, alimentación, educación tanto del beneficiario de la libranza como de las personas a su cargo, arriendo, impuestos, gastos por salud, obligaciones financieras y demás gastos que se evidencien), mediante la información que suministra el deudor y los documentos que los soportan, y se procesen frente a los parámetros que tiene establecidos cada cooperativa para el segmento del mercado al que pertenece el deudor y la información que el analista pueda detectar y discernir.

La capacidad de descuento, es el porcentaje o monto que puede ser descontado del sueldo del empleado, que para el caso de las Cooperativas, de acuerdo con el literal b) del Artículo 59 del Código sustantivo del trabajo, no puede superar un cincuenta por ciento (50%) de los salarios y prestaciones, para cubrir sus créditos.

Así las cosas, si el trabajador una vez determinado el valor que se le puede descontar de su sueldo, no le alcanza para cubrir el valor determinado en su capacidad de pago, debe limitarse la cuota al porcentaje máximo de descuento que permite la ley. Un trabajador que devengue un sueldo de $800.000, puede tener una capacidad de pago de $500.000, pero por ley, la empresa no le podrá descontar un valor superior a $400.000, por lo que la cuota deberá estar en función de la capacidad de descuento.

RECOMENDACIONES

Si bien la libranza se descuenta por nómina, pueden darse situaciones que conduzcan a la mora del recaudo debido a embargos, despidos, licencias, fallas operativas en el cargo de la nómina. Para obviar estas eventualidades se debe acordar en la libranza, la obligación del deudor de cancelar por directamente la cuota que por alguna razón no sea descontada por nómina, como también el replantearse la política del tope máximo de descuento, disminuyendo su valor para que se incluyan los casos anteriores como imprevistos y el deudor pueda responder tanto por el crédito como por el imprevisto presentado.

Se debe tener la autorización expresa del trabajador para que la cuota de la libranza le sea deducida de su Nómina, de lo contrario la empresa se puede exponer a una demanda laboral, debido a que la ley laboral prohíbe que el empleador le descuente al trabajador valor alguno de su salario sin previa autorización del trabajador o sin orden judicial competente.

EL VALE

Un vale es un documento comercial, para pagar un producto, ya sea bien o servicio. Puede representar el pago total o parcial (descuento inmediato en el momento de la compra por la cantidad que aparece en el vale). Lo más habitual es que los establecimientos comerciales proporcionen vales a sus clientes para fidelizarlos.

También sirve para darse a conocer a clientes nuevos, ofreciéndoles un artículo más barato o gratuito. En otros casos forma parte del proceso de devolución, el comercio extiende un vale que permite cambiar un producto adquirido por otro en un tiempo futuro.

Por último, el vocablo vale se utiliza para movimientos internos de una oficina o empresa. Cuando un empleado toma dinero para comprar algún material o artículos que no haya en existencia en la empresa, o porque desea un adelanto sobre su salario, se llena un «vale de caja». Este vale contiene:

• Fecha

• Cantidad (en número y letra)

• Especificación clara sobre el concepto

• Rúbrica de autorización

• Firma de la persona que recibe el dinero

NOTA DÉBITO

Es un comprobante que utiliza la empresa para cargar en la cuenta de sus clientes, un mayor valor por concepto de omisión o error en la liquidación de facturas y los intereses causados por financiación o por mora en el pago de sus obligaciones.

NOTA CRÉDITO

Cuando la empresa concede descuentos y rebajas que no estén liquidados en la factura o cuando los clientes hacen devoluciones totales o parciales de las mercancías, para su contabilización se utiliza un comprobante llamado nota crédito. Este comprobante se prepara en original y dos copias; el original para el cliente, una copia para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de contabilidad.

RECIBO DE CAJA MENOR

El recibo de caja menor es un soporte de los gastos pagados en efectivo, por cuantías mínimas que no requieren el giro de un cheque, para ello se establece un fondo denominado caja menor.

NOTA DE CONTABILIDAD

Es el documento que se prepara con el fin de registrar las operaciones que no tienen un soporte contable como es el caso de los asientos de contables.

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