En este trabajo desarrollaremos la definición de control como función administrativa, como está conformado y sus funciones en las diferentes fases o procesos dentro de una organización

TRABAJO PRESENTADO POR:

INTRODUCCIÓN

En este trabajo desarrollaremos la definición de control como función administrativa, como está conformado y sus funciones en las diferentes fases o procesos dentro de una organización.

El sistema de control eficaz y sus diferentes características, tales como: precisión, oportunidad, economía, flexibilidad, inteligibilidad, criterios racionales, localización estratégicas, entre otros.

Los diferentes métodos de control financiero y las técnicas que deben poner en práctica el administrador o responsable de ejecutar el control financiero.

También se desarrollarán conceptos de comunicación e información. Como intervienen los procesos de comunicación en los sistemas de información y control; los factores que intervienen el procedimiento de control y sus instrumentos.

Los sistemas de información es un Conjunto de elementos organizados para llevar a cabo algunos métodos, procedimientos o control mediante el proceso de información.

PLAN DE CONTENIDO

Introducción

1. Control eficaz

1. Control como fase del proceso administrativo
2. Sistema de control eficaz

1. Características del sistema

1. Métodos del control financiero

1. Métodos para ejercer el control financiero

1. Sistemas de información y control

1. Sistemas de información

1. Elementos de un sistema de información
2. Clasificación de los sistemas de información
3. Características de los sistemas de información
4. Actividades básicas de los sistemas de información
5. Análisis de los sistemas de información
6. Análisis económicos y técnicos de los sistemas de información
7. Etapas del diseño de un sistema de información
8. Importancia del diseño de un sistema de información

1. Procedimiento de control
2. Instrumentos de control

EL CONTROL ADMINISTRATIVO

1. CONTROL EFICAZ

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Cuando hablamos de la labor administrativa, se nos hace obligatorio tocar el tema del control. El control es una función administrativa, es decir es una labor gerencial básica, que puede ser considerada como una de las más importantes para una óptima labor gerencial.

El control es un elemento del proceso administrativo que incluye todas las actividades que se emprenden para garantizar que las operaciones reales coincidan con las operaciones planificadas. Todos los gerentes de una organización tienen la obligación de controlar; Por ejemplo, tienen que realizar evaluaciones de los resultados y tomar las medidas necesarias para minimizar las ineficiencias. De tal manera, el control es un elemento clave en la administración.

El control como fase del proceso administrativo

A lo largo de nuestras vidas nos vemos envueltos en una serie de organizaciones, ya sean formales o informales, que tienen como propósito alcanzar una meta en común, a través de diversos planes establecidos y a través de los recursos que se posean. Es en ese momento cuando nace el sentido de la administración, es decir, aquel proceso que llevan a cabo los miembros de una organización para lograr captar sus objetivos.

La administración en sentido formal, es aquella que se realiza en una empresa. Posee cuatros funciones específicas que son: la planificación, la organización, la dirección y el control; estas en conjuntos se conocen como proceso administrativo y se puede definir como las diversas funciones que se deben realizar para que se logren los objetivos con la óptima utilización de los recursos.

El control administrativo está conformado por el control operativo y el control estratégico. El control administrativo, el cual es denominado por algunos autores como operativo, hasta ahora ha sido identificado como el plan de la organización y todos los métodos y procedimientos relacionados con la eficiencia operativa y la adhesión a las políticas de la dirección.

Control operativo. Los controles son entendidos como las acciones estructuradas y coordinas, para alcanzar un nivel razonable de confianza en el cumplimiento de la legislación aplicable en el área operativa, y en lograr los niveles esperados de economía, eficiencia y eficacia en las operaciones y en la protección de los activos.

Control estratégico: Proceso que comprende las acciones coordinadas e integradas a las unidades o actividades de la entidad, para alcanzar un nivel razonable de seguridad en el éxito de las estrategias formuladas.

Sistema de control eficaz

Un sistema de control estudia la conducta del sistema con el fin de regularla de un modo conveniente para su supervivencia. Una de sus características es que sus elementos deben ser lo suficientemente sensitivas y rápidas como para satisfacer los requisitos para cada función del control Un sistema de control eficaz en una empresa garantiza que las actividades se llevarán a cabo en formas cuya meta sea llegar al logro de las metas de la organización.

Características del sistema de control eficaz

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1. Precisión: un sistema de control que genera información imprecisa puede inducir a la gerencia a no actuar cuando debería hacerlo o a reaccionar contra un problema que no existe. Un sistema de control preciso es digno de confianza y proporcionar datos válidos.
2. Oportunidad: Los controles deberían llamar la atención de los gerentes en forma oportuna cuando se producen variaciones, a fin de prevenir efectos graves en perjuicios del rendimiento de una unidad.
3. Economía: La operación de un sistema de control debe ser económica. Todo sistema de control tendrá que justificar los beneficios que aportan en relación con los costos que ocasiona.
4. Flexibilidad: Los controles eficaces deben ser suficientes flexibles para ajustarse a cambios adversos o para aprovechar nuevas oportunidades.
5. Inteligibilidad: Los controles que son comprensibles para los usuarios carecen de valor. Por lo tanto, a veces es necesario sustituir los sistemas sofisticados por controles menos complejos.
6. Criterios Razonables: Los estándares de control deberán ser razonables y susceptibles de alcanzar. Si son demasiado altos o no resultan razonables, su posible acción motivadora desaparece.
7. Localización Estratégica: Los gerentes no pueden controlar todo lo que sucede en una organización. Sin embargo, aunque pudieran hacerlo, los beneficios no justificaran los costos.
8. Énfasis en las excepciones: Los gerentes no pueden controlar todas las actividades, deben establecer sus dispositivos de control estratégicos donde estos puedan llamar su atención únicamente cuando se presenten excepciones.
9. Criterios Múltiples: Gerentes y empleados por igual desearan producir una “buena impresión” en los criterios seleccionados con propósitos de control. Si la gerencia ejerce el control por medio de una sola medición, como las ganancias unitarias, los esfuerzos de trabajo se enfocarán únicamente en proyectar una buena imagen a la luz de ese estándar
10. Acción Correctiva: Un sistema de control eficaz no sólo indica cuando se representan desviaciones significativas con respecto al estándar, sino que también sugieren qué medidas será convenientes tomar para corregir la discrepancia. Es decir, deberá señalar el problema y especificar una solución.

Los Sistemas de Control Ayudan a corregir errores y garantizar el cumplimiento de los objetivos de la empresa y de los planes ideados para alcanzarlos. Todos los administradores hábiles desean disponer de un sistema de control adecuado y eficaz que les permita cerciorarse de que las cosas se hagan conforme a lo planeado.

1. MÉTODOS DE CONTROL FINANCIERO

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El control financiero puede entenderse como el estudio y análisis de los resultados reales de una empresa, enfocados desde distintas perspectivas y momentos, comparados con los objetivos, planes y programas empresariales, tanto a corto como en el mediano y largo plazo.

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