Documentos Comerciales

DOCUMENTOS COMERCIALES

Los soportes contables son los documentos que sirven de base para registrar las operaciones comerciales de una empresa, es por ello que se debe tener un especial cuidado en el momento de elaborarlos. Todas las operaciones económicas que realizan las empresas deben ser registradas en los libros de contabilidad, pero a su vez para que cada uno de estos registros sean justificables deben soportarse con los documentos pertinentes para cada una de ellas, es por ello que a continuación se presentan los principales papeles comerciales y títulos valores que pueden ser utilizados en el ciclo contable, su definición y sus principales características. Todos los soportes contables deben contener la siguiente información general: Nombre o razón social de la empresa que lo emite. Nombre, número y fecha del comprobante. Descripción del contenido del documento. Firmas de los responsables de elaborar, revisar, aprobar y contabilizar los comprobantes. La misión que cumplen los documentos comerciales es de suma importancia, conforme surge de lo siguiente:

* En ellos queda precisada la relación jurídica entre las partes que intervienen en una determinada operación, o sea sus derechos y obligaciones.

* Constituyen un medio de prueba para demostrar la realización de los actos de comercio

*Constituyen también el elemento fundamental para la contabilización de las operaciones.

* Permiten el control de las operaciones practicadas por la empresa o el comerciante y la comprobación de los asientos de contabilidad.

Los comprobantes, de uso más frecuentes, que sirven como respaldo para el registro de las transacciones más comunes en una organización, como: las compras; las ventas; los pagos; las cobranzas; los depósitos bancarios y los retiros bancarios son:

OPERACIÓN COMPROBANTE EMITIDO EMISOR O TERCERO

COMPRAS Y VENTAS FACTURA DE VENTA EL VENDEDOR

PAGOS O ABONOS EN CUENTA RECIBO DE CAJA CAJERO, TESORERO, COBRADOR

DEPOSITOS BANCARIOS RECIBO DE CONSIGNACIÓN BANCO

PAGOS CON CHEQUE CHEQUE EL GIRADOR O DUEÑO DE LA CUENTA BANCARIA

RESPALDO DE UNA DEUDA LETRA DE CAMBIO, PAGARÉ,VALE QUIEN ADQUIERE O TIENE LA DEUDA (EL QUE DEBE)

FACTURA DE VENTA

Es el comprobante emitido por el vendedor en una operación de compra y venta o de prestación de un servicio, es la relación escrita que el vendedor entrega al comprador detallando las mercancías que le ha vendido, indicando cantidades, naturaleza, precio, los fletes e impuestos que se causen y las condiciones de venta y pago.

Como mínimo la factura debe extenderse por duplicado. El original queda en poder del comprador o cliente y el duplicado queda para el vendedor y con este se contabiliza la venta y el cargo al comprador.

La factura es el documento principal de la operación de compraventa con ella queda concretada y concluida la operación y es un documento de contabilidad y medio de prueba legal. En Colombia el Estatuto tributario, en el artículo 617, establece los requisitos mínimos que debe contener una factura, estos son:

DATOS PRE – IMPRESOS, INFORMACION DEL VENDEDOR

1. Nombres y Apellidos o Razón Social

2. Ciudad y Dirección Comercial

3. NIT O RUT asignado por la DIAN

4. Tipo de responsabilidad frente al IVA

5. Decir expresamente que es Factura de Venta

6. Número consecutivo de la factura

7. Número de Resolución de Autorización de la DIAN

8. Discriminar el IVA de los productos vendidos

9. Datos del impresor: nombre o razón social, NIT o RUT, dirección y teléfono

DATOS COMPLEMENTARIOS AL MOMENTO DE LA EMISIÓN

1. Fecha en que se realiza la venta

2. Nombre y Apellidos o Razón social de quien adquiere los bienes o servicios

3. Identificación del comprador

4. Dirección del comprador

5. Descripción de los bienes vendidos o servicios prestados

6. Cantidad de los bienes vendidos o servicios prestados

7. El precio unitario de los bienes vendidos o servicios prestados

8. Totales

ASITECOOP LTDA

Carrera 24 Nº 15 – 60 Local 319 FACTURA DE VENTA

NIT 800,393,536 - 9 Nº 1236

Resolución DIAN Nº 00098745 del 19/02/2006

del 0001 al 5000

REGIMEN COMUN

VENDIDO A: TELEFONO:

C.C. ó NIT: CIUDAD:

DIRECCION:

REF. DESCRIPCION CAN. V/ UNIT. V. TOTAL

158943 Gorras 50 $ 18.000 $ 900.000

369852 Camisetas 20 $ 58.000 $ 1.160.000

SON: SUBTOTAL $ 1.775.862

DESCUENTO $ -

IVA $ 284.138

TOTAL $ 2.060.000

Impreso por Litografía Moderna Ltda. NIT 800,546,890-2 - Tel 7306952 Pasto - Colombia

ACEPTADA

RECIBO DE CAJA

El recibo es una constancia de pago o de haber recibido dinero, este puede ser en dinero en efectivo, cheques o comprobantes de venta de tarjetas debito o crédito; emitido por una persona natural o jurídica. Lo otorga siempre el que recibe y su firma puesta al pie es la prueba de la extinción parcial o total de la deuda.

REQUISITOS

1. Nombres y apellidos o razón social de quien emite el recibo

2. Dirección comercial de quien emite el recibo

3. Identificación de quien emite el recibo

4. Número del recibo que debe corresponder a una numeración consecutiva

5. Ciudad y fechas donde se recibe el dinero

6. Nombres y apellidos o razón social del beneficiario y número de identificación

7. Dirección comercial del beneficiario

8. Describir claramente el concepto por el cual se efectúa el cobro

9. Firma y sello del receptor del dinero y emisor del recibo

RECIBO DE CAJA

CIUDAD Y FECHA: Nº

$

DIRECCION:

LA SUMA DE (EN LETRAS):

POR CONCEPTO DE:

CHEQUE Nº BANCO SUCURSAL EFECTIVO

CODIGO CUENTA DEBITOS CREDITOS FIRMA Y SELLO

C.C. ó NIT

RECIBO DE CONSIGNACIÓN BANCARIA

Este es un comprobante que elaboran los bancos y suministran a sus clientes para que lo diligencien al consignar. El original queda en el banco y una copia con el sello del cajero o el timbre de la máquina registradora, sirve para la contabilidad de la empresa que consigna.

Hay dos tipos de consignaciones, una para consignar efectivo y cheques de bancos locales y otro para consignar remesas o cheques de otras plazas. Necesidades varias Los soportes de contabilidad se elaboran en original y tantas copias como las necesidades de la empresa lo exijan.

DATOS PREIMPESOS DE UNA CONSIGNACIÓN

1. Razón Social del BANCO

2. Número de la consignación

3. Notas aclaratorias de la consignación que realiza el banco para los usuarios

DATOS A LLENAR POR EL DEPOSITANTE

1. Fecha de la consignación

2. Número de cuenta al que se va ha consignar

3. Nombre del titular de la cuenta

4. Nombre del depositante y teléfono

5. Total a consignar

COMPROBANTE DE DEPÓSITO Y RETIRO DE CUENTAS DE AHORROS

Las corporaciones de ahorro y crédito han diseñado unos formatos que suministran a sus clientes, en libretas, para que sean diligenciados al depositar, o retirar dinero de su cuenta de ahorros. Este soporte tiene dos opciones para elegir solo una; depósitos en efectivo o cheques de bancos locales y retiro en efectivo o en cheque, de acuerdo con la cuantía y exigencia del cliente.

LETRA DE CAMBIO

La letra de cambio es un documento de crédito, titulo valor, que sirve para respaldar las operaciones comerciales realizadas a plazos, la letra de cambio es una orden de pago escrita, por la cual una persona llamada deudor o cargo debe pagar a su vencimiento al tenedor del documento. Se encuentra regulado por el Código de comercio Colombiano en sus artículos 691 a 708.

Dentro de la clasificación de los títulos - valores en causales y abstractos, la letra de cambio viene a ser título - valor abstracto. Con este mismo criterio la letra es un título -valor esencialmente de crédito, es decir, que contiene una operación crediticia que debe satisfacerse mediante el pago de una cantidad de dinero, en un tiempo determinado.

Igualmente la letra de cambio es título- valor a la orden, o sea que se puede transferir mediante endoso; aun cuando no figure la cláusula a la orden, la letra es un documento circulante, por tanto puede tener una serie continuada de endosos.

Es titulo que origina obligaciones solidarias de todos los que han firmado la letra, frente al último tenedor; al igual que participa también de las otras características de los demás títulos- valores.

PERSONAS QUE INTERVIENEN EN LA LETRA DE CAMBIO

En la letra de cambio intervienen varias personas:

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