Ensayo Manual De Supervision

ENSAYO SOBRE MANUAL DE SUPERVICION

Qué es supervisión: La supervisión es la observación y registro regular de las actividades que se llevan a cabo en un proyecto o programa. Es un proceso rutinario de recogida de información sobre todos los aspectos del proyecto. Supervisar es comprobar cómo progresan las actividades del proyecto. Es observación: observación sistemática y pertinente.

Propósito de la supervisión: La supervisión es muy importante en la planificación e implementación de proyectos. Es como mirar al camino cuando se va en bicicleta: puede ajustar el recorrido para asegurarse de que no se desvía.

La supervisión proporciona información que puede ser útil para:

• Analizar la situación de la comunidad y de su proyecto.

• Determinar si las aportaciones al proyecto se utilizan correctamente.

• Identificar los problemas a los que se enfrenta la comunidad o el proyecto y encontrar soluciones

• Asegurar que todas las actividades se llevan a cabo adecuadamente, por las personas apropiadas y a tiempo

• Utilizar las lecciones y la experiencia de un proyecto en otro

• Determinar si la forma en que se planeó el proyecto es la más adecuada para resolver el problema al que nos enfrentamos.

Supervisión, planificación e implementación: Un proyecto es una serie de actividades (inversiones) que pretende resolver problemas particulares dentro de un periodo y en un emplazamiento determinado. Las inversiones incluyen recursos humanos y materiales, tiempo y dinero. Antes de lograr los objetivos, un proyecto pasa por diferentes fases. La supervisión debe estar presente e integrada en todas las fases del ciclo del proyecto.

Las tres fases básicas son: Planificación del proyecto análisis de la situación, identificación de los problemas, definición de la meta, formulación de estrategias, diseño del plan de trabajo y distribución de presupuestos.

Evaluación del proyecto La supervisión deben llevarla a cabo todas las personas e instituciones involucradas en el proyecto. Para implementar con eficiencia un proyecto, los planificadores y ejecutores deben planear todas las fases interrelacionadas desde el principio.

La información para el análisis de la situación debe recabarse con la colaboración de los miembros de la comunidad, utilizando varias técnicas. Con ello se pretende asegurar una información válida, fiable y comprensible sobre la comunidad y sus problemas.

Se pueden emplear algunas de estas técnicas:

• Revisión de documentos

• Seguimiento

• Discusiones con grupos y personas específicas y con el conjunto de la comunidad

• Entrevistas

• Observaciones

• Escuchar a la gente

• Tormenta de ideas

• Conversaciones informales

• Recursos sociales, servicios y oportunidades de la localidad

• Recorridos, mapas

• Esquemas de los problemas

El análisis de la situación es muy importante antes de hacer ningún intento de resolver los problemas porque:

• Proporciona una oportunidad de comprender la dinámica de la comunidad

• Ayuda a aclarar las condiciones sociales, económicas, culturales y políticas

• Proporciona una oportunidad inicial para la participación de la gente en todas las actividades del proyecto

• Facilita la definición de los problemas comunitarios y sus soluciones

• Proporciona la información necesaria para determinar objetivos, planificarlos e implementarlos

El análisis de la situación debe ser continuo, para proporcionar información adicional durante la implementación del proyecto, su supervisión y su replanteamiento. El análisis de la situación y la identificación de problemas deben supervisarse para asegurar que siempre hay disponible información correcta y actualizada sobre la comunidad y sus dificultades.

Establecer las metas y objetivos: Antes de hacer ningún intento de implementar un proyecto, los planificadores, implementadores y beneficiarios deben establecer las metas y objetivos. Ver Tormenta de ideas, un método participativo de hacerlo. Una meta es una declaración general de lo que se debe hacer para resolver un problema. Es una definición genérica de lo que se espera de un proyecto.

Los objetivos deben ser Smart tienen que ser:

• Específico: claro sobre qué, dónde, cuándo y cómo se debe cambiar la situación

• Medible: que sea posible cuantificar los fines y beneficios

• Realizable: que sea posible alcanzar los objetivos conociendo los recursos y capacidades a disposición de la comunidad

• Realista: que sea posible obtener el nivel de cambio reflejado en el objetivo

• Finito: con un tiempo limitado para completarlo.

Para lograr los objetivos de un proyecto, es esencial evaluar los recursos disponibles en la comunidad, y los recursos externos a los que se pueden acceder. Ver Descubrir recursos ocultos. Los planificadores, implementadores y miembros de la comunidad deben también identificar los impedimentos a los que se enfrentarán cuando ejecuten el proyecto y cómo pueden soslayarlos. Basándose en la amplitud de los obstáculos y de las fuerzas positivas, los implementadores deben decidir si continuar con el proyecto o abandonarlo.

Generar estructuras y estrategias: Los planificadores e implementadores (las comunidades y sus valores) deben decidir cómo van a ejecutar el proyecto, lo que constituye la estrategia. Un acuerdo sobre la estrategia implica determinar de todo lo que hace falta aportaciones para llevarlo a cabo, definir los diferentes grupos o personas y los cometidos que cada uno va a tener en el proyecto. Estos grupos y personas con distintas funciones en el proyecto se denominan «ejecutores».

Por lo tanto, la generación de estructuras y estrategias implica:

• Discutir y acordar las actividades que se van a emprender durante la implementación

• Definir los distintos ejecutantes dentro y fuera de la comunidad, y sus cometidos

• Definir y distribuir los costes y materiales necesarios para implementar el proyecto.

Después de establecer la idoneidad de las decisiones, la ejecutiva debe discutir y acordar con todos los ejecutantes la forma en la que se debe implementar el proyecto. Esto se denomina diseñar un plan de trabajo. ¿Cómo conseguimos lo que queremos?. Un plan de trabajo es una descripción de las actividades necesarias clasificadas en fases, con una indicación aproximada de su agenda.

Para preparar un buen plan de trabajo, los implementadores deben:

• Listar todas las tareas necesarias para implementar un proyecto

• Colocar las tareas en el orden en que se deben emprender

• Exponer la distribución de responsabilidades a los ejecutantes

• Marcar la agenda para cada actividad.

El plan de trabajo es una guía para la implementación del proyecto y la base para su supervisión. Por lo tanto ayuda a:

• Finalizar el proyecto a tiempo

• Hacer lo que se debe en el orden que se debe

• Identificar quién debe responsabilizarse de cada actividad

• Determinar cuándo empezar la implementación del proyecto.

Los implementadores y planificadores deben acordar los indicadores de supervisión. Estos indicadores son signos cuantitativos y cualitativos criterios para la medición o evaluación de los logros de las actividades y objetivos del proyecto. Los indicadores mostrarán hasta qué grado se han alcanzado los objetivos de cada actividad. Los indicadores de supervisión deben ser explícitos, pertinentes y objetivamente verificables.

Los indicadores de supervisión son de cuatro tipos:

• Indicadores de aportaciones: describen lo que sucede en el proyecto por ejemplo, número de ladrillos necesarios y cantidad de dinero gastada

• Indicadores de rendimiento: describen la actividad del proyecto por ejemplo, número de aulas construidas

• Indicadores de resultados: describen la producción de la actividad por ejemplo, número de alumnos que acuden a la escuela

• Indicadores de impacto: miden el cambio en las condiciones de la comunidad por ejemplo, la reducción del analfabetismo en la comunidad.

Implementación: La supervisión de la implementación equivale a la cuarta pregunta clave ¿Qué pasará cuando lo hagamos?

La implementación es la fase en la que se acometen todas las actividades planificadas. Antes de la implementación de un proyecto, los implementadores encabezados por el comité o la ejecutiva del proyecto deben identificar sus puntos fuertes y débiles fuerzas internas, oportunidades y obstáculos fuerzas externas.

Evaluación: La evaluación es diferente de la supervisión, pero están estrechamente relacionadas.

El significado de la evaluación: La evaluación es el proceso de juzgar los logros que un proyecto o programa ha conseguido, especialmente en relación con las actividades planificadas y los objetivos generales. Implica un juicio de valor, y por tanto, es diferente a la supervisión que es observación e información de las observaciones.

Propósito de la evaluación: La evaluación es importante para identificar los obstáculos o estancamientos que impiden al proyecto alcanzar sus objetivos. Las soluciones a los obstáculos pueden así identificarse e implementarse.

Antes de la implementación del proyecto es precisa una evaluación para:

• Valorar

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