FUNDAMENTOS DE LOS SISTEMAS DE CONTABILIDAD

Unidad I: Fundamentos de los sistemas de contabilidad

1.2 Contenidos

1.2.1 Estructura del código.

1.2.2 Nombre y clasificación de las cuentas.

1.2.3 Diseño de comprobantes y libros a utilizar.

1.2.4 Formato de salida para los estados, reportes e informaciones financieros.

1.2.5 Políticas y normas de controles internos.

1.2.1. Estructura del código.

La Estructura de Código es la relación organizada que guardan entre sí los diversos elementos que permiten realizar el registro contable y presupuestal de las operaciones que realiza la Institución. Sus componentes son los siguientes:

Elementos que conforman el código.

1. -Código contable.

Es el conjunto de dígitos que permite la identificación del Fondo y de la Cuenta Contable que afecta una operación, la Unidad Responsable y la Función. Esta integrado por:

A) Código de identificación de fondo y cuenta.

Es un conjunto de dígitos que permite la identificación del fondo del cual provienen los recursos y las restricciones que sobre el uso de los mismos se tienen establecidas, así como el registro contable de todas las operaciones de la Institución.

Este código se compone de los siguientes elementos:

a) Fondo.- Elemento formado por un dígito que identifica la entidad contable que tiene sus propias cuentas de activo, pasivo y patrimonio, además de las cuentas de resultados, ingresos y gastos, así como las de transferencias.

Subfondo.- Dígito que identifica específicamente el tipo de fuente de los recursos y las restricciones particulares para su uso.

Sub-subfondo.- Elemento formado por dos dígitos que identifican la fuente individual de los recursos y las restricciones particulares para su uso.

b) Cuenta Contable

Es el registro clasificado de las operaciones de la Universidad de Guanajuato, expresadas en términos monetarios. Su código está formado por los dígitos que identifican los siguientes elementos:

Rubro: Elemento que identifica mediante un dígito, los grandes capítulos de los estados financieros: Activo, Pasivo, Patrimonio, Ingresos, Gastos, Cuentas de Orden, Cuentas Puente y Transferencias.

Clasificación: Dígito que identifica los grupos que integran cada uno de los grandes capítulos o rubros de los estados financieros, de acuerdo a la agrupación de cada uno de ellos.

Cuenta: Elemento que identifica mediante dos dígitos, el registro clasificado de las operaciones contables de la Universidad de Guanajuato.

Subcuenta: Elemento que permite la identificación de las operaciones contables de la Universidad de Guanajuato mediante tres dígitos, con un registro clasificado más específico dentro de las cuentas.

Sub-subcuenta: Elemento que permite la identificación de las operaciones contables de la Universidad de Guanajuato mediante seis dígitos, con un registro individual dentro de las subcuentas.

B) Código de identificación de aéreas.

Es un conjunto de dígitos que permite la identificación tanto de la unidad que realiza una operación como de la función y subsunción (o programas) que afecta.

Se compone de los siguientes elementos:

a) Unidad Responsable:

Unidad Organizacional. Es el organismo administrativo, que tiene a su cargo una o varias de las funciones que realiza la institución, o bien que participa en ellas. Tiene una asignación presupuestal, por lo que es responsable de su ejercicio y control. Su código está formado por dos dígitos que identifican a la Unidad Responsable de que se trate, según la propia estructura de la institucion.

b) Funciones

Función. Es la agrupación, clasificación y registro de los gastos asociados al cumplimiento de la misión institucional. Su código está integrado por un dígito.

Programa o Subsunción. Es la parte en que se divide una Función debido a su complejidad y naturaleza; constituye un instrumento normativo que agrupa actividades homogéneas y vinculadas entre sí, encaminadas a la consecución de objetivos y metas específicos. Es un elemento que está integrado por dos dígitos.

Subprograma o Sub subsunción. Es un elemento, cuyo código integrado por un dígito identifica específicamente la parte en que se divide un Programa o Subsunción.

2. -Código presupuestar.

Es el conjunto de dígitos que permite la identificación del Programa Presupuestal que se afecta, de acuerdo a la distribución y asignación de recursos en la Institución.

A) Código programático.

Conjunto de dígitos que permite la identificación del Programa Presupuestal o Convenio en el que se acumula el gasto, según la fuente de los recursos, pero sobre todo, según la aplicación que se les da a los mismos.

a) Clave del Programa Presupuestal.

Es el conjunto de dígitos que permite el control presupuestal de los programas en los que se acumula el gasto, según la fuente de los recursos, pero sobre todo, según la aplicación que se les da a los mismos, en términos de desarrollo o de operación. Esta clave permite además la identificación de los siguientes elementos:

Programa Presupuestal. Elemento cuyo dígito identifica cada conjunto de actividades vinculadas entre sí, encaminadas a la consecución de objetivos y metas específicos.

Fuente de Financiamiento. Elemento integrado por un dígito que identifica el origen de los recursos que serán aplicados para el desarrollo del subprograma o específicamente el organismo que los haya otorgado.

Subprograma Presupuestal. Elemento integrado por un dígito que permite identificar la desagregación que se hace de un Programa Presupuestal debido a su complejidad y a la naturaleza diversa de las metas que contempla, así como a la forma de asignación de los recursos, con el fin de dirigir de una mejor manera su ejercicio.

Prioridad Institucional. Elemento integrado por un dígito que identifica los programas definidos en el Plan de Desarrollo Institucional como prioritarios para el desarrollo de la institución.

1.2.2.

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