Funciones de gestión de proyectos

¿QUÉ ES LA ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS?

Es la planeación, organización, dirección y control de los recursos para lograr un objetivo a corto plazo. También se dice que la administración de proyectos ocurre cuando se da un énfasis y una atención especial para conducir actividades no repetitivas con el propósito de lograr un conjunto de metas. Esta actividad es llevada a cabo por un conjunto de administradores que actúan como agentes unificadores para proyectos particulares, tomando en cuenta los recursos existentes, tales como el tiempo, materiales, capital, recursos humanos y tecnología.

IMPORTANCIA DE LA ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS

La administración de proyectos implica una gran importancia, por lo que es usada en una gran diversidad de campos; desde proyectos espaciales, en bancos, en desarrollo de sistemas en computadora, en procesamiento de hidrocarbono, en la industria petroquímica, en telecomunicaciones, en defensa nacional, etc.

Los cambios tecnológicos, la necesidad de introducir nuevos productos al mercado, las cambiantes exigencias de los consumidores de productos, entre otras cosas, incrementan el fluido de operaciones en una organización, provocando que los métodos de administrativos convencionales sean inadecuados. Por esta razón la administración de proyectos es importante, ya que ofrece nuevas alternativas de organización.

Sirve para aprovechar de mejor manera los recursos críticos cuando están limitados en cantidad y/o tiempo de disponibilidad. También ayuda a realizar acciones concisas y efectivas para obtener el máximo beneficio.

FUNCIONES DE LA ADMINISTRACIÓN

La administración procura siempre el máximo aprovechamiento de los recursos, mediante su utilización eficiente. Las principales funciones de la administración se engloban en planeación, organización, dirección y control.

Durante la planeación se decide anticipadamente qué, quién, cómo, cuándo y por qué se hará el proyecto. Las tareas más importantes de la planeación son determinar el status actual de la organización, pronosticar a futuro, determinar los recursos que se necesitarán, revisar y ajustar el plan de acuerdo con los resultados de control y coordinar durante todo el proceso de planeación.

La organización realiza actividades en grupo, de asignación y asesoramiento, y proporciona la autoridad necesaria para llevar a cabo las actividades. Dentro de esta etapa se identifica, define y divide el trabajo a realizar, se agrupan y definen los puestos, se proporcionan los recursos necesarios y se asignan los grados de autoridad.

El siguiente paso es la dirección, la cual sirve para conducir el comportamiento humano hacia las metas establecidas.

Aquí se comunican y explican los objetivos a los subordinados, se asignan estándares, se entrena y guía a los subordinados para llegar a los estándares requeridos, se recompensa el rendimiento y se mantiene un ambiente motivacional.

Por último se encuentra el control, que se encarga de medir el rendimiento obtenido en relación a las metas fijadas. En caso de haber desviaciones, se determinan las causas y se corrige lo que sea necesario.

¿QUÉ ES EL ADMINISTRADOR DE PROYECTOS?

El administrador de proyectos puede ser definido como el individuo que cumple con la tarea de integrar los esfuerzos dirigidos hacia la ejecución exitosa de un proyecto específico. Esta persona enfrenta un conjunto de circunstancias único en cada proyecto.

El administrador de proyectos es una extensión del administrador general de una organización.

FUNCIONES DEL ADMINISTRADOR DE PROYECTOS

El administrador de proyectos opera independientemente de la cadena de mando normal dentro de la organización. Debe dirigir y evaluar el proyecto; también planear, proponer e implementar políticas de administración de proyectos, asegurar la finalización del proyecto mediante compromisos contractuales.

Otras tareas que debe cumplir son desarrollar y mantener los planes del proyecto, darle una calendarización y financiamiento adecuados al proyecto y evaluar y reportar su avance.

Debe resolver los problemas a través de decisiones orientadas al objetivo.

Además, el administrador de proyecto debe resolver las siguientes preguntas:

• ¿Qué se va a hacer?

• ¿Cuándo se va a hacer?

• ¿Por qué se va a hacer?

• ¿Cuánto dinero está disponible para hacerlo?

• ¿Qué tan bien se está haciendo el proyecto?

IMPORTANCIA DEL ADMINISTRADOR DE PROYECTOS

La posición del administrador de proyectos es importante porque las organizaciones modernas son muy complejas como para excluir una administración efectiva y más específica usando estructuras y relaciones organizacionales tradicionales.

Además, esta persona provee el liderazgo necesario para que la cadena de proyectos fluya dentro de la red organizacional.

LA EMPRESA COMO PROYECTO

Para crear una empresa, necesitamos partir de una idea. Esta idea puede surgir de múltiples formas, de la invención, de aficiones personales, de la experiencia profesional o de los conocimientos del mercado. Lo importante es detectar una necesidad en el mercado que no esté cubierta por otro producto o servicio.

A partir de este momento, debemos proponernos trabajar la idea y convertirla en un proyecto, para tener una opinión sobre el realismo de la idea, es decir, si tenemos conocimientos profesionales, y las cualidades personales que necesita la nueva empresa. Al mismo tiempo se debe reflexionar sobre la motivación por el proyecto, el tiempo dispuesto a dedicarle a la nueva idea y los recursos financieros de lo que se va a poder disponer.

¿CÓMO REALIZO MI PROYECTO DE EMPRESA?

En primer lugar como promotor, debes de explicar como introducción el origen, la motivación y los objetivos del proyecto de creación de empresa.

EL PRODUCTO

En este apartado habrá que definir el producto o servicio que se va a ofrecer. Deberás describir las características técnicas de tu producto (si es flexible, y tiene capacidad de adaptación a las condiciones del mercado, si es duradero...). Deberás conocer su utilidad (¿qué necesidades se pretenden cubrir con el producto o servicio?) y cuáles son las cualidades específicas que lo diferencian de otros existentes en el mercado. También habrá que conocer la forma de fabricarlo, las fuentes para obtener las materias primas necesarias para su elaboración y tener en cuenta si existen normas legales en cuanto a marcas, nombres comerciales...

EL MERCADO

Uno de los aspectos más importantes en la elaboración del proyecto es el análisis del mercado en el que se va a ofrecer el producto o servicio ya que un conocimiento adecuado del mismo permite evaluar las posibilidades de éxito de tu empresa.

Tendrás que analizar a tus potenciales clientes y conocer sus motivaciones (demanda de mercado); habrá que estudiar qué parte de esa demanda está ya cubierta por las empresas existentes y quienes van a ser tus futuros competidores (oferta del mercado).

Desde el punto de vista de la demanda, será necesario cuantificar el volumen del mercado, conocer su evolución en los últimos años y las previsiones futuras, su tendencia general.

Desde el punto de vista de la oferta, habrá que tener en cuenta el grado de concentración existente en el mercado, los canales de distribución utilizados, el ritmo de cambio tecnológico, la existencia de productos y servicios sustitutivos y la posibilidad de aparición de otros nuevos.

Es importante identificar a los principales competidores, sobre todo a aquellos instalados en la zona de influencia de tu futura empresa, y conocer sus cifras de ventas, su forma de actuar frente a los clientes, las características de sus productos...

Para obtener esta información tendrás que realizar un estudio de mercado.

La realización de un estudio de mercado tiene tres etapas:

1. Definir los objetivos del estudio.

2. Recopilación de datos.

3. Análisis de los datos, interpretación y conclusiones.

La recopilación de datos puede hacerse recurriendo a la información disponible en diferentes organismos: Institutos de Estadística, Cámaras de Comercio, Asociaciones Empresariales, Instituciones Públicas... pero también es conveniente la realización de un pequeño número de entrevistas a personas que conozcan el sector, para verificar que no se te ha escapado ningún dato importante. El análisis detallado de los datos recogidos y las conclusiones que obtengamos van a ser la base para elaborar una buena estrategia comercial.

ESTRATEGIA COMERCIAL

En primer lugar es necesario definir tus objetivos de mercado:

Cuota de mercado y volumen de ventas

El análisis del mercado nos puede permitir realizar una estimación de la cuota de mercado que podemos alcanzar con nuestro producto o servicio y establecer las previsiones de ventas para los tres primeros años de actividad de la empresa.

CLIENTE OBJETIVO

Analizando nuestro mercado potencial (clientes potenciales) también podemos decidir, atendiendo a las características de tu producto o servicio y sobre la base de diferentes criterios, cuáles son los clientes a los que vamos a dirigir nuestra actividad y nuestros esfuerzos. En segundo lugar es necesario definir los instrumentos que se utilizarán para cumplir los objetivos de mercado y acercar nuestro producto o servicio a los futuros clientes.

Podemos utilizar cuatro instrumentos:

1. Política de producto

Deberás tener en cuenta, además de las características técnicas del producto, otros aspectos

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