“EL CONTROL COMO FUNCION ADMINISTRATIVA”

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“SOLUCIONES PARA QUE NUESTROS CLIENTES GENEREN VALOR”

PAG. No. 1

EL CONTROL COMO FUNCION ADMINISTRATIVA

Por: Virgilio Ramón M.

DIRECTOR EJECUTIVO ASEM SOLUTIONS LTDA

1. CONCEPTO DE CONTROL

Generalmente hablando, controlar algo es influir enlo que sucede al objeto con el fin de obtener el

resultado deseado. Existen varios conceptos de control. Algunos interpretan el control como algo

que se reduce a verificar. Otros ensanchan el significado para incluir aspectos preliminares

(planificación, programación) como una parte del control. Finalmente, otros juzgan el control y la

dirección como sinónimos, lo que implica dinamizarlo y enmarcarlo como una función del proceso

administrativo de la organización.

2. OBJETIVOS DEL CONTROL

Los objetivos primordiales del control son asegurarque la ejecución se ajuste al plan establecido,

coordinar la acción, reducir al mínimo el gasto y asegurar que los objetivos y las normas se

cumplan, de acuerdo a las disposiciones de los directivos, teniendo en cuenta los conceptos de

eficiencia, eficacia, competitividad y ventaja competitiva autosostenible (generación de valor); es

decir, el objetivo de control, debe tener como “telón de fondo” el concepto de CALIDAD.

De acuerdo con lo anterior el control tienen que asumirse como una función dinámica, esto hace

suponer que su génesis es el plan, el cual se establece para satisfacer determinados objetivos. Si

el plan original es deficiente, lo más probable es que el control también lo sea, pero incluso un

buen plan no actúa por si solo, ni es garantía de buenos resultados. La actividad debe ser

controlada para asegurar estos resultados. Por ejemplo, el gerente de la oficina de Organización y

Métodos de una empresa, tienen que presentar a la Gerencia un manual de funciones y para lo

cual elabora un plan, en donde se especifica cuál debe ser el contenido del manual, quién ha de

escribirlo, cuándo ha de hacerse, cómo hay que redactarlo. El director del trabajo puede haber

realizado los arreglos previos de la organización - asignación del personal calificado a las fases

específicas del plan, previsiones para las adecuadas condiciones y así sucesivamente - para

completar el proyecto. Pero esto no basta. A lo largo de las varias etapas del proyecto deberán

encontrarse controles complementarios o interinos, programas, dirección, comparaciones, acciones

correctivas, etc. El objetivo de estos controles es comprobar que la ejecución se ajusta al plan

preconcebido.

Al introducir el concepto de calidad en el control, es necesario tener en cuenta criterios y

condiciones que contribuyen al logro de los objetivos empresariales. A continuación presentamos

algunos de ellos:

2.1. La acción se debe coordinar:

En cierto sentido la planificación y la organización fijan las condiciones adecuadas para la

coordinación. Un plan, sin embargo, coordina realmente las ideas, mediante la especificación de los

elementos necesarios para conseguir algún objetivo.La estructura de la organización, coordina las

condiciones que aseguran que los elementos necesarios para completar el proyecto se encuentran

presentes. El control coordina la ejecución - la fase de realización - del proyecto, que es en última

instancia, lo que la gerencia debe buscar; pues, como se dice en términos coloquiales “lo que

cuenta y suma son los resultados obtenidos, pero que estos contribuyan realmente a introducir

cambios que mejoren la situación inicial”.

2.2. Se debe buscar reducir al máximo la acción queno genere valor agregado:

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Mediante la supervisión y dirección, la alta gerencia puede reducir la acción inefectiva y, en

consecuencia, el derroche (entendido como el uso ineficiente de los recursos). Por ejemplo, el jefe,

antes de firmar una carta la lee para comprobar, con seguridad, que todo el contenido es correcto y

que no hay errores. Un auxiliar de oficina revisa los archivos para asegurarse de que las copias

archivadas se encuentran en el lugar adecuado. En todos los casos, se debe estar controlando la

actividad con el objeto de asegurarse de que es efectiva pero realmente se está generando valor?.

2.3. Garantiza el cumplimiento de los objetivos:

El resultado final del control es el cumplimiento de los objetivos de acuerdo con el marco de acción

(visión, misión, principios, leyes, normas.) establecido por la organización. Sin objetivos ni normas

no puede existir un control objetivo. Las normas pueden relacionarse con la calidad, en cuyo caso

el control se aplica para comprobar si esta calidad ha sido alcanzada o pueden ir referidas a la

cantidad, en este caso el control persigue cerciorarse si la cantidad conveniente ha sido producida.

3. LA ALTA GERENCIA Y EL CONTROL

El control lo podemos clasificar en tres niveles: El primero, El Estratégico (saber saber), hace

relación con el análisis y evaluación del direccionamiento estratégico, en sus diferentes fases

(antes, durante y después).

El Segundo, el Táctico o Administrativo (saber hacer), se aplica a la coordinación conjunta de la

ejecución del desarrollo de las actividades.

El Tercero, El Operativo (el hacer), apunta a los proyectos u operaciones específicas dentro de la

organización. La alta gerencia se soporta en los tres.

Por ejemplo, los registros son vitales para el control táctico; sin ellos, el control es imposible. De

esta forma, el Gerente cuida de mantener un control operativo en su propio departamento y de

facilitar el control táctico por toda la organización con el fin de mantener el control estratégico dela

empresa.

3.1. EL CONTROL ESTRATEGICO

La acelerada evolución tecnológica, la globalización de los mercados hacen que los parámetros de

medición de la eficiencia sean cambiantes y no estables por largos períodos de tiempo. En ese

sentido las exigencias actuales de un mercado de “demanda” obligan a una constante búsqueda y

sostenimiento de calidad y personalización de los productos.

De acuerdo con lo anterior se ha generado un nuevo enfoque de control, el cual se sustenta en el

“análisis estratégico”, el cual hace referencia al proceso analítico orientado hacia proveer los

elementos para la toma de decisiones en cuanto a “hacer o comprar”, “abandono de productos”,

“subcontratación”, etc

En ese sentido, no se compite hoy en día únicamenteen el precio, existe la marcada tendencia por

la diferenciación (calidad, plazo de entrega, servicio, personalización) de los productos y servicios

ofrecidos, tanto para el cliente interno como para el externo. El punto central de esta nueva

concepción se dirige a resolver el interrogante de como una empresa involucrada en este mercado

puede generar ventajas competitivas en si misma, a través de la creación de mecanismos y

técnicas de evaluación y control de gestión.

Las ventajas competitivas, en sentido amplio, son todas aquellas condiciones especiales que le

permiten a una empresa lograr una diferenciación sostenible en el tiempo sobre sus competidores.

Hace referencia a uno de los aspectos básicos del enfoque de control de actividades, en donde el

desarrollar la capacidad de diagnóstico permite ir al origen de la eficiencia de las actividades. Este

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concepto se interelaciona con lo que se ha denominado el “despliegue de la estrategia”, que

consiste, en términos generales, en establecer la dualidad causa-efecto y las relaciones que

generan un nivel de eficiencia global.

Este enfoque de control estratégico requiere como pilar básico el contar con una contabilidad

estructurada desde el punto de vista de las actividades la cual provee una base para el diagnóstico,

el cual le da un mayor alcance que las contabilidades analíticas tradicionales. De igual forma se

presta para la creación de diseños ágiles y coherentes para la gestión de los costes.

Esto implica un primer aporte que consiste en la posibilidad de administrar las actividades y el coste

de estas. La óptica de las indagaciones cambia radicalmente, ya no se pregunta “en que” se ha

gastado el dinero, sino “por qué” lo hemos gastado.

El nuevo enfoque implica no solamente administrar los costes sino también el valor. La

diferenciación de estos conceptos no es tan evidente ya que este último (el

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