FUNCIÓN DEL PRESUPUESTO COMO DE PLANIFICACIÓN, EJECUCIÓN Y CONTROL DE LA GESTIÓN ADMINISTRATIVA, PÚBLICA Y PRIVADA

DEFINICION DE PRESUPUESTO

Antes de poder definir lo que es un presupuesto, es necesario tener una idea de cuál es su papel y su relación con el proceso gerencial. Pocas veces (y nunca con éxito) un presupuesto es algo aislado más bien es un resultado del proceso gerencial que consiste en establecer objetivos y estrategias y en elaborar planes. En especial, se encuentra íntimamente relacionado con la planeación financiera.

Por lo tanto, el presupuesto puede considerarse una parte importante del clásico ciclo administrativo de planear, actuar y controlar o, más específicamente, como parte de un sistema total de administración que incluye:

• Formulación y puesta en práctica de estrategias.

• Sistemas de Planeación.

• Sistemas Presupuestales.

• Organización.

• Sistemas de Producción y Mercadotecnia.

• Sistemas de Información y Control.

Con base en lo anterior y de manera muy amplia, un presupuesto puede definirse como la presentación ordenada de los resultados previstos de un plan, un proyecto o una estrategia. A propósito, esta definición hace una distinción entre la contabilidad tradicional y los presupuestos, en el sentido de que estos últimos están orientados hacia el futuro y no hacia el pasado, aun cuando en su función de control, el presupuesto para un período anterior pueda compararse con los resultados reales (pasados).

Con toda intención, esta definición tampoco establece límite de tiempo si bien por costumbre los presupuestos se elaboran por meses, años o algún otro lapso. Pueden, sin embargo, referirse fácilmente a un solo artículo o proyecto; a propósito, esta definición no implica que el presupuesto deba establecerse en términos financieros, a pesar de que esa es la costumbre. En este sentido cabe mencionar que los sistemas presupuestales completos pueden incluir, y de hecho lo hacen, renglones como la mano de obra, materiales, tiempo y otras informaciones.

IMPORTANCIA DE LOS PRESUPUESTOS

Los presupuestos son importantes porque ayudan a minimizar el riesgo en las operaciones de la organización, además de:

• Por medio de los presupuestos se mantiene el plan de operaciones de la empresa en unos límites razonables

.

• Sirven como mecanismo para la revisión de políticas y estrategias de la empresa y direccionarlas hacia lo que verdaderamente se busca.

• Cuantifican en términos financieros los diversos componentes de su plan total de acción.

• Las partidas del presupuesto sirven como guías durante la ejecución de programas de personal en un determinado periodo de tiempo, y sirven como norma de comparación una vez que se hayan completado los planes y programas.

• Los procedimientos inducen a los especialistas de asesoría a pensar en las necesidades totales de las compañías, y a dedicarse a planear de modo que puedan asignarse a los varios componentes y alternativas la importancia necesaria.

• Los presupuestos sirven como medios de comunicación entre unidades a determinado nivel y verticalmente entre ejecutivos de un nivel a otro. Una red de estimaciones presupuestarias se filtran hacia arriba a través de niveles sucesivos para su ulterior análisis.

OBJETIVOS DEL PRESUPUESTO

 Planear los resultados de la Organización en dinero y volúmenes.

 Controlar el manejo de ingresos y egresos de la empresa.

 Coordinar y relacionar las actividades de la organización.

 Lograr los resultados de las operaciones periódicas.

Planificación y presupuesto.

Concepto de planificación: es la selección nacional de objetivos y metas y de los medios necesarios para alcanzarlos. Comprende además, la ejecución, el control, la evaluación y el reajuste de los planes resultantes de la selección realizada.

Principios de la Planificación: La planificación es un proceso que debería presentar los siguientes principios;

1. Racionalidad: Aplica el concepto de actuar inteligente y anticipadamente. Es un reductor de incertidumbre. Implica la capacidad para tomar de decisiones, posibilitando la evaluación y la selección de aquellas alternativas que garanticen mayor eficiencia y efectividad.

2. Previsión: Este principio se refiere al carácter anticipador de la planificación. La planificación permite diseñarla trayectoria que se va a seguir en el desarrollo del plan.

3. Continuidad: Plantea que la planificación está condicionada por el logro de determinadas metas que permite solución de las necesidades. Supone la integración de los otros principios.

4. Inherencia: Asume la existencia de valores que sirven para establecer criterios sobre los cuales si han de basar los planificadores para orientar el proceso.

5. Flexibilidad: Apunta hacia el hecho de que un plan debe permitir reajustes o correcciones en el momento de su ejecución debido a circunstancias y razones derivadas de la dinámica de acción.

6. Objetividad: Este principio plantea la necesidad de estudiar los hechos sin aferrarse a opiniones o juicios preconcebidos.

7. Universidad: Consiste en que la planificación debe abarcar los diferentes pasos o etapas del proceso económico y social y prever las consecuencias que producirá la aplicación de las diferentes políticas de acción.

8. Unidad: Significa la necesidad de que los planes tengan unidad, es decir, que están integrados entre si y forman un todo orgánico y compatible. El principio de la unidad surge como efecto de la debida integración de los programas sectoriales, en el programa global que impida el malgaste de recursos en acciones duplicadas o no debidamente ajustadas.

Pasos de la Planificación: La planificación para llevarse a cabo debe seguir 4 importantes pasos;

1. Formulación: Esta fase comprende;

• La realización de un diagnóstico de la realidad económica-social existente.

• Efectuar las proyecciones de los objetivos de conformidad con el diagnóstico realizado (pronostico).

• Fijar las metas y los recursos necesarios para alcanzarlas.

2. Discusión y aprobación: Consiste en lograr la aprobación del plan por parte de las máximas autoridades del país y de las instituciones involucradas y motivar en general la opinión pública.

3. Ejecución: Una vez aprobados los planes corresponde a los organismos operativos llevarlos a la realidad; para este efecto, la administración pública es la encargada de tomar las medidas necesarias para el cumplimiento de las notas originalmente previstas en el plan.

4. Evaluación y control: Esta etapa se desarrolla en la medida en que se van ejecutando las acciones incluidas en dichos planes, a objeto de que lo planificado se ejecute tal como fue previsto originalmente y establecer los objetivos que sean necesarios.

Concepto de Plan: Es el instrumento, producto de las etapas de formulación y de discusión y aprobación de la planificación, donde se fijan los objetivos de desarrollo económico y social que ha decidido lograr el estado, mediante el consejo de todos los sectores representativos y a la vez se establece la utilización optimas de los recursos existentes para cumplir dichos objetivos en un periodo dado.

Contenido del plan:

1. La presentación: Es la descripción en forma somera de los propósitos del plan y su fundamentación general (Objetivos, metas recursos y otros elementos contenidos en el plan).

2. Diagnóstico: Tiene por objetivo explicar el análisis que se ha hecho de la realidad sobre la cual se planifica, con el fin de identificar los problemas más importantes que deben ser objeto de toma de decisión de carácter prioritario.

3. Pronostico: Luego de señalado el diagnóstico de la realidad, el plan debe exponer las distintas proyecciones que se han efectuado, estimando el comportamiento de ciertas tendencias observadas a los fines de programar las acciones contenidas en el plan.

4. Fijación de las metas: Conocido el diagnóstico y el pronóstico se está en capacidad de tomar decisiones en relación con la fijación de las metas y la asignación de los recursos que se requieran para que estas se lleven a cabo.

5. Forma de ejecución del plan: El plan debe contener finalmente a la materia relativa la forma en que se pondrán en marcha las acciones para lograr las metas programadas en el punto anterior. En este sentido deberá referirse a la organización y administración que será clave para que la planificación tenga éxito, o sea debe referirse a las instituciones, régimen de personal, sistema de remuneración, entre otros. En resumen debe contener con claridad un planteamiento concreto de la forma como se llevará a cabo el plan.

Tipos de plan:

1. Plan prospectivo a estrategia: Este tipo de plan se elabora para periodos de 15 a 25 años, en él se define la estrategia del desarrollo que comprende;

• Definición de una imagen prospectiva de la estructura y funcionamiento del sistema económico y social en el futuro, (consiste en proyectar lo que será la nueva sociedad y en definir los grandes objetivos y metas que se puedan contribuir con ella).

• Determinación de la trayectoria o sea de los programas o proyectos estratégicos de acuerdo con una secuencia en el tiempo y considerando la vialidad técnica, económica y sociopolítica y administrativa de cada etapa del proceso de

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