El diseño de los procedimientos de operación GADM tesoro Babahoy

UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS ANDES

INGENIERÍA EN EMPRESAS Y ADMINISTRACIÓN DE NEGOCIOS

FACULTAD DE DIRECCIÓN DE EMPRESAS

TEMA:

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL DEPARTAMENTO DE TESORERÍA DEL GADM BABAHOYO.

AUTORES:

GLADYS HIDALGO JARAMILLO

JEFFERSON PALACIO RUIZ

MARIELISA SERRANO VITERI

TUTORES:

ADMINISTRACIÓN DE LA PRODUCCIÓN ING. ROSENDO GIL, MBA.

ANÁLISIS FINANCIERO EC. ZOILA MARISCAL

ELABORACIÓN DE PROYECTOS INVERSIÓN EC. IDA CAMPI, MBA.

MARKETING LIC. JAVIER CASTILLO

MERCADO DE VALORES LIC. HANS ZAMBRANO

BABAHOYO, OCTUBRE DE 2013

Antecedentes.

Luego de haber realizado una exhaustiva investigación se encontraron algunas teorías a fines, pero aquí solo se nombran a una de ellas por el mayor acercamiento al contenido de este estudio.

En 2006, Juan Francisco Santos Figueroa, en su tesis “Diseño e implementación de manuales administrativos en la municipalidad de Patzún” elaboró un modelo de gestión municipal de calidad en Guatemala, surge del análisis realizado, de forma que desarrolla sus actividades dentro del área administrativa. Se propone una serie de herramientas que facilitaran el desarrollo de las actividades dentro de la municipalidad mejorando la prestación de servicios del municipio.

El Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal del Cantón Babahoyo, enfrenta cada vez mayores demandas del servicio por parte de la ciudadanía, generando un incremento en sus actividades, la falta de comunicación entre funcionarios de todas las áreas del Municipio, es uno de los problemas que afecta el rendimiento laboral, generando un impacto social en los usuarios que no reciben una buena atención. La Desintegración funcional de la Administración Municipal que se traduce en la mala comunicación interna y externa, desarticulación de procesos y procedimientos, inadecuado clima laboral, descoordinación general y como consecuencia mala atención al usuario.

Dentro de las actividades que realiza el departamento de tesorería se destacan las siguientes:

Dentro de la estructura administrativa de la Municipalidad, el departamento de Tesorería es responsable de la ejecución de actividades que tiene relación directa con los contribuyentes y las demás áreas de la municipalidad, por lo que el flujo de movimiento de la información generada es continuo, ya que aquí se ejecutan las políticas que tienen relación con los ingresos y egresos municipales.

Entre las funciones más importantes que se realizan en el departamento de Tesorería se encuentran en lo referente a recaudación se alistan las siguientes:

1. Recepción del cobro por los distintos conceptos.

2. Procesamiento de la documentación soporte, para su registro en los libros auxiliares o su registro en el sistema automatizado, donde exista.

3. Cuadre de los ingresos (confrontación de la documentación soporte contra el efectivo recibido).

4. Elaboración y Envío de los depósitos diarios a bancos.

5. Cuadre diario del fondo de Tesorería (fondo remanente)

6. Recepción diaria de cheques por pagar a terceros y entrega de los mismos.

7. Archivo de documentos de caja.

8. Envío a las áreas de los reportes correspondientes.

9. Atención a llamadas por consulta de entrega de cheques.

10. Las demás funciones asignadas por su jefe inmediato superior.

Como puede observarse en el diagnóstico de la municipalidad, los problemas que presenta obedecen a deficiencias en las diferentes áreas, lo cual permite determinar el nivel de gestión con que opera.

Con base en lo indicado, se analizan las relaciones problemas-causas-efectos.

Servicios públicos municipales deficientes

Causas:

1. Deficiencias en el área administrativa.

2. Deficiencias en la prestación de los servicios públicos.

3. Servicios no responden a demandas de la población.

4. Empleados y usuarios desconocen derechos y obligaciones aplicables a los servicios públicos.

Efectos:

1. Las unidades administrativas no cumplen con el rol que les corresponde.

2. Demanda de los servicios insatisfecha en cantidad y calidad.

3. Insatisfacción de la población por la prestación de los servicios.

4. Prestación de los servicios públicos es de mala calidad.

Según los estudios realizados no se ha encontrado un proyecto de investigación similar al que se va a elaborar.

Por lo tanto la situación problemática. Indica que en el Municipio del Cantón Babahoyo el problema actual tiene como raíz la desorganización administrativa debido a esto los funcionarios no tienen identificadas las funciones que se realizan en el área de tesorería del Gobierno Autónomo de Descentralizado Municipal del Cantón Babahoyo. Debido a que está vigente un manual institucional general el mismo que no indica las funciones especificas de cada funcionario de cada área del municipio de Babahoyo.

En este estudio el Problema Científico Indica ¿Cómo contribuir a la mejora de la distribución del trabajo en el área de tesorería del Municipio de Babahoyo?

Precisamente el Objeto de estudio son los procesos administrativos. Campo de Acción es manual de procedimientos del departamento de tesorería del Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal del Cantón Babahoyo.

Siendo su Línea de Investigación: Competitividad, administración estratégica y operativa.

El Objetivo General Diseñar un manual de procedimientos del departamento de tesorería del GADM Babahoyo que contribuya a la mejora del desempeño del personal cuyos objetivos específicos son:

 Fundamentar todo lo referente a manuales de procedimientos y asignación de funciones y responsabilidades de los puestos de trabajo del área de tesorería del Municipio del Cantón Babahoyo.

 Evaluar la situación actual del departamento de tesorería del Gobierno Autónomo de Descentralizado Municipal del Cantón Babahoyo.

 Elaborar el manual de funciones para el departamento de tesorería del Gobierno Autónomo de Descentralizado Municipal del Cantón Babahoyo.

 Validar la propuesta.

La hipótesis elaborada es la siguiente:

Con un manual de procedimientos que determine las funciones y responsabilidades de los puestos de trabajo se contribuirá a mejorar el desempeño del personal en el área de tesorería del GADM Babahoyo.

La variable independiente el manual y procedimientos del departamento de tesorería del GADM Babahoyo, mientras que la variable dependiente el desempeño del personal.

La modalidad de la investigación que se va aplicar será cualitativa y cuantitativa, debido a que se van a elegir los modelos de manuales en función de calidad de su diseño, cuantificándose los resultados con el mayor acercamiento que tengan con el nuevo manual.

A continuación se presenta la Metodología de la investigación.

Capítulo 1.Marco Teórico.

Métodos: Método Histórico. Mediante este método se analiza la trayectoria concreta de la teoría y las conexiones históricas fundamentales.

Procedimientos y/o herramientas:

 Elección del tema.

 Recopilación de datos

Capítulo 2. Marco metodológico

Método Inductivo-Deductivo.

Es una forma de razonamiento por medio de la cual se pasa del conocimiento de otros ejemplos para aplicarlo al nuestro.

Procedimientos y/o herramientas:

 Análisis y clasificación de los hechos.

Método Estadístico.

Nos permite determinar la muestra de los sujetos a estudiar.

Procedimientos y/o herramientas:

 Análisis cualitativo y cuantitativo

 Encuestas

Análisis y síntesis.

Se lo realiza sobre la base de los resultados basándose en las características de los mismos.

Procedimientos y/o herramientas:

 Proceder a organizar la información significativa

Capítulo 3.Validación y evaluación de resultados de aplicación.

Método de Expertos.

Se realiza mediante la discusión y opinión entre expertos basados en el tema del proyecto.

Procedimientos y/o herramientas:

 Validar el manual mediante el criterio de expertos especializados en lo que se refiere a procesos administrativos

Estructura de contenidos.

Capitulo 1: El problema y sus generalidades, donde se trata lo referente al planteamiento del problema y sus objetivos.

Marco teórico

• Variable Independiente.

• Objetivo

• Responsabilidades

• Definición

• Calidad en el Servicio.

• Desempeño de las Funciones

• Variable Dependiente.

• Satisfacción del Cliente

• Importancia.

• Cumplimiento de Metas.

• Características

• Análisis de los modelos de evaluación

• Análisis de la satisfacción de los clientes

Capitulo 2. Marco metodológico, presenta lo relacionado al procedimiento a seguir para la realización del trabajo.

• Planteamiento de la propuesta

• Descripción de la metodología de la investigación

Capitulo 3. Presentación y análisis de los resultados Conclusiones y recomendaciones.

Validación y aprobación de la propuesta

El enfoque dado a la presente investigación

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